Każda firma, mała lub duża, musi podjąć decyzję o tym, jak i kiedy odnotowywać dochody i wydatki. Dwie opcje tego nagrania to "gotówka" i "naliczanie".
Ze względów podatkowych musisz podjąć decyzję dotyczącą swojej firmy przed złożeniem pierwszego zeznania podatkowego .
Jak działa Cash Accounting
W kasie transakcja jest rejestrowana, gdy pieniądze faktycznie zmieniają układ.
Dochody są rejestrowane, gdy otrzymujesz pieniądze, a wydatki są rejestrowane, gdy są wypłacane.
Przykład 1: W przypadku transakcji dochodu , jeśli wykonujesz usługę i wystawiasz rachunek klientowi, rejestrujesz dochód do celów kasowych tylko wtedy, gdy otrzymałeś płatność za tę usługę. Jeśli wyślesz fakturę 12 sierpnia i nie otrzymasz płatności do 1 września, zapiszesz płatność 1 września.
Przykład 2: W przypadku transakcji z kosztami, możesz otrzymać rachunek za usługę telefoniczną, ale w kasie nie rejestrujesz wydatków, dopóki faktycznie nie zapłacisz rachunku . jeśli otrzymasz rachunek 15 sierpnia i nie zapłacisz rachunku do 1 września, nie rejestrujesz wydatków do 1 września.
Pro i Con: Rachunek kasowy jest łatwiejszy do zapamiętania i zarejestrowania, ponieważ jest zgodny z Twoim kontem kontroli biznesowej. Po zapisaniu sprzedaży na koncie czekowym jest ona rejestrowana w Twojej firmie.
Jednak metoda rozliczeń gotówkowych może nie pokazywać prawdziwego obrazu Twojej działalności gospodarczej, ponieważ miesiąc, w którym byłeś zajęty lub wolny, różni się od miesiąca, w którym otrzymałeś pieniądze.
Jak działa rachunkowość memoriałowa
W rachunkowości memoriałowej transakcja jest rejestrowana, gdy zostanie zarobiona (ustalona), wysyłając fakturę lub otrzymując rachunek.
W przykładzie 1: w przypadku transakcji dochodu, stosując metodę memoriałową, rejestrowałby się dochód po zakończeniu pracy lub po otrzymaniu produktu; to znaczy, że zasłużyłeś na wypłatę. W powyższych przykładach dochód dla Ciebie jest rejestrowany, gdy wysyłasz rachunek, nawet jeśli nie otrzymałeś jeszcze zapłaty. Koszt jest rejestrowany, gdy otrzymasz rachunek, nawet jeśli nie zapłaciłeś.
W przykładzie 2: w przypadku transakcji kosztowej. Kiedy otrzymujesz rachunek za wydatek, jest on traktowany jako wydatek dla celów podatkowych. Możesz więc odliczyć to za ten rok, nawet jeśli jeszcze nie zapłaciłeś rachunku.
Pro i Con: rachunkowość memoriałowa jest bardziej zagmatwana, ale pokazuje dokładniej Twoją miesięczną działalność biznesową.
Ustawianie metody rachunkowości
Większość małych firm stosuje metodę kasową, ponieważ łatwiej jest ustalić, kiedy należy rejestrować dochody i wydatki. Musisz użyć metody naliczania, jeśli
- Twoja firma osiąga obroty przekraczające 5 milionów USD rocznie, lub
- Twoje zapasy firmy zawierają spis przedmiotów, które sprzedasz do publicznej wiadomości, a twoje przychody brutto wynoszą ponad 1 milion USD rocznie.
"Generalnie, jeśli produkujesz, kupujesz lub sprzedajesz towar, musisz zachować inwentarz i użyć metody naliczania przy sprzedaży i zakupach towarów."
Zapasy obejmują wszelkie towary, które sprzedajesz, a także materiały, które fizycznie staną się częścią towaru przeznaczonego na sprzedaż.
Transakcje na koniec roku i metoda księgowa
Pod koniec roku podatkowego należy wziąć pod uwagę stan gotówki i rachunkowości memoriałowej w momencie zawierania transakcji. Oto jak:
- Dochód Jeśli korzystasz z rachunkowości memoriałowej i chcesz uzyskać dochód w bieżącym roku, wyślij rachunki przed końcem roku. Jeśli chcesz opóźnić dochód, nie wysyłaj rachunków do czasu rozpoczęcia kolejnego roku. W przypadku płatności gotówkowych zapłać rachunek w roku, w którym spodziewasz się najniższego całkowitego dochodu.
- Wydatki Podejmuj wydatki w roku, w którym chcesz policzyć te wydatki, aby zminimalizować podatki. Nie musisz koniecznie płacić rachunku w tym roku, jeśli korzystasz z rachunkowości memoriałowej.
Un-collectible Bills / Bad Debts
Zgodnie z metodą memoriałową, jeśli masz klientów, którzy nie zapłacili ci, możesz być w stanie odpisać lub zmniejszyć swoje podatki za te złe długi.
Na przykład załóżmy, że masz klienta, który zafakturowałeś w lutym. Podjęłeś powtarzające się próby zebrania pieniędzy i ostatecznie zdecydowałeś, że ten klient nie zapłaci. Jeśli korzystasz z metody naliczania memoriałowego, już zarejestrowałeś sprzedaż. Przed końcem roku możesz wziąć tę niepodlegającą ściągalności kwotę z dochodów, zmniejszając w ten sposób dochód brutto i swoje zobowiązanie podatkowe.
Po więcej informacji
Więcej informacji na temat ograniczeń IRS dotyczących metod rachunkowości można znaleźć w tej sekcji Publikacji IRS 538: Okresy i metody rachunkowości.
Zastrzeżenie: Informacje zawarte w tym artykule nie stanowią porady podatkowej ani prawnej. Jeśli nie masz pewności, którą metodę księgowania wybrać, skontaktuj się z profesjonalnym doradcą podatkowym.