Zarządzanie i prowadzenie konta drobnej gotówki
Drobne środki pieniężne odnoszą się do niewielkich kwot gotówki przechowywanych w firmie. (Termin "drobny" pochodzi od "drobnej" lub "małej".) Istnieją dwa powody, dla których należy zachować niewielką gotówkę:
- Aby wprowadzić zmiany dla klientów lub pacjentów
- Aby zapłacić za niewielkie zakupy wymagające gotówki, takie jak jedzenie na lunch w biurze lub zapasy kawy lub na parking. Większość sklepów detalicznych ma szufladę na gotówkę, podobnie jak praktyki w zakresie opieki zdrowotnej.
Drobna gotówka działa na systemie zaliczek, w którym znajduje się początkowa kwota pieniędzy wpłacona na konto , która jest pobierana w określonym celu (w tym przypadku drobnej gotówki). Gdy konto spadnie poniżej pewnej określonej kwoty, system zostanie uzupełniony.
W firmach, które często potrzebują drobnej gotówki, często jest ona ustawiana w biurze przy niewielkiej szufladzie lub pudełku albo w punkcie sprzedaży detalicznej za pomocą kasy fiskalnej. (Tak, niektóre miejsca nadal korzystają z kasy fiskalnej.)
Ponieważ gospodarka gotówkowa zmniejsza się, a ludzie używają kart debetowych i kredytowych bardziej do małych zakupów, zmniejszyło się korzystanie z systemu drobnej gotówki (z "szufladą na gotówkę"). Jednak dla każdej firmy nadal ważne jest, aby uwzględniać wszystkie drobne zakupy, aby można je było odliczyć jako wydatki biznesowe.
Jak działa system kasowy
Aby skonfigurować drobny system pieniężny o określonej wartości, początkowa kwota pieniędzy pochodzi z rachunku bieżącego firmy.
Każdy zakup przy użyciu drobnej gotówki musi być udokumentowany w taki sam sposób jak inne dochody i wydatki biznesowe. Korzystanie z drobnego dziennika gotówki lub drobnych wypłat gotówkowych pomoże uchwycić te wydatki, aby można je było wykorzystać do zrekompensowania dochodu do celów podatku przemysłowego.
Konfigurowanie drobnego konta gotówkowego
Zacznij od decyzji, ile pieniędzy będziesz potrzebować każdego dnia, zarówno w celu dokonywania zmian dla klientów, jak i dokonywania niewielkich płatności gotówkowych.
Przechowuj tyle gotówki, ile potrzebujesz w szufladzie kasowej, ale nie za dużo, więc nie jest to pokusa dla pracowników lub złodziei. Aby określić maksymalną kwotę za niewielkie pieniądze, należy prowadzić ewidencję wydatków w danym okresie, na przykład za pomocą średniej kwoty za każdy tydzień. Te rejestry będą również potrzebne do celów podatkowych.
Śledzenie transakcji
Na początku każdego dnia obserwuj, ile jest w małym pudełku lub szufladzie. Podczas dokonywania każdej płatności będziesz potrzebował drobnych odcinków gotówki lub listy transakcji. Dla każdej transakcji należy zapisać datę, kwotę i przeznaczenie.
Bądź tak konkretny, jak to możliwe, więc nie ma wątpliwości, że transakcja była związana z biznesem. Nie musisz codziennie śledzić zmian. Ale na koniec każdego dnia, zapisz kwotę w szufladzie na drobną gotówkę. Różnica powinna zgadzać się z wypłatami gotówkowymi dokonywanymi przez klientów oraz z łącznymi wydatkami pieniężnymi wypłaconymi z szuflady.
Gdy drobna szuflada gotówkowa spadnie poniżej ustalonej wcześniej kwoty, dodaj ją do szuflady, pisząc czek do "drobnej gotówki" i wpłacając czek.
Drobne pieniądze i podatki
Najważniejszą częścią drobnego systemu kasowego jest dokumentacja każdej transakcji.
Dokumentowanie transakcji to sposób, w jaki firma dokumentuje wydatki biznesowe dla celów podatkowych . Śledząc wszystkie drobiazgowe transakcje gotówkowe - bez względu na to, jak drobiazgowe - masz zapisy potwierdzające odliczenia za te małe wydatki biznesowe. Im więcej udokumentowanych wydatków, tym wyższe odliczenia i niższy podatek od działalności gospodarczej.
Znany również jako: Cash on Hand
Przykłady: Szuflada na drobną gotówkę została użyta do dokonania zmian i zapłaty za przypadkowe koszty biznesowe.