Zarządzaj swoją gotówką i płynnością na bieżący sukces w biznesie
Przedsiębiorstwa rozpoczynające działalność często nie mają środków pieniężnych, które nie mają na to wpływu.
Istniejące firmy mogą znaleźć sposoby na przetrwanie, jeśli znajdą sposoby na wygenerowanie gotówki. Gotówka jest najważniejszym elementem przetrwania dla małej firmy. Małe firmy często twierdzą, że niezdolność do kontrolowania gotówki jest ich największym problemem.
Tak jak jednostka lub rodzina, firmy potrzebują gotowej poduszki, na której można polegać. Daje im to bezpieczeństwo w niestabilnych czasach. Daje im także możliwość skorzystania ze strategicznych inwestycji lub skorzystania z możliwości obniżenia kosztów. Małe firmy muszą również skoncentrować się na koncepcji swobodnego przepływu środków pieniężnych w celu ustalenia tej gotówkowej poduszki.
Duncan Connor, mówi o tym, w jaki sposób firmy wykorzystały swoje przepływy pieniężne, aby utrzymać sukces w czasie recesji w latach 2007-2009: "Jest to prosty przypadek zarządzania ilością przepływów zi do firmy, kiedy i kiedy. Skuteczne firmy zarządzały swoimi wydatkami , zmaksymalizowanymi marżami i zbudował swoją bazę klientów. "
"Jedną z pierwszych rzeczy, które odniosły sukcesy w czasie recesji, było przyjrzenie się ich pożyczkom i renegocjacja warunków z czymś, co - choć może zająć więcej lat i ostatecznie drożej - ma teraz niższe płatności. prawdopodobnie zły pomysł dla większości firm, ale jeśli refinansowanie istniejącego zadłużenia pozwoli ci pozostać w biznesie, istnieje wyraźna przewaga w tym kierunku. "
"Inne firmy negocjowały dłuższe okresy na dokonywanie płatności na rzecz dostawców, a jednocześnie wymagały szybszych płatności od klientów."
Innym sposobem zarządzania przepływami pieniężnymi przez firmy, które przeżyły recesję, było zarządzanie ilością zapasów w danym momencie - inwentaryzacja kosztuje pieniądze, a zasoby magazynowe, które znajdują się w magazynie w tygodniach, mają potencjalny koszt, który może zbankrutować Twój biznes. "
Najmniej pożądana kontrola wydatków zawsze dotyczy zasobów ludzkich, ale w miarę zmniejszania zamówień wiele firm produkcyjnych zwalnia pracowników, ustanawia zamrożenia lub cięcia, by płacić i czerpać korzyści, zmniejszając inwestycje w zatrudnianie i szkolenie ".
Connor konkluduje: "Po drugiej stronie rzeczy, zarabianie pieniędzy w środku, było też kilka sztuczek".
" Faktoring należności pojawił się na radarach mniejszych firm w ciągu ostatnich dwóch lat, ale najważniejsze jest to, że sprzedajesz faktury od trzech do dziesięciu procent mniej niż kwota faktury . Odpowiedź jest taka, że w przypadku większości firm 90 procent faktury stanowi teraz więcej niż 100 procent faktury w dziewięćdziesiąt dni, a jeśli klient płaci w całości, faktoring umożliwił firmom uzyskanie prawie wszystkich faktur opłaconych przez strony trzeciej i skupić się na prowadzeniu działalności gospodarczej i generowaniu potencjalnych klientów, zamiast ścigać płatności.
Osoba trzecia ściga klienta za zapłatę. "
"Wiele jednoosobowych firm i partnerstw obniżyło kwotę, którą właściciele otrzymali, aw wielu przypadkach właściciele wprowadzili do swojej działalności więcej własnych środków pieniężnych, aby kontynuować działalność, podczas gdy inni przenieśli swoją działalność do bardziej zróżnicowanych lub opłacalnych obszarów ."
Gotówka i zysk
Przepływy pieniężne i zysk nie są takie same. Rachunkowość finansowa nie koncentruje się na przepływach pieniężnych . Koncentruje się na zysku netto lub zysku. W długim okresie zyski i przepływy pieniężne są w przybliżeniu takie same, ale zasadniczą różnicą jest czas.
Czas może być tak istotny dla małej firmy . Na przykład, gdy dokonujesz sprzedaży na rzecz klienta kredytowego, natychmiast rozpoznasz tę sprzedaż w swoim rachunku zysków i strat. To się nazywa księgowość memoriałowa . Jednak nie otrzymasz natychmiast pieniędzy.
W budżecie środków pieniężnych i zestawieniu przepływów pieniężnych nie wykazuje się tej transakcji kredytowej do momentu faktycznego otrzymania płatności.
Możesz zobaczyć, jak luka między zyskiem a przepływem środków pieniężnych może być bardzo duża. Jeśli na przykład masz szybki wzrost sprzedaży kredytowej, zysk może znacznie przewyższyć rzeczywistą otrzymaną gotówkę. Taka sytuacja sprawia, że mniejsze firmy są bardzo podatne na wyczerpanie środków pieniężnych.
Co to jest płynność?
Często słyszy się słowo " płynność" używane w połączeniu z zarządzaniem gotówką. Płynność to zdolność firmy do spłaty zobowiązań krótkoterminowych. Innymi słowy, jeśli firma ma odpowiednią płynność , może spłacać swoje bieżące zobowiązania, takie jak zobowiązania . Zazwyczaj zobowiązania są długami, które jesteś winien swoim dostawcom.
Istnieją metody, których możesz użyć do pomiaru swojej płynności. Analiza współczynnika finansowego pomoże Ci określić, w jakim stopniu Twoja firma jest płynna lub jak skuteczna będzie realizacja krótkoterminowych zobowiązań dłużnych. Obecny wskaźnik pomoże ci określić stosunek twoich obecnych aktywów do twoich bieżących zobowiązań. Aktywa obrotowe obejmują środki pieniężne, należności, zapasy, a czasami inne pozycje, takie jak zbywalne papiery wartościowe. W twoim bilansie musisz mieć zawsze więcej aktywów bieżących niż bieżących.
Szybki wskaźnik pozwoli ci określić, czy możesz spłacić swoje krótkoterminowe zobowiązania dłużne, czy bieżące zobowiązania, bez konieczności sprzedaży jakichkolwiek zapasów. Ważne jest, aby firma mogła to zrobić, ponieważ jeśli sprzedajesz zapasy, by płacić rachunki, oznacza to, że musisz znaleźć nabywcę dla tego asortymentu. Znalezienie kupującego nie zawsze jest łatwe lub możliwe.
Istnieją różne inne miary płynności, które będziesz chciał wykorzystać, aby określić swoją pozycję gotówkową.
Skoncentrowanie się na płynności przychodzi bardziej naturalnie do prezesa niż do księgowego, który jest wyszkolony do praktykowania rachunkowości memoriałowej . Kiedy twoja firma dopiero się zaczyna, w zasadzie wyprowadzasz ją z książeczki czekowej, która jest przykładem gotówki . Dopóki nie ma gotówki na koncie, Twoja firma jest wypłacalna. Ponieważ Twoja firma staje się bardziej złożona, będziesz musiał przyjąć bardziej skomplikowaną księgowość finansową. Musisz jednak skupić się na płynności i zarządzaniu gotówką, nawet jeśli śledzisz zysk netto poprzez księgowość finansową.
Budżety pieniężne
Większość firm powinna przygotowywać miesięczne budżety gotówkowe, aby śledzić ich gotówkę. W rzeczywistości budżety środków pieniężnych powinny być sporządzane z wyprzedzeniem od sześciu do dwunastu miesięcy w celu zaspokojenia potrzeb finansowych związanych z projektami . Budżet środków pieniężnych uchwyci różnicę w czasie między zyskiem, jaki widzisz na rachunku wyników, a gotówką, która faktycznie trafia do firmy i wypływa z firmy.
Celem budżetu gotówkowego nie jest ustalanie celów pieniężnych, ale przewidywanie potrzeb. Jeśli przygotowujesz budżety gotówkowe z 6 - 12-miesięcznym wyprzedzeniem, a Twoje potrzeby się zmieniają, zmień budżety gotówkowe. Utrzymuj je na bieżąco, ponieważ koszt posiadania niskiej gotówki w firmie jest wysoki. Powinieneś to wiedzieć z własnych finansów osobistych. Przygotuj budżet ostrożnie.
Budżety pieniężne mogą odnosić się do scenariuszy "co jeśli". Możesz ich użyć do przetestowania różnych możliwych przyszłych scenariuszy. Możesz dołączyć procent prawdopodobieństwa do przyszłego scenariusza i przetestować swoje założenia. Możesz na przykład zmienić szybkość swoich zakupów lub czas zakupów swoich produktów i sprawdzić, jak wpływa na Twoją pozycję gotówkową.
Jak zmaksymalizować przepływ gotówki
Twoim celem, jako właścicielem i menedżerem Twojej firmy, jest wyciśnięcie całej gotówki z bilansu, jaką możesz. Nie tylko chcesz uzyskać jak najwięcej pieniędzy ze swojej firmy, ale także zachować ją na wypadek ewentualnego lub rzeczywistego kryzysu.
Dwa z twoich bieżących kont aktywów to zazwyczaj duże odpływy z gotówki. Są to zapasy i należności. Zapasy to produkty, które sprzedajesz, a należności to Twoje konta kredytowe lub konta, które reprezentują kredyt udzielany klientom. Salda na obu kontach muszą zostać przeliczone na gotówkę tak szybko, jak to możliwe.
Możesz skorzystać z analizy współczynnika finansowego, aby sprawdzić swoją pozycję dotyczącą stanów magazynowych i należności . Wskaźniki rotacji zapasów informują, czy Twoje zapasy są przestarzałe lub czy sprzedajesz je tak szybko, jak robisz zapas. Wskaźniki należności , takie jak dzienne wyprzedaże, pozwalają określić, jak szybko klienci kredytowi czyszczą swoje konta. Po ustaleniu pozycji swoich zapasów i należności, możesz podjąć odpowiednie działania w celu dostosowania i mieć więcej gotówki przychodzących do Twojej firmy.
Innym sposobem na uzyskanie większej gotówki w Twojej firmie w związku z klientami kredytowymi i należnościami jest skorzystanie z systemu skrytek do odbierania płatności. Jeśli masz połączenia kablowe lub wysyłane pocztą elektroniczną do skrytki, te płatności są szybciej dostępne na Twoim koncie. Twój bank może następnie zamienić fundusze na oprocentowane konto.
Inną krótkoterminową strategią wyciskania pieniędzy z bilansu jest spojrzenie na bieżące zobowiązania w bilansie . Skoncentruj się na swoich zobowiązaniach. Są tym, co zawdzięczasz swoim dostawcom. Zapłać swoje zobowiązania w dniu ich wymagalności, nie wcześniej. Nie ma powodu, aby przekazywać dostawcom swoje dni gotówkowe przed terminem płatności rachunku. Twoja firma musi skorzystać z tej gotówki. Rozciągnij wykorzystanie swoich funduszy.
Klucze do dobrego zarządzania gotówką
Najważniejsze dla dobrego zarządzania gotówką jest to, że w sytuacji kryzysowej typowe sprawozdania finansowe stają się nieistotne, a wszystko, co jest ważne, zachowuje się z punktu widzenia kasy. W kryzysie gotówkowym, takim jak recesja, uwaga właściciela firmy staje się z konieczności bardzo krótkotrwała. Często kryzys gotówkowy zaszczepi dobre praktyki zarządzania gotówką w menedżerach biznesowych, które przenoszą się od tamtego dnia.
Menedżerowie muszą zrozumieć, jak przygotować miesięczny budżet gotówkowy . Następnie muszą rozumieć źródła i sposoby wykorzystania środków pieniężnych, takie jak te, które przedstawiono w zestawieniu przepływów pieniężnych , jednym z trzech wymaganych sprawozdań finansowych . Informacje zwrotne uzyskane z tych sprawozdań finansowych są nieocenione. Począwszy od inwentarza i należności, jeśli menedżerowie mogą zmaksymalizować przepływy pieniężne, prawie zawsze mogą uniknąć wyczerpania środków pieniężnych z działalności operacyjnej i narażać się na problemy z płynnością finansową.