Księgowość w firmie jest podstawą systemu księgowego firmy. Księgowi odpowiedzialni są za rejestrowanie i klasyfikowanie transakcji księgowych firmy oraz technik związanych z rejestrowaniem tych transakcji.
Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, musisz założyć własny system księgowy lub musisz zatrudnić kogoś, kto skonfiguruje go dla Ciebie. Jeśli jesteś samozatrudniony i jest to firma jednoosobowa, zrobisz to sam. Jeśli zatrudniasz pracowników i spodziewasz się znacznego wzrostu, możesz zatrudnić kontrolera do zarządzania finansami i księgowości. Jeśli Twój biznes będzie rósł, ale spodziewasz się powolnego wzrostu, możesz po prostu zatrudnić księgowego lub księgowego do obsługi systemu księgowego.
Co robi księgowy?
Tam, gdzie księgowy rejestruje i klasyfikuje transakcje finansowe firmy, księgowy podejmuje kolejne kroki i analizuje, przegląda, raportuje i interpretuje informacje finansowe dla firmy.
Co robi kontroler?
Kontroler jest w rzeczywistości głównym księgowym firmy. Odpowiada za założenie i utrzymanie systemu księgowego firmy. Administrator odpowiada za rachunkowość finansową i zarządczą; innymi słowy, odpowiadając na dane księgowe firmy w odpowiedni i odpowiedzialny sposób. Kontroler jest zwykle zatrudniany, gdy firma staje się większa.
Księgowość zi bez programu komputerowego
Ten samouczek dotyczący księgowości uczy podstawową księgowość bez korzystania z programu komputerowego. Dlaczego musisz wiedzieć, że skoro istnieje tak wiele programów komputerowych, z których możesz korzystać? Czy kiedykolwiek słyszałeś powiedzenie: "Wyrzucaj śmieci, wyrzucaj śmieci?" Musisz zrozumieć podstawową księgowość za tym, co wpisujesz do programu komputerowego, aby wprowadzić prawidłowe informacje. W późniejszym samouczku zajmiemy się wykorzystaniem programu komputerowego do obsługi księgowości w twojej organizacji biznesowej.
01 - Czy powinieneś używać pojedynczego czy podwójnego księgowania wpisów?
Jeśli Twoja firma ma dowolną wielkość i złożoność, będziesz chciał stworzyć system księgowania z podwójnym wejściem. Co najmniej dwie pozycje są dokonywane dla każdej transakcji. Na jedno konto dokonuje się obciążenia, a kredyt jest przekazywany na inny rachunek. To jest klucz do rachunkowości podwójnego zapisu .
02 - Czy należy korzystać z gotówki lub rachunkowości memoriałowej?
Jedną z pierwszych decyzji, które musisz podjąć podczas zakładania systemu księgowego, jest to, czy korzystasz z systemu kasowego czy memoriałowego . Jeśli prowadzisz małą, jednoosobową firmę z domu lub nawet większą praktykę konsultingową z jednoosobowego biura, możesz chcieć trzymać się gotówki . Jeśli korzystasz z kas fiskalnych, rejestrujesz transakcję, gdy gotówka faktycznie zmienia układ rąk. Środki pieniężne mogą być dowolne, od rzeczywistych pieniędzy po elektroniczny transfer środków. Czasami firmy rozpoczynają działalność gospodarczą, korzystając z gotówki i przechodząc na rachunkowość memoriałową w miarę ich wzrostu.
Jeśli masz zamiar zaoferować kredyt dla swoich klientów lub masz zamiar poprosić o kredyt od swoich dostawców, musisz skorzystać z systemu księgowego memoriałowego. Korzystając z naliczania memoriałowego, rejestrujesz zakupy lub sprzedaż natychmiast, nawet jeśli gotówka nie zmienia rąk do późniejszego terminu, na przykład w przypadku zobowiązań lub należności.
03 - Podstawy - Zrozumienie aktywów, zobowiązań i kapitału
Przed skonfigurowaniem systemu księgowego należy zrozumieć podstawowe konta firmy - aktywa , zobowiązania i kapitał własny . Aktywa to rzeczy, które firma posiada, takie jak jej zapasy i należności. Zobowiązania są to rzeczy, które firma jest winna, takie jak to, co zawdzięczają swoim dostawcom (zobowiązania do zapłaty), kredyty bankowe i biznesowe, kredyty hipoteczne i wszelkie inne zadłużenia w księgach. Kapitał własny to własność właściciela firmy i wszystkich inwestorów w firmie.
Równoważenie książek
Aby zrównoważyć swoje książki, musisz uważnie śledzić te pozycje i mieć pewność, że transakcje dotyczące aktywów, pasywów i kapitału są rejestrowane prawidłowo i we właściwym miejscu. Istnieje kluczowa formuła, dzięki której Twoje książki będą zawsze balansować. Ta formuła nazywana jest równaniem księgowym :
Aktywa = pasywa + kapitał własny
Równanie księgowe oznacza, że wszystko, co firma posiada (aktywa), jest równoważone z należnościami od firmy (zobowiązania i kapitał własny). Zobowiązania to roszczenia oparte na należnościach od pożyczkodawców i dostawców. Właściciele firmy mają roszczenia wobec pozostałych aktywów (kapitału własnego).
Wstępne warunki księgowe dotyczące równania księgowego
Przyjrzyjmy się bliżej aktywom, pasywom i kapitałowi, abyście mogli w pełni zrozumieć, co obejmuje każdy z nich.
- Aktywa : jeśli spojrzysz na format arkusza bilansu , zobaczysz konta aktywów, zobowiązań i equity. Rachunki aktywów zazwyczaj rozpoczynają się od rachunku pieniężnego i rachunku papierów wartościowych przeznaczonych do obrotu. Następnie wyszczególnione są należności z tytułu zapasów oraz środki trwałe, takie jak grunty, budynki oraz urządzenia i wyposażenie. To są aktywa materialne. Możesz je naprawdę dotknąć. Firmy mają również wartości niematerialne, takie jak dobra wola klienta.
- Zobowiązania : W bilansie wykazywane są zobowiązania zarówno bieżące, jak i długoterminowe. Zobowiązania krótkoterminowe to zazwyczaj zobowiązania i rozliczenia międzyokresowe. Rozrachunki z dostawcami to zazwyczaj to, co firma zawdzięcza dostawcom, kartom kredytowym i pożyczkom bankowym. Bierne rozliczenia podatkowe będą obejmować należne podatki, w tym należny podatek od sprzedaży oraz podatek federalny, stanowy, ubezpieczenie społeczne i podatek Medicare od pracowników, które są zazwyczaj wypłacane co kwartał.
- Kapitał własny : Rachunki kapitałowe obejmują wszystkie roszczenia, które właściciele mają przeciwko firmie. Najwyraźniej właściciel firmy ma inwestycję i może to być jedyna inwestycja w firmę. Jeżeli firma podjęła inną inwestycję, jest to również brane pod uwagę.
04 - Podstawy rachunku zysków i strat - przychody, wydatki, koszty
Jeśli spojrzysz na bilans w kroku 4, poznasz aktywa, zobowiązania i kapitał własny. Jeśli przejdziesz do rachunku zysków i strat , poznasz przychody, wydatki i koszty.
Przychody to wszystkie dochody, które firma otrzymuje w związku ze sprzedażą swoich produktów lub usług. Koszty, zwane także kosztami sprzedaży towarów, to wszystkie pieniądze, które firma wydaje na zakup lub produkcję towarów lub usług, które sprzedaje swoim klientom. Konto zakupów śledzi zakupione towary. Wydatki to wszystkie pieniądze wydane na prowadzenie firmy, które nie są związane z produktem lub usługą sprzedawaną. Przykładem konta wydatków są wynagrodzenia i płace.
Księgowy jest odpowiedzialny za zidentyfikowanie kont, w których transakcje powinny być rejestrowane. Na przykład, jeśli firma dokonuje sprzedaży gotówkowej klientowi, a firma korzysta z księgowości podwójnego zapisu, rejestrowałaby otrzymaną gotówkę na koncie aktywów o nazwie Gotówka, a sprzedaż byłaby rejestrowana na koncie przychodów o nazwie Sprzedaż. Oto kolejny przykład wpisu księgowego dotyczącego sprzedaży gotówkowej. Ten rzuca kolejną zmienną - co księgowy musi zrobić, gdy chodzi o podatek obrotowy.