Dlaczego opłacanie gotówki jest złym pomysłem
Chociaż nie jest nielegalne płacenie pracownikom i niezależnym kontrahentom w gotówce, z wielu powodów nie jest to dobra praktyka biznesowa. Niektóre firmy używają gotówki, aby płacić pracownikom, próbując uniknąć płacenia podatków od wynagrodzeń , a niektórzy pracownicy prosi o płatności gotówkowe, aby uniknąć podatku dochodowego.
W tym artykule omówiono kwestie prawne i podatkowe oraz ustawy federalne dotyczące podatków dochodowych, podatków od wynagrodzeń i innych kwestii podatkowych.
Kwestie płacowe i podatkowe przy płaceniu pracownikom w gotówce
- Pracodawcy muszą potrącać podatki od wynagrodzeń (federalny i stanowy podatek dochodowy oraz podatek FICA (Social Security / Medicare) od wynagrodzenia pracowników;
- Pracodawcy muszą również zgłaszać IRS i płacić te podatki od wynagrodzeń, w tym zarówno podatki od pracowników, jak i pracodawców, od IRS
- Inne podatki pracownicze należy płacić od dochodów pracowników , w tym od podatku od bezrobocia i od wypłacania zasiłków dla pracowników państwowych
- Pracodawcy muszą zgłaszać dochód pracowników na formularzu W-2 każdego roku. Obejmuje to dochód pieniężny.
- Pracodawcy muszą zweryfikować kwalifikowalność pracy nowo zatrudnionych pracowników, korzystając z formularza I-9 lub systemu E-Verify. Ta weryfikacja umieszcza pracownika w systemie federalnym, a jeśli ci pracownicy są opłacani gotówką, kontrole krzyżowe agencji mogą wykryć próby uniknięcia podatków płacowych, płacąc gotówką.
Wpływ płatności gotówkowych na pracowników
- Pracownicy opłacani w gotówce, którzy nie mają potrącanych podatków od FICA, otrzymują odmowne świadczenia z Ubezpieczeń Społecznych, które mogły zostać wykorzystane do obliczenia ich potencjalnych świadczeń z Ubezpieczeń Społecznych.
- Podobnie, pracownicy, którzy nie są "na liście płac", nie kwalifikują się do rekompensat dla pracowników lub zasiłków dla bezrobotnych.
CPA Gail Rosen mówi o płaceniu pracownikom gotówką:
Płacenie pracowników nielegalnie w gotówce może prowadzić do poważnych problemów w związku z problemami podatkowymi. Kiedy pracownik nie jest "w książkach", możesz nagle mieć zobowiązania warunkowe, które naprawdę mogą być katastrofalne.
Jeśli pracownik zostanie ranny w pracy i wyląduje w szpitalu, zostanie zapytany, czy został ranny w pracy. Jeśli poszkodowany pracownik odpowie tak, to będą oni objęci rekompensatą dla pracowników. Masz poważne kłopoty, jeśli nie zapłaciłeś wynagrodzenia za pracę, ponieważ zapłaciłeś je gotówką. To samo dotyczy nie wpłacania do państwowego funduszu na rzecz osób niepełnosprawnych i bezrobotnych. Jeśli na przykład zwolnisz pracownika i ubiegają się o zasiłek dla bezrobotnych, wówczas do drzwi zapukają audytorzy.
Płacenie dzieciom, współmałżonkom lub członkom rodziny w gotówce
Płace dzieci poniżej 18 roku życia, które pracują w twojej firmie, podlegają tym samym zasadom u źródła, podatkowi od wynagrodzeń i podatkowi od zatrudnienia, jak inni pracownicy. Jeśli zatrudniasz własne dzieci, mogą nie podlegać podatkom FICA, ale ich płace muszą być zgłaszane do urzędu skarbowego. Przeczytaj więcej o zatrudnianiu dzieci jako pracowników.
Wynajęcie współmałżonka lub innych członków rodziny do pracy w firmie i opłacenie gotówki może również pozbawić tę osobę świadczeń z Ubezpieczeń Społecznych.
Wszystkie inne kwestie wymienione powyżej, w tym odpowiedzialność prawna do raportowania i płacenia podatków od wynagrodzeń, mają zastosowanie.
Płacenie niezależnych kontrahentów gotówką
Wiele firm płaci pracownikom kontraktowym (praca dorywcza, pracownicy sezonowi, podczas gdy płatności na rzecz niezależnych kontrahentów mają mniej problemów niż pracowników, należy zwrócić uwagę na dwie kwestie:
- Wypłaty dla pracowników kontraktowych muszą być zgłaszane corocznie na formularzu 1099-MISC , oraz
- Musisz zweryfikować identyfikator podatnika dla niezależnych kontrahentów; jeżeli nie można zweryfikować identyfikatora podatnika , należy pobrać zaliczkę na poczet zaliczki z wynagrodzenia wykonawcy.
Płatności gotówkowe dokonywane na rzecz sprzedawców i innych osób, z którymi prowadzisz działalność, muszą być nadal uzasadnione, jeśli chcesz, aby te płatności gotówkowe były potrącane jako wydatki na zwrot podatku . Nawet niewielkie wypłaty w gotówce powinny być wypłacane za pośrednictwem drobnego funduszu gotówkowego z odpowiednią dokumentacją.