Co to jest Petty Cash?
Drobna gotówka opisuje małe transakcje firmy.
Termin "drobny" jest używany, ponieważ jest to mała (drobna) kwota transakcji gotówkowych lub gotówkowych. "Petty" nie jest już tak mały, więc pomyśl o tym jako o niewielkich kwotach, o których nie myślisz o śledzeniu. W tym artykule użyjemy terminu "drobna gotówka", aby uwzględnić wiele drobnych transakcji biznesowych.
Na przykład:
- Kupowanie kawy do ekspresu do kawy w biurze
- Opłaty za przejazd lub parkometry
- Traktowanie pracowników do pizzy, aby świętować spełnienie
- Kupowanie małego prezentu w drodze na spotkanie biznesowe.
Dlaczego Petty Cash jest ważna?
Drobne transakcje gotówkowe sumują się. Nieudokumentowanie i śledzenie tych małych zakupów może oznaczać, że wiele potencjalnych kosztów działalności pozostało nieodebranych, takich jak ich wyrzucenie.
Spójrzmy na kilka przykładów:
- Jeśli używasz filiżanek Keurig do kawy biurowej, nawet jeśli kupujesz tanio i hurtowo, będzie to kosztować około 26 centów za filiżankę. Dla przeciętnego pracownika do picia kawy, to dwie filiżanki dziennie, około 200 dni w roku, to ponad 100 USD dla tego jednego pracownika. Pomnóż to przez liczbę pracowników i masz dużą sumę pieniędzy.
- Pizza dla 10 osób może kosztować 50 USD. Jeśli robisz to raz w miesiącu, to 600 $ rocznie. Brak zachowania rekordu oznacza 600 dolarów utraconych wydatków.
W jaki sposób należy rejestrować niewielkie transakcje gotówkowe?
Możesz nagrywać na kartkach lub aukcji, w zależności od tego, która z nich jest łatwiejsza. Ważną rzeczą do zapamiętania jest to, że KAŻDA z transakcji musi zostać zarejestrowana i musi zawierać:
- Data transakcji
- Kwota transakcji
- Ogólny opis transakcji (na przykład "pączki na spotkanie w biurze")
Nie musisz rejestrować numeru konta w momencie transakcji.
Gdy uzupełnisz drobną gotówkę , zgrupuj transakcje według numeru konta i wprowadź je w swoim programie księgowym.
Czy mogę śledzić drobne transakcje gotówkowe w Internecie?
Właściciele inteligentnych firm obecnie płacą za transakcje biznesowe za pomocą biznesowych kart kredytowych lub kart debetowych i aplikacji. Możesz śledzić parkowanie za pomocą aplikacji i możesz skorzystać z automatycznego systemu opłat, aby wyeliminować czas spędzony na pasie "tylko gotówki" na płatnych drogach. Oczywiście płacenie kartą debetową lub kredytową firmy ułatwia śledzenie drobnych wydatków. Pamiętaj tylko o celu biznesowym na paragonie.
Co się stanie, jeśli moja firma nadal będzie miała gotówkę?
Wiele firm ma w biurze niewielki fundusz gotówkowy, zwłaszcza firmy detaliczne, które mają klientów, którzy płacą gotówką. Kasa służy do dokonywania zmian, aw niektórych przypadkach do małych transakcji biznesowych. Zazwyczaj pudełko zaczyna się od salda w gotówce, w odpowiednich nominałach. Następnie, gdy banknoty się wyczerpią, zostanie uzupełniony.
Jeśli środki pieniężne są wykorzystywane do niewielkich zakupów, należy zalogować się w polu, aby można było zarejestrować te zakupy.
Jak mogę się upewnić, że wszystkie transakcje pieniężne są rejestrowane?
Twoim obowiązkiem jako właściciela firmy jest ustanawianie zasad korzystania z drobnej gotówki, monitorowanie drobnych transakcji gotówkowych i upewnianie się, że pracownicy używają odpowiedzialnie drobnej gotówki. Niektóre możliwości:
- Podaruj zaufanym pracownikom firmową kartę debetową i zażądaj od nich szczegółowych informacji na temat celów biznesowych dotyczących wszystkich zakupów debetowych.
- Wymagaj od pracowników, którzy używają własnych samochodów do prowadzenia działalności gospodarczej, aby mieć narzędzie do pobierania opłat drogowych. Możesz go podać i uzyskać szczegółowe informacje. Będziesz potrzebował pracownika, aby zweryfikować cel biznesowy.
- Jeśli pracownicy mają smartfony do użytku biznesowego, wymagają włączenia do nich aplikacji do przechwytywania potwierdzeń pocztą lub wysyłania ich do działu księgowości.
The Bottom Line on Petty Cash:
Założenie i śledzenie drobnych pieniędzy powinno być częścią ogólnego systemu przechowywania dokumentacji dla Twojej firmy.
Pamiętaj, że jeśli nie zarejestrujesz go, nie możesz go odliczyć jako kosztu biznesowego. Upewnij się, że korzystasz ze wszystkich tych drobnych transakcji gotówkowych, dzięki czemu możesz ubiegać się o bardziej uzasadnione wydatki biznesowe i obniżyć podatki biznesowe.