Co, jeśli uważasz się za super zorganizowanego i już używasz listy kontrolnej podczas planowania wydarzenia, ale spotkałeś się z sytuacjami, w których zdałeś sobie sprawę (zbyt późno), że nie udało ci się uzyskać kilku ważnych szczegółów. Gdzie popełniłeś błąd?
Każde zdarzenie wymaga listy kontrolnej planowania zdarzeń zaprojektowanej z myślą o konkretnym wydarzeniu i dostosowanej do indywidualnych specyfikacji zdarzeń. Każda lista kontrolna planowania zdarzeń jest inna. Jest jednak pięć rzeczy, które musisz mieć na liście kontrolnej planowania zdarzeń, niezależnie od tego, czy planujesz małą imprezę urodzinową, czy dużą funkcję korporacyjną.
Podpisuj umowy na zawody
To może wydawać się oczywiste, ale pamiętaj, aby podpisać - i otrzymać podpisane kopie w zamian - wszystkie umowy potrzebne do tego wydarzenia. Obejmuje to umowy na imprezy z klientem, miejscem, dostawcami, hotelem, rozrywką itd. Uścisk ręki to dobry sposób na prowadzenie działalności gospodarczej, ale nie jest sposobem na zatrudnienie jakichkolwiek sprzedawców, a nie sposób na zaangażowanie się w pracę dla klienta. .
Zdobądź wszystko na piśmie i nie rób żadnej pracy ani nie wydawaj ani grosza na planowanie wydarzenia, dopóki wszystkie dokumenty nie zostaną podpisane i dostarczone. Jeśli jesteś organizatorem imprez, który potrzebuje umowy na wydarzenie dla twoich usług eventowych, kliknij tutaj.
Potwierdź datę i godzinę zdarzenia
W planach na to wydarzenie jesteś pogrążony w kolanach.
Jak ktokolwiek mógł źle odczytać datę? Dostawcy często mają inne interesy. Klienci mogą zgodzić się na datę i godzinę wydarzenia, a następnie po prostu zapomnieć powiadomić Cię o zmianie planów. Zanim zaczniesz planować wydarzenie, sprawdź dokładnie datę i czas rozpoczęcia i zakończenia, a następnie zapisz je na piśmie, aby wszyscy znajdowali się na tej samej stronie.
Zatrudnij dodatkową pomoc
Nie lekceważ wartości dodatkowej pomocy w dniu wydarzenia. Zawsze jest coś, co wymaga opieki, a większość planujących wydarzenia jest już zbyt zajęta prowadzeniem wydarzenia, aby poświęcić swoją uwagę powstającym sytuacjom. Zatrudnienie dodatkowej pomocy jest ważnym krokiem, który często jest pomijany, dopóki nie jest prawdopodobnie za późno na zatrudnienie najlepszych pracowników do pracy. Nie zadowalaj się resztkami, jeśli chodzi o zatrudnianie pracowników. Umieść ten element na liście kontrolnej zdarzeń i zabezpieczyć najlepiej wyszkolony personel z potrzebnym doświadczeniem, które pasuje do budżetu wydarzenia.
Przeprowadź wizytę w witrynie
Nic nie porównuje do wyobrażania sobie czegoś w umyśle, tak jak doświadczanie go z pierwszej ręki. Przeprowadzenie wizyty na stronie wydarzenia wraz z klientem i dostawcami jest kluczowym krokiem w procesie planowania wydarzeń.
Jest to okazja do zadawania pytań, zgłaszania wątpliwości i dojścia do porozumienia w sprawie ustanowienia pokoju, wystroju, umieszczenia rejestracji i ogólnego przepływu wydarzeń. Często zdarza się, że nawet jeśli wydaje nam się, że komunikujemy się jasno, nasza wizja czegoś jest jaskrawym przeciwieństwem tego, co ktoś inny wyobraża sobie w oparciu o nasz opis. Przejrzyj fizyczną przestrzeń podczas etapów planowania, aby nie było żadnych niespodzianek w dniu zawodów.
Dołącz przypomnienia do śledzenia
W idealnym świecie, powiedzenie komuś raz wystarczy, aby zapewnić wykonanie pracy. Niestety, rzeczywisty świat pracy nie działa w ten sposób, a przynajmniej nie zajmuje się planowaniem wydarzeń. Mając wiele szczegółów do zarządzania i wielu graczy zaangażowanych na różnych etapach imprezy, łatwo można coś zgubić.
Tak więc, kiedy opracujesz listę kontrolną planowania zdarzeń, aby utrzymać porządek i zgodnie z harmonogramem, dołącz przypomnienia o pewnych działaniach następczych. Na przykład, jeśli porozmawiałeś z dostawcą o pomysłach z menu, umieść na liście kontrolnej planowania wydarzenia element, który brzmi: "Uzgodnij z zakładem żywienia w proponowanym menu" i "Zaplanuj degustację z zakładem żywienia". W planowaniu wydarzenia nie ma coś takiego, jak potwierdzanie czegoś zbyt wiele razy.