Terminy, Jak wypełnić, gdzie wysłać formularze W-2
Formularz W-2 jest oświadczeniem, które musi być przygotowywane przez pracodawców każdego roku dla pracowników, pokazując całkowite zarobki brutto pracownika, zarobki z Ubezpieczeń Społecznych, zarobki Medicare oraz podatki federalne i państwowe potrącane przez pracownika. Celem tego formularza jest dostarczenie pracownikowi informacji, które muszą być zawarte w jego formularzu podatkowym. Daje także Social Security Administration i informacje IRS do weryfikacji zwrotu podatku dochodowego pracownika.
Kiedy należy wypełnić formularz W-2?
WAŻNA ZMIANA: Począwszy od rocznych raportów podatkowych za 2016 r. I wszystkich kolejnych lat, formularze W-2 i W-3 należy złożyć do Administracji zabezpieczenia społecznego (SSA) do 31 stycznia następnego roku. Tak więc w przypadku płatności podatkowych w 2017 r. Należy złożyć dokument do 31 stycznia 2018 r. Zmiana została wprowadzona w celu ograniczenia oszustw podatkowych. W 2018 roku roczne terminy rozliczeń podatku od wynagrodzeń za 2017 rok zawierają dokładne terminy na bieżący rok.
Formularz W-2 musi być dostarczony pracownikom nie później niż pod koniec stycznia, z informacjami z poprzedniego roku kalendarzowego. Termin ten się nie zmienił. W-2 muszą zawierać formę przekazu W-3, chyba że złożysz podanie w trybie online z SSA. Termin 31 stycznia dotyczy zarówno wysyłanych, jak i internetowych zgłoszeń do SSA. Złożenie wniosku po terminie może skutkować późnym wniesieniem kar.
Tak, musisz złożyć W-2 z Social Security Administration (SSA) w tym samym terminie, w którym udostępniasz formularze pracownikom.
Jest to dobry powód, aby dać pracownikom formularze na początku stycznia, aby można było znaleźć i naprawić błędy przed zgłoszeniem się do SSA.
Części formularza W-2
Formularz W-2 jest formularzem wieloczęściowym:
- Kopia A trafia do Administracji Zabezpieczeń Społecznych. Kopiowanie A jest zwykle drukowane na kolorowej, laserowej, skanowanej przestrzennie formie. Jeśli składasz papierową kopię, musisz użyć tylko papieru dostarczonego przez SSA.
- Kopiuj 1 jest dla miasta, stanu lub miejscowości
- Kopia B służy do wypełnienia federalnego zeznania podatkowego pracownika
- Kopiuj C jest dla danych pracownika
- Kopiuj 2 to kolejna kopia miasta, stanu lub miejscowości
- Kopiuj D jest dla dokumentacji pracodawcy.
Gdzie mogę uzyskać formularze W-2?
Nie możesz po prostu skopiować formularza W-2 z Internetu. Jak wspomniano powyżej, Kopiowanie A formularza jest drukowane na specjalnym papierze. Musisz użyć oficjalnych formularzy. Możesz otrzymać oficjalne formularze W-2 ze sklepu z kopiami, programy podatkowe (poszukaj wersji dla małych firm) lub przygotowujący podatki.
Jakie informacje muszę wypełnić formularzami W-2?
Informacje o Twojej firmie
Dla każdego W-2 musisz podać informacje o swojej firmie:
- Twój numer identyfikacyjny pracodawcy
- Twoja nazwa firmy
- Twój adres biznesowy
- Numer identyfikacji podatkowej Państwa firmy (sprawdź w dziale dochodów państwa)
Informacje o Twoich pracownikach
Dla każdego pracownika będziesz potrzebować aktualnych danych osobowych:
- Numer ubezpieczenia społecznego lub inny numer identyfikacji podatkowej
- Nazwa
- Adres
Informacje o zarobkach pracowników
Następnie będziesz potrzebować informacji o całkowitym wynagrodzeniu i potrącaniu u źródła dla każdego pracownika za ostatni rok:
- Suma wynagrodzeń, napiwków i innych odszkodowań
- Łączne wynagrodzenie w ubezpieczeniach społecznych (do maksymalnej kwoty ubezpieczenia społecznego )
- Łączne wynagrodzenie Medicare (tak samo jak płace całkowite)
- Porady dotyczące zabezpieczenia społecznego i przydzielone wskazówki
Informacje na temat planów emerytalnych
W rubryce 12 należy wskazać, dla każdego W-2, czy każdy pracownik uczestniczy w planie emerytalnym lub niekwalifikującym się planie w firmie, jeżeli pracownik ten jest pracownikiem ustawowym, czy też osoba ta otrzymywała płatność chorobową od strony trzeciej .
Informacje o specjalnych korzyściach
W rubryce 13 W-2 wymagane są informacje o potrąceniach z programów świadczeń pracowniczych i innych potrąceń, które należy zgłosić na zeznaniu podatkowym pracownika. Instrukcje dla formularza W-2 zawierają przewodnik po kodach Box 13.
Numer kontrolny (opcjonalnie)
Możesz dodać wewnętrzny numer kontrolny na każdym formularzu W-2, jeśli płacisz wielu pracownikom. Możesz wygenerować numer samodzielnie, lub twoje oprogramowanie do przygotowywania listy płac może wygenerować ten numer.
Gdzie znajdę informacje dla W-2?
Informacje zawarte w tym formularzu pochodzą z rejestru płac , który pokazuje roczne sumy dla każdego pracownika za płace i potrącenia, wraz z odliczeniami na plany medyczne, konta oszczędnościowe i inne. Będziesz także potrzebował aktualnego formularza W-4 dla każdego pracownika. Formularz W-4 jest używany przez pracownika do podania jego adresu i numeru ubezpieczenia społecznego (lub numeru identyfikacyjnego podatnika ).
Jak wypełnić formularz W-2?
Ten artykuł na temat wypełniania formularza W-2 przeprowadzi Cię krok po kroku przez ten proces .
Jak wysłać formularz W-2? Czy mogę wysłać te formularze online?
Wysyłasz formularz W-2 do Social Security Administration (SSA) do końca lutego. Tak, możesz przesłać te formularze online do SSA, korzystając z usługi Business Online. Jeśli posiadasz 250 lub więcej formularzy W-2, musisz przesłać je do SSA online.
Co się stanie, jeśli popełnię błąd na formularzu W-2?
Zanim wyślesz te formularze do pracowników, sprawdź te typowe błędy. Jeśli popełnisz błąd, możesz łatwo poprawić formularz i przekazać skorygowany formularz pracownikowi. Jeśli błąd zostanie wykryty po przesłaniu formularzy do Social Security Administration, oto proces poprawiania formularza . Musisz również ponownie przesłać formularz przekazu W-3.