Ważna uwaga: IRS wyjaśnia, że jeśli korzystasz z usług płacowych lub kogoś innego, aby wykonywać swoją pracę z płacami, w tym raporty i depozyty, nie zwalnia to ciebie jako pracodawcy od odpowiedzialności za to, że deklaracje podatkowe są składane na czas. podstawą i że wszystkie podatki są wypłacane prawidłowo i na czas.
Jakie podatki trzeba płacić?
Federalne i stanowe podatki od wynagrodzeń obejmują:
- Federalne i stanowe podatki dochodowe, które muszą być potrącane z wynagrodzenia pracownika i wypłacane na rzecz IRS (federalne podatki dochodowe) i państwowe (państwowe podatki dochodowe) zgodnie z wymogami prawa.
- Podatki FICA ( Social Security i Medicare ) potrącane z wynagrodzenia pracownika i dopasowane przez pracodawców. Podatki FICA muszą być płacone co pół tygodnia lub co miesiąc, w zależności od wielkości twojej listy płac i raportowane kwartalnie na formularzu 941 .
- Federalne podatki od pracy, które są wypłacane na podstawie wynagrodzenia brutto wszystkich pracowników. Podatki te są wypłacane kwartalnie lub corocznie i są zgłaszane w formularzu 940.
- Stanowe podatki od bezrobocia , gromadzone, zgłaszane i wypłacane zgodnie z prawem stanowym.
Pozostałe zobowiązania z tytułu podatku od wynagrodzeń, w tym roczne wynagrodzenie i sprawozdawczość podatkowa dla pracowników na formularzu W-2 i pracowników kontraktowych na formularzu 1099 .
Kara pieniężna funduszu powierniczego
Kara pieniężna z funduszu powierniczego jest karą nałożoną na firmy, które zbierają pieniądze, rozliczają się z tych pieniędzy i płacą te pieniądze podmiotom opodatkującym.
Podatki od sprzedaży są podatkiem od TFRP, podobnie jak podatki od wynagrodzeń. System TFRP może zostać nałożony przez IRS w celu:
- Umyślny brak pobrania podatku,
- Umyślny brak rozliczenia i zapłaty podatku, lub
- Czystej próbie w jakikolwiek sposób, aby uniknąć lub pokonać podatek lub jego zapłatę.
Zwróć uwagę na użycie terminu "umyślny", który określa Urząd Skarbowy jako "umyślny, celowy, dobrowolny i znajomy, w odróżnieniu od przypadkowego.
"Zdolność" jest postawą osoby odpowiedzialnej, która z wolną wolą lub wyborem umyślnie lekceważy prawo lub jest wyraźnie obojętna na jego wymagania. "W niektórych przypadkach lekkomyślne lekceważenie oczywistych faktów wystarczy, aby wykazać się świadomością.
Osobista odpowiedzialność za podatki od wynagrodzeń
Jako odpowiedzialna strona dla twojej firmy możesz zostać osobiście pociągnięta do odpowiedzialności za umyślne nieodzyskanie podatków od wynagrodzeń pracowników i płacenia podatków pobranych od pracowników oraz federalnych i stanowych agencji podatkowych.
Jakie są kary?
Kary są skomplikowane; ta lista jest krótka i ogólna. Aby uzyskać więcej informacji na temat kar, zobacz Publikację IRS 15: Przewodnik podatnika dla pracodawców . Kary te dotyczą 941 podatków (podatek u źródła i FICA), ale mogą również odnosić się do innych podobnych form.
Brak zgłoszenia do formularza 941 i podobnych formularzy: 2% 1-5 dni opóźnienia, 5% 6-15 dni opóźnienia, 10% więcej niż 16 dni z opóźnieniem lub w ciągu 10 dni od pierwszego powiadomienia z IRS, maksymalnie 15%.
Kara pieniężna funduszu powierniczego za niepłacenie podatków od wynagrodzeń w wymaganym terminie nałożonym na stronę odpowiedzialną. Urząd skarbowy mówi: "Jeżeli dochody, składki na ubezpieczenie społeczne lub podatki z tytułu Medicare, które należy wstrzymać, nie zostaną wstrzymane lub nie zostaną zapłacone, [jako strona odpowiedzialna] może być osobiście odpowiedzialny za karę odzyskania funduszu powierniczego".
Pamiętaj, że TFRP to 100% niezapłaconego podatku (dochód, ubezpieczenie społeczne i Medicare). Oprócz kar naliczane są odsetki od terminu płatności.
Co się stanie, jeśli spóźnię się z depozytami? Jak stosowane są depozyty?
Depozyty stosuje się do ostatniego zobowiązania. Powiedzmy, że jesteś zobowiązany do złożenia depozytu w wysokości 1500 USD miesięcznie. Nie dokonujesz depozytu 15 marca, ale składasz depozyt w wysokości 2000 $ 15 kwietnia, aby nadrobić zaległości. 1500 USD zostanie zastosowane do 15 kwietnia i 500 USD do 15 marca. Możesz zostać uznany za karę za 1000 USD niezdysponowanych na 15 marca.
Inne rodzaje kar związanych z płacami
- Nawet jeśli możesz udowodnić, że nie zapłaciłeś lub zgłosiłeś, że podatki nie były "umyślne", a Ty unikasz konieczności płacenia kary pieniężnej z funduszu powierniczego, nadal możesz płacić grzywny za spóźnione płatności.
- Możesz również zostać ukarany za niezapłacone podatki, jeśli błędnie klasyfikowałeś pracowników jako niezależnych kontrahentów zamiast pracowników .
- Nieprzygotowanie formularzy W-2 dla pracowników i dostarczenie ich w terminie (do końca stycznia, za poprzedni rok) może spowodować nałożenie kary 50 $ za każde oświadczenie, które powinno zostać wysłane lub które zostało nieprawidłowo przygotowane.