Obliczanie potrącenia federalnego podatku dochodowego, podatku FICA i więcej
Czy rozważasz zrobienie własnego przetwarzania listy płac ? Obliczanie potrąceń i potrąceń z wypłat dla pracowników nie jest trudne, jeśli wykonasz kroki opisane tutaj.
Twoim celem w tym procesie jest uzyskanie od kwoty wynagrodzenia brutto (wynagrodzenie brutto to rzeczywista kwota, którą jesteś winien pracownikowi) do wynagrodzenia netto (kwota wypłaty pracownika). Po obliczeniu wynagrodzenia brutto za okres płacenia, należy następnie odliczyć lub potrącić kwoty z podatku federalnego pobieranego u źródła, podatek FICA (Social Security / Medicare) , państwowy i lokalny podatek dochodowy oraz inne potrącenia.
AKTUALIZACJA: Nowe prawo podatkowe wpływa na obliczenia u źródła
Ustawa o podatku i pracy, podpisana przez prezydenta Trumpa 22 grudnia 2017 r., Zmieniła stawki podatkowe dla wielu Amerykanów. Te zmiany stawek oznaczają zmiany w tabelach potrąceń i mogą wymagać nowych formularzy W-4 dla wielu pracowników. IRS opublikował zaktualizowane tabele podatkowe i zachęca pracodawców do wprowadzenia niezbędnych zmian tak szybko, jak to możliwe, ale nie później niż do 15 lutego 2018 roku.
Szczegóły dotyczące wpływu tych zmian na procesy płacowe zostały przedstawione w tym artykule.
Jaka jest różnica między odliczeniami a wstrzymywaniem?
Potrącenie to termin używany do podatków federalnych lub stanowych, takich jak podatek dochodowy i podatek od FICA, które są pobierane z wynagrodzenia pracownika. Potrącenia odnoszą się do innych kwot, które można pobrać z pensji pracownika, takich jak świadczenia emerytalne, koszty opieki zdrowotnej lub specjalne fundusze i darowizny.
Użyj Wynagrodzenia brutto dla wszystkich obliczeń
Wynagrodzenie brutto to kwota wynagrodzenia pracownika za okres rozliczeniowy. Obliczając kwoty potrąceń i potrąceń, do każdego obliczenia należy użyć kwoty brutto płaconej przez pracownika. Obliczenia nie są progresywne, z mniejszymi i mniejszymi kwotami używanymi do obliczeń. Zobacz szczegółowy przykład obliczeń poniżej, aby uzyskać więcej informacji o tym, jak to działa.
Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest obliczenie potrącenia podatku federalnego według metody procentowej (wyjaśnione poniżej).
01 - Krok pierwszy: Uzyskaj formularz W-4 od każdego pracownika
IRS wymaga, aby wszyscy pracownicy w USA podpisali formularz IRS W-4 na wynajem. Formularz ten zawiera ważne informacje, które będziesz musiał zapłacić pracownikowi, i upewnić się, że dochody i potrącenia są poprawnie obliczane na podstawie wynagrodzenia pracownika.
Oprócz nazwiska i adresu pracownika, najważniejsze informacje to:
- Numer ubezpieczenia społecznego pracownika
- Stan cywilny pracownika,
- Liczba uprawnień, które pracownik domaga się i
- Każda dodatkowa kwota, którą pracownik chce wziąć z każdej wypłaty.
Stan cywilny, dodatki i dodatkowe kwoty będą potrzebne przy obliczaniu potrącenia w czwartym etapie.
02 - Krok drugi: Oblicz wynagrodzenie brutto
Wynagrodzenia pracownicze rozpoczynają się od wynagrodzenia brutto. Płaca brutto to całkowita kwota wynagrodzenia. W przypadku pracowników najemnych jest to roczna kwota podzielona przez liczbę okresów płatności. Dla pracowników godzinowych jest to liczba przepracowanych godzin w przeliczeniu na stawkę (w tym nadgodziny).
Jeśli nie jesteś pewien, jakich masz pracowników, przeczytaj ten artykuł na temat różnicy między pracownikami najemnymi i godzinowymi.
Oto przykłady tego, jak obliczana jest płaca brutto zarówno dla pracowników najemnych, jak i godzinowych, jeśli w tym okresie nie uwzględnia się nadgodzin:
Płacącemu pracownikowi wypłaca się roczną pensję. Załóżmy, że roczna pensja to 30 000 $. To roczne wynagrodzenie jest podzielone przez liczbę okresów płacowych w roku, aby uzyskać wynagrodzenie brutto za jeden okres rozliczeniowy. Jeśli płacisz pracownikom najemnym dwa razy w miesiącu, w ciągu roku obowiązują 24 okresy płac, a wynagrodzenie brutto za jeden okres płacy wynosi 1250 $ (30 000 $ podzielone przez 24).
Godzinny pracownik jest opłacany według stawki godzinowej za okres płacenia. Jeśli stawka godzinowa pracownika wynosi 12 USD i przepracowała 38 godzin w okresie płacy, jej wynagrodzenie brutto za tę wypłatę wynosi 456,00 USD (12 USD za 38).
Ale nie masz jeszcze do czynienia z dopłatą brutto, jeśli płacisz za nadgodziny. Następnie musisz obliczyć nadgodziny dla pracowników godzinowych i niektórych pracowników opłacanych. Czas pracy w godzinach nadliczbowych musi zostać doliczony do zwykłego wynagrodzenia, aby otrzymać wynagrodzenie brutto.
03 - Krok trzeci: Oblicz nadgodziny
Wszyscy pracownicy godzinowi mają prawo do nadgodzin, jeśli pracują ponad 40 godzin w tygodniu. Niektórzy pracownicy najemni są zwolnieni z nadgodzin, w zależności od poziomu wynagrodzenia. Osoby zarabiające na niskich zarobkach muszą otrzymywać wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli ich wynagrodzenie wynosi 455 USD na tydzień (23 660 USD rocznie), nawet jeśli są one zwolnione z podatku.
Federalne prawo pracy wymaga minimum wymaganych godzin nadliczbowych 1,5 raza stawki godzinowej za wszystkie godziny powyżej 40 w tygodniu. Możesz zapłacić więcej niż to wymagało nadgodzin, ale dla naszych celów użyjemy wymaganej kwoty. Niektóre stany mają także przepisy dotyczące nadgodzin, które wymagają, aby nadgodziny były płatne z wyższymi stawkami. Sprawdź szczegóły w swoim krajowym departamencie pracy.
Oto przykład obliczania nadgodzin:
Sandy pracuje 43 godziny w tygodniu. Ma prawo do nadgodzin przez 3 godziny przy 1,5-krotności stawki godzinowej. Jeśli jej stawka godzinowa wynosi 12 USD, otrzymuje nadgodziny w wysokości 18 USD za 3 godziny, a za nadgodziny w sumie 54 USD. Te nadgodziny są dodawane do jej regularnej stawki godzinowej w wysokości 480 USD (40 godzin x 12 USD), łącznie 534 USD. Jest to jej wynagrodzenie brutto za okres płacenia.
Te artykuły o nadgodzinach mogą pomóc w rozwiązaniu problemu nadgodzin:
Godzinowi pracownicy i nadgodziny
Pracownicy zwolnieni a niezwalniani: zasady dotyczące nadgodzin
04 - Krok czwarty: Oblicz federalną kwotę podatku u źródła (FIT)
Aby obliczyć odprowadzanie podatku federalnego, będziesz potrzebować:
- Wynagrodzenie brutto pracownika za okres zapłaty
- Formularz W-4 pracownika, oraz
- Kopia tabel podatkowych z IRS w publikacji 15: Przewodnik podatnika dla pracodawców ). Upewnij się, że masz tabelę na prawidłowy rok. Tabela została zmieniona z dniem 1 stycznia 2018 r., Więc będziesz potrzebował tabeli 2018.
Przejdź do strony z publikacji 15, która mówi: "Tabele metod procentowych dla potrącania podatku dochodowego"
Poszukaj tabeli, która pasuje:
- Stan cywilny. Pojedyncze (w tym status głowy gospodarstwa domowego) znajduje się po lewej stronie, a małżeństwo po prawej.
- Typ okresu wypłaty. To waha się od tygodniowego do rocznego (co oznacza, że osoba otrzymuje wynagrodzenie raz w roku). Co dwa tygodnie odbywa się co drugi tydzień (na przykład co drugi piątek), a półroczne to dwa razy w miesiącu (na przykład 1 i 15).
- Następnie znajdź wynagrodzenie brutto osoby na tym stole.
Załóżmy, że patrzysz na tygodniowy okres płac dla osoby zamężnej.
Spójrz w lewą stronę, aby znaleźć kwotę tygodniowego wynagrodzenia brutto dla tej osoby. Powiedzmy, że to 1500 $. Znajdź 1500 $ na liście "Ponad ... ale nie za późno". 1500 USD przekracza 525 USD, ale nie przekracza 1626 USD.
Zobaczysz tę linię:
Kwota podatku dochodowego do potrącenia to:
Zbyt, ale nie nadmiar nadmiaru
525 USD 1626 USD 35,90 USD plus 15% - 525 USD
Do następnej części jest kilka kroków.
1. Odłóż 35,90 $ z kolumny "Kwota podatku do wstrzymania".
2. Następnie należy znaleźć nadwyżkę wynagrodzenia pracownika z numeru w kolumnie "nadwyżki". Odejmij 525 $ od 1500 $; to daje 475 $.
3. Wielokrotność 475 USD o 15% w trzeciej kolumnie. To daje 146,25 $.
4. Dodaj 146,25 $ do 35,90 $ do 182,15 $. To kwota, którą zatrzymujesz od wynagrodzenia danej osoby za federalny podatek dochodowy.
IRS ma kalkulator podatku u źródła, aby ułatwić ten proces, jeśli masz wielu pracowników.
Następnie musisz obliczyć podatki FICA.
05 - Krok piąty: Oblicz oszczędności społeczne i potrącenia Medicare
Musisz odliczać podatki FICA (Social Security i Medicare) od czeków płacowych pracowników . Obliczenie tych potrąceń jest dość proste. Wysokość podatku od FICA wynosi 15,3% wynagrodzenia brutto pracownika.
Połowę całości (7,65%) nie pobiera się od pensji pracownika, a połowę płaci pracodawca.
W przypadku pracownika powyżej, z 1500 USD tygodniowego wynagrodzenia, obliczenie wynosi 1500 USD 7,65% (0,0765), co daje 114,75 USD.
Uważaj, aby nie odliczać zbyt dużego podatku Social Security od pracowników o wysokich dochodach, ponieważ Ubezpieczenia Społeczne są ograniczane co roku, a maksymalna kwota jest ustalana przez Social Security Administration.
Konieczne będzie także rozważenie dodatkowego potrącenia podatku od Medicare należnego od pracowników o wyższych dochodach, który rozpoczyna się, gdy pracownik osiągnie określoną kwotę płatności za dany rok. Dodatkowy podatek wynosi 0,9% wynagrodzenia brutto i zaczyna się od 200 000 USD, w zależności od statusu pracownika W-4. Pracodawca nie płaci dodatkowego podatku.
06 - Krok szósty: Weźmy odliczenia od podatku dochodowego od państwa
Większość państw nakłada podatki dochodowe od wynagrodzeń i płac pracowników. Będziesz musiał przeprowadzić pewne badania, aby określić kwoty tych odliczeń i jak wysłać je do odpowiedniego stanu / lokalnego organu podatkowego. Twoje obowiązki jako pracodawcy za odliczanie, płacenie i zgłaszanie tych podatków są omówione w tym artykule.
Pamiętaj, aby ponownie wykorzystać wynagrodzenie brutto do odliczenia podatku dochodowego od państwa.
07 - Krok siódmy: weź inne potrącenia
Jeszcze nie skończyłeś z dedukcjami. Oto kilka innych możliwych potrąceń z wynagrodzenia pracownika, które możesz potrzebować do obliczenia:
- Odliczenia od składek pracowniczych na pokrycie ubezpieczenia zdrowotnego
- Odliczenia za 401 (k) lub inne składki na program emerytalny
- Odliczenia od wkładów na wewnętrzne fundusze firmowe lub darowizny na cele charytatywne.
Pamiętaj, że wszystkie odliczenia są oparte na wynagrodzeniu brutto.
08 - Wreszcie, na przykład, w jaki sposób będzie wyglądać skrót płacowy pracownika
W przypadku powyższego pracownika tygodniowy skrót płacowy wyglądałby tak:
Płaca brutto FIT Wstrzymywanie FICA Wstrzymywanie płatności z innych źródeł. Wynagrodzenie netto
1500,00 USD 182,15 $ 146,25 $ 0 1171,60 USD
09 - Wykorzystanie tabel metod procentowych do obliczenia potrącenia podatku dochodowego w federalnym systemie podatkowym
Procentowa metoda obliczania potrącenia u źródła jest alternatywną metodą kalkulacji. Obliczenia te nie opierają się na wynagrodzeniu brutto, ale na wynagrodzeniach netto po odliczeniu za całkowite zasiłki pobierane u źródła. Na 2018 r. IRS opublikował szczegółowe informacje na temat ogłoszenia 1036 wyjaśniające, w jaki sposób działa metoda procentowa.
Najpierw należy odjąć całkowitą liczbę uprawnień (na linii 5 formularza) od wynagrodzenia brutto za prawidłowy okres rozliczeniowy. Jeśli pracownik ma dwa świadczenia i jest wypłacany co tydzień, całkowita kwota do odliczenia wynosi 159,60 USD. Jeśli tygodniowe wynagrodzenie pracownika wynosi 650,00 USD, kwota użyta do obliczenia wyniesie 650 USD minus 159,60 USD lub 490,40 USD. Następnie użyj tabeli w Powiadomieniu 1036, aby obliczyć potrącenie w ten sam sposób, co w kroku czwartym.
10 - I nie zapomnij zapłacić swoich podatków płacowych
Musisz dokonać wpłat za pomocą IRS podatków potrącanych z wynagrodzenia pracownika za federalne podatki dochodowe i podatki FICA oraz kwoty, które jesteś winien pracodawcy. W szczególności, po każdym liście płac, musisz
- Zapłać federalny podatek dochodowy od wszystkich pracowników
- Zapłacić podatek od FICA z tytułu wszystkich pracowników, oraz
- Zapłać połowę podatku od FICA dla wszystkich pracowników.
W zależności od wielkości twojej listy płac, musisz dokonywać depozytów miesięcznie lub co pół tygodnia.
Musisz również złożyć kwartalny raport na formularzu 941, zawierający kwoty, które jesteś winien i ile zapłaciłeś.