Wynajęcie i opłacenie niezależnego kontrahenta

by Jean Murray

Podatki, umowy z wykonawcami, wstrzymanie poboru

Wielu właścicieli małych firm woli pracować z niezależnymi kontrahentami niż zatrudniać pracowników. Korzyści z zatrudniania niezależnych kontrahentów obejmują:

Elastyczność w zakresie zmienności przepracowanych godzin lub płatności w ramach projektu i niepłacenia, gdy praca nie jest dostępna.
Outsourcing nieistotnych zadań, takich jak IT i konserwacja, więc nie musisz zakładać nowego działu w swojej firmie.
Możliwość łatwego zerwania relacji bez papierkowej roboty i potencjalnych problemów związanych z wypalaniem pracownika.
Nie trzeba płacić podatków FICA (Social Security i Medicare) w zakresie podatków, świadczeń i umów. Ale nadal musisz mieć umowę (nie umowę o pracę), a musisz jeszcze wypełnić dokumenty i podatki, które trzeba przydzielić.
Mniejsza liczba papierkowej roboty, mniej raportów i płatności na rzecz IRS.

Ale jako pracodawca zatrudniający nadal musisz zrobić kilka rzeczy, aby wynająć tego niezależnego kontrahenta i zacząć płacić tej osobie.

01 - Co to jest niezależny kontrahent?

Niezależny kontrahent to osoba, która wykonuje pracę dla innej osoby lub firmy. Z definicji wykonawca jest niezależny, a nie pracownik firmy zatrudniającej.

Doskonałym przykładem niezależnego kontrahenta jest usługa sprzątania. Usługa przychodzi do twojego biura, aby wykonywać pracę, ale pracownicy sprzątający nie są pracownikami Twojej firmy.

Niezależni kontrahenci są uważani za właścicieli firm. Zgłaszają dochody z osobistych zeznań podatkowych i mogą odliczyć wydatki biznesowe.

02 - Upewnij się, że pracownik jest niezależnym wykonawcą, a nie pracownikiem

Z różnych powodów (głównie związanych z podatkami od wynagrodzeń ) IRS obawia się, że pracownicy są odpowiednio sklasyfikowani jako niezależni wykonawcy lub pracownicy. FYI: IRS uważa tego pracownika za pracownika, chyba że można udowodnić, że jest inaczej.

IRS określa status pracowników w poszczególnych przypadkach i analizuje kilka czynników - w tym zachowanie, finanse i kontrolę - w celu ustalenia statusu. Jeśli nie masz pewności co do statusu osób, które pracują dla Twojej firmy, możesz określić determinację z urzędu skarbowego.

Zbędna klasyfikacja nowego pracownika jako niezależnego wykonawcy może spowodować powstanie zobowiązań podatkowych, mandatów i kar dla firmy, dlatego należy upewnić się, że pracownik, którego zatrudnisz, jest niezależnym kontrahentem, a nie pracownikiem. W tym artykule wyjaśniono różnicę.

03 - Formularz W-9 dla niezależnych wykonawców

Formularz W-9 musi być podpisany przez wszystkich niezależnych wykonawców, kiedy rozpoczynają pracę dla Twojej firmy. Ten formularz jest wymagany, aby podać numer identyfikacji podatkowej (numer ubezpieczenia społecznego, identyfikator pracodawcy (EIN) lub inny.

Formularz W-9 służy temu samemu celowi co formularz W-4 dla nowo zatrudnionych pracowników.

Jeśli pracownik kontraktowy nie ma podanego numeru identyfikacji podatkowej, może podlegać potrąceniu z ich płatności (tzw. Wstrzymanie poboru).

04 - Nowe dokumenty papiernicze dla niezależnego kontrahenta

Nowa dokumentacja związana z zatrudnieniem jest wymagana dla niezależnego kontrahenta

(1) A) formularz W-9 (podobny do formularza W-4 dla pracowników) w celu podania numeru identyfikacyjnego podatnika ,

(2) kopię wznowienia lub kwalifikacji zawodowych osoby, dla własnej ochrony i weryfikacji w przypadku audytu, oraz

(3) kopię umowy. Nawet najprostsza relacja IC powinna zawierać umowę.

05 - Sprawdź referencje przed zatrudnieniem niezależnego kontrahenta

W ten sam sposób, jak sprawdzasz referencje dla pracownika, upewnij się, że sprawdziłeś referencje kontrahenta przed wypożyczeniem. Na przykład, jeśli rozważasz zatrudnienie księgowego, upewnij się, że ta osoba nie ma żadnych wyroków za przestępstwa.

Wykonaj sprawdzenie wszystkich potencjalnych wykonawców w taki sam sposób, jak przed zatrudnieniem pracowników.

Jeśli niezależny kontrahent jest zorganizowany jako firma, powinieneś sprawdzić w Better Business Bureau, aby upewnić się, że nie wniesiono żadnych skarg przeciwko tej firmie.

Nie zapomnij wypróbowanego i prawdziwego wyszukiwania w Internecie, w tym opinii o firmie.

06 - Wynagrodzenie niezależnego kontrahenta

Płacenie niezależnego kontrahenta jest całkiem proste. Możesz zapłacić za godzinę lub za pracę. W większości przypadków nie pobiera się podatku dochodowego, nie trzeba pobierać podatków od FICA (Social Security i Medicare) i nie trzeba płacić innych podatków .

07 - Niezależni wykonawcy i podatki od zatrudnienia

Musisz monitorować płatności dokonywane na rzecz niezależnych kontrahentów każdego roku. Nie musisz ukrywać podatków FICA ( Social Security i Medicare) od tych płatności.

Dla każdego niezależnego kontrahenta, któremu zapłaciłeś 600 $ lub więcej w ciągu roku, musisz zgłosić całkowitą kwotę zapłaconą na formularzu 1099-MISC i przekazać kopię tego formularza kontrahentowi z tytułu swoich podatków dochodowych.

1099-MISC musi zostać przekazane wykonawcy nie później niż ostatniego dnia stycznia następnego roku, a formularz 1096 musi zostać przesłany do ZUS do końca lutego, z kopiami formularzy 1099.

08 - Wstrzymywanie podatków dochodowych od niezależnego kontrahenta

W większości przypadków nie trzeba wstrzymywać podatku dochodowego od płatności, które płacisz niezależnym kontrahentom. Ale są pewne wyjątki:

Jako właściciel firmy i płatnik muszą pobierać podatki od płatności na rzecz niezależnego kontrahenta, jeśli:

Podatnik nie podał numeru identyfikacyjnego podatnika ( numer ubezpieczenia społecznego, numer identyfikacyjny pracodawcy ani indywidualny numer identyfikacyjny podatnika)
Urząd skarbowy powiadomił Cię, że numer identyfikacyjny podatnika jest nieprawidłowy
IRS poinformował, że podatnik nie zgłosił wszystkich przychodów z tytułu odsetek lub dywidend w poprzednich latach

09 - Stworzenie kontraktu dla niezależnego kontrahenta

W każdym przypadku, zanim zatrudnisz niezależnego kontrahenta, stwórz umowę i poproś ją o podpisanie przez wykonawcę. Umowa powinna zawierać szczegóły dotyczące wymagań kontrahenta, stawki wynagrodzenia oraz sekcje dotyczące nieujawniania i poufności.

Jeśli wykonawca tworzy własność intelektualną , własność tej nieruchomości powinna być jasna. Na koniec możesz zlecić kontrahentowi podpisanie umowy o zakazie konkurencji.