Faktura, zwana czasami fakturą sprzedaży, jest dokumentem wysyłanym przez dostawcę produktu lub usługi do nabywcy. Faktura ustanawia zobowiązanie nabywcy do zapłaty, tworząc należności . Innymi słowy, faktura jest pisemną weryfikacją umowy między kupującym a sprzedawcą towarów lub usług.
Faktury są ważną częścią systemu księgowości i księgowości prowadzonej przez Twoją firmę, ponieważ rejestrują transakcje sprzedaży.
Co obejmuje faktura?
Zazwyczaj sekcje w fakturze obejmują:
- Data utworzenia faktury. Nie zapomnij tego! Data faktury rozpoczyna tykanie zegara na kliencie. Jeśli masz warunki (termin płatności), chcesz podać datę, aby wszyscy wiedzieli, kiedy płatność jest należna.
- Nazwy i adresy klientów i dostawców. Jeśli tworzysz fakturę w oprogramowaniu księgowym, możesz potrzebować tylko adresu e-mail klienta, ale nadal dobrym pomysłem jest zebranie i podanie adresu fizycznego, na wypadek gdybyś musiał wysłać prawdziwy list lub dokument.
- Kontaktuj nazwiska osób w dwóch firmach (lub biznesowych i indywidualnych). To dobra zasada dotycząca relacji z klientami, która zapewnia poprawne pisowni nazw.
- Opis zakupionych produktów, produktów lub usług, w tym cen i ilości. Często będziesz mieć standardowe opisy przedmiotów i numery inwentarzowe. Bądź jednak tak dokładny i szczegółowy, jak to tylko możliwe, gdy tworzysz fakturę. Pozwala to uniknąć nieporozumień i problemów "nie wiem".
- Warunki płatnośći. Na przykład dostawca może określić "netto 30 dni", co oznacza, że cała kwota jest należna w ciągu 30 dni.
Jak fakturować klienta
Być może korzystasz z internetowego oprogramowania do księgowania biznesowego lub możesz użyć gotowej faktury, którą wypełnisz. Proces działa w taki sam sposób dla obu procesów fakturowania.
Przygotujesz fakturę dopiero po dostarczeniu lub dostarczeniu produktu lub usługi klientowi.
- Zacznij od identyfikacji klienta . W niektórych przypadkach możesz również zidentyfikować podrzędnego klienta lub zadanie w pliku tego klienta.
- Podaj poprzednie numery dokumentów związane z tą sprzedażą, w tym wszelkie zamówienia zakupu lub umowy sprzedaży lub szacunki.
- Określ przedmioty sprzedane i dostarczone . Zazwyczaj podaje się nazwę produktu lub usługi, ilość (lub czas na usługi) i stawkę (za sztukę lub za godzinę). Jeśli korzystasz z oprogramowania online, obliczana jest suma dla każdego przedmiotu. To jest miejsce, w którym możesz potrzebować klasyfikacji przedmiotu jako " zamówionego z powrotem ".
- Każdy element otrzymuje własną linię, a suma wszystkich linii jest dodawana.
- Następnie należy podać informacje o wszelkich wpłatach już dokonanych przez klienta lub rabatach stosowanych do tej faktury.
- Możesz zaoferować klientom różne metody płatności, być może dając zniżkę na płatności gotówką.
- Dołącz warunki wysyłki dla wysyłanych produktów. Istnieją dwa typy: punkt wysyłki FOB lub miejsce docelowe FOB. (F OB oznacza "free on board." ) Jeśli warunki są punktem wysyłki FOB, spedytor (to sprzedawca) płaci za wysyłkę. Jeśli warunki dotyczą miejsca przeznaczenia FOB, kupujący płaci koszty wysyłki. Warto również pamiętać, że klient podnosi przedmiot lub przedmioty, w przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących otrzymywanego przedmiotu.
- Uwzględnij warunki sprzedaży. To znaczy, kiedy chcesz, aby kupujący zapłacił i czy dasz jakąkolwiek zniżkę na wcześniejszą płatność? Terminy są wyrażone w ten sposób 2/10 Net / 30. Oznacza to, że otrzymasz rabat w wysokości 2%, jeśli płatność zostanie odebrana w ciągu 10 dni, a całe saldo zostanie uregulowane w ciągu 30 dni.
Faktury mogą być wysyłane pocztą, pocztą elektroniczną lub faksem do klienta.
Kiedy klient płaci, numer faktury należy odnotować na pokwitowaniu sprzedaży i dopasować do pokwitowania sprzedaży w oprogramowaniu księgowym, więc oczywiste jest, że faktura została zapłacona. Płatność pobiera zaległą kwotę z Twojego rachunku należności.
Faktury a zamówienia zakupu
Faktury są czasami mylone z zamówieniami zakupu . Zamówienia zakupu (PO) są przed transakcją, a faktury są po transakcji. Zamówienia zakupu rejestrują zamówienie klienta u dostawcy lub dostawcy.
Z drugiej strony faktura odnotowuje otrzymanie produktu lub usługi oraz, jak wspomniano powyżej, warunki płatności. Zamówienia zakupu są wykorzystywane przez wiele firm w ramach procesu zatwierdzania. Niektóre firmy wymagają zamówień zakupu produktów lub usług w określonej wysokości.
Faktury kontra rachunki
Różnica między fakturą a rachunkiem jest celem i punktem widzenia. Faktura jest tworzona przez dostawcę i jest to zestawienie usług lub produktów wyprodukowanych i dostarczonych klientowi, w tym kwota należna. Faktura może zostać utworzona przed lub po otrzymaniu produktu lub usługi. Często zdarza się, że faktura jest dołączana do dostarczanych produktów, więc odbiorca może sprawdzić te produkty, aby upewnić się, że wszystko tam jest.
Rachunek jest żądaniem zapłaty. Rachunek jest zwykle rozpatrywany z punktu widzenia klienta. Powszechne jest otrzymywanie rachunków bez faktury, tak jak w restauracji lub sklepie. Rachunek jest zwykle wydawany z oczekiwaniem natychmiastowej zapłaty.
Niektóre przykłady faktur
Ta przykładowa faktura zawiera informacje kanadyjskie, ale daje pojęcie o tym, co obejmuje faktura .
Oto kilka szczegółowych instrukcji tworzenia faktury.