Zanim zaczniesz pisać podręcznik, jedna uwaga:
Pamiętaj, aby mieć adwokata, który jest ekspertem w dziedzinie prawa pracy, przejrzeć swój podręcznik, aby mieć pewność, że nie ma w nim nic, co mogłoby spowodować problemy. Płacenie pełnomocnikowi za udostępnienie tej opinii może uchronić Cię przed dodaniem czegoś, co czytelnik może źle zrozumieć.
Wprowadzenie do podręcznika dla pracowników to więcej niż kilka słów o Twojej firmie.
Pozwala to pracownikom zrozumieć znaczenie podręcznika i obejmuje obszar, w którym pracownicy podpisują się, aby potwierdzić, że przeczytali podręcznik. Oto więcej informacji na temat tego, co zawiera sekcja Wprowadzenie:
- Historia Twojej firmy
Krótko opisz swoją firmę, w tym, jak się rozpoczęła i ważne wydarzenia w jej historii. - Twój Oświadczenie Celu lub Misji.
Jeśli utworzyłeś wizję lub zlecenie misji dla swojej firmy, omów to tutaj. Określenie swojej wizji pomaga pracownikom zobaczyć, w co wierzysz, i sprawia, że są podekscytowani pracą w Twojej firmie. - List powitalny
Dołącz list powitalny, przemówienie bezpośrednio do pracowników i poinformowanie ich o tym, jak ważna Twoim zdaniem jest dla organizacji. - Oświadczenie "To nie jest umowa"
W liście powitalnym lub w osobnym oświadczeniu należy dostarczyć oświadczenie, aby poinformować pracowników, że nie otrzymują żadnych gwarancji:"Niniejszy podręcznik nie stanowi umowy o pracę ani nie daje żadnej gwarancji zatrudnienia".
- Strona podpisu
Dołącz oświadczenie, że wszyscy nowi pracownicy muszą podpisać podręcznik, aby pokazać, że przeczytali dokument i zrozumieli go.
Wprowadzenie jest ważną częścią twojego podręcznika pracownika. Upewnij się, że Twój adwokat w szczególności zapoznał się z tą sekcją.
Tworzenie podręcznika dla pracowników
Pierwsza ważna część podręcznika pracownika zawiera zasady dotyczące pracowników.
Zasady te dostarczają pracownikom informacji na temat ich oczekiwań.
Świadczenia pracownicze
Ostatnia część podręcznika dla pracowników zawiera opis korzyści i czasu, jaki zapewnia pracownikom:
- Frekwencja i punktualność
Dodaj sekcję z informacją, że od pracowników oczekuje się pracy codziennie i na czas. Zdefiniuj "nadmierną" absencję i "nawykowe" spóźnienia. - Przerwy, czasy lunchu, poczekalnia personelu
Czy pracownicy mogą robić przerwy w dowolnym momencie lub czy istnieją określone czasy przerwy? Co na lunch? Opisz protokoły dotyczące korzystania z poczekalni dla personelu. - Oprogramowanie komputerowe i dokumenty
Uświadomić pracownikom prawa autorskie dotyczące dokumentów. Jakie dokumenty nie mogą być kopiowane? Jakie kopie można zrobić z oprogramowania? Gdzie są licencje na oprogramowanie i co mówią? - Poufność; prezenty
Polityki państwowe dotyczące spraw biznesowych i procedur zastrzeżonych. Pracownicy nie powinni przyjmować prezentów od klientów z wyjątkiem bardzo małych tokenów. - Dyscyplina / zakończenie
Opisz procedury dyscypliny, w tym ostrzeżenia, pisemne i ustne. Uwzględnij proces odwołań nawet w małym biurze, aby pracownicy poczuli, że mają "gdzieś się udać". Opisz okoliczności, w których można wypowiedzieć zatrudnienie. Ile zostało podane powiadomienie? Jak są naliczane skumulowane urlopy?
- Narkotyki i używanie alkoholu; polityka dotycząca palenia
Stwierdzenie, że zażywanie narkotyków lub alkoholu na terenie firmy jest przyczyną natychmiastowego zwolnienia. Czy pozwalasz palić na terenie firmy? - Oświadczenie EEOC
Nie dyskryminujesz nikogo z jakichkolwiek powodów; możesz także omówić zakwaterowanie dla religijnych obrzędów i zasad dotyczących osób ubiegających się o wizę i pracowników niepełnosprawnych. - Równa płaca
Oceniasz wynagrodzenie pracownicze w zależności od poziomu pozycji i wyników, a nie od czynników zewnętrznych, takich jak płeć. - Oceny
Powiedz pracownikom, jak i kiedy przeprowadzasz recenzje skuteczności. - Status pracownika (pełny etat w niepełnym wymiarze godzin, okres próbny).
Proszę opisać tygodniowe godziny pracy wymagane w przypadku pełnoetatowego zatrudnienia (32? 35? 40?). Czy pełnoetatowi pracownicy mają świadczenia (takie jak ubezpieczenie zdrowotne), których nie mają osoby pracujące w niepełnym wymiarze godzin? Czy osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze godzin otrzymują płatne wakacje?
- Niepokojenie
Stwierdzaj, że twoja firma nie toleruje tego między pracownikami lub z udziałem klientów. Porozmawiaj o tym, jak należy rozpatrywać skargi na molestowanie. - Zasady wynajmu
Opisz sposób, w jaki reklamujesz pozycję wewnętrznie i zewnętrznie oraz proces rozmowy. - Kod ubioru biurowego
Możesz dołączyć ogólne stwierdzenie o przestrzeganiu zasad dotyczących ubioru, w tym włosów, makijażu, biżuterii. Jeśli pracownicy są zobowiązani do noszenia określonych mundurów, kto za to płaci? Kto płaci za sprzątanie? Fałszywy lub obraźliwy język może być "po prostu przyczyną" rozwiązania. - Orientacja / szkolenie nowych pracowników
Opisz program swojej firmy dotyczący szkolenia w miejscu pracy i orientacji. Czy czas orientacji jest płatny? - Okresy płatności / arkusze czasu / wypłaty / nadgodziny
Jak często płacą pracownicy? (Co dwa tygodnie lub dwa razy w miesiącu są typowe.) Podkreśl, że karty czasu pracy / karty czasu muszą być utrzymywane przez wszystkich pracowników; kiedy należy je włączyć? Podaj, że wypłaty obejmują informacje o odliczeniach, informacje z roku na rok. Stan, kiedy pracownicy kwalifikują się do nadgodzin. - Parking dla pracowników
Opisz swój parking i wszelkie ograniczenia dotyczące jego użytkowania. Czy pracownicy potrzebują karty parkingowej, aby wejść na partie? W jaki sposób partie są monitorowane? - Prywatne połączenia telefoniczne i odwiedzający
Opisz zasady dotyczące odwiedzających i prywatnych połączeń telefonicznych. - Okres próbny
Dobrym pomysłem jest uwzględnienie okresu czasu, zwykle nie dłuższego niż 90 dni, podczas którego oceniany jest nowy pracownik, a zatrudnienie jest "tymczasowe" lub "do woli". Możesz dostosować wynagrodzenie po tym okresie próbnym, aby zachęcić nowego pracownika. Zwykle pracownicy okresu próbnego nie otrzymują zasiłków, ale czy wypłacacie pracownikom na okres próbny płatne urlopy przypadające w okresie próbnym? Czy w tym czasie pracownicy zatrudnieni na okres próbny zaczynają gromadzić czas na obliczanie wynagrodzenia za urlop? - Rezygnacje
Poproś pracownika, który chce zrezygnować, o powiadomienie z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. - Pogoda dni
Opisz, jak i kiedy powiadomisz pracowników, jeśli firma jest zamknięta na wypadek złej pogody. Dołącz oświadczenie o tym, jak będziesz traktować czas wolny pracowników na pogodę, gdy firma pozostanie otwarta. - Okresy oczekiwania
Czy pracownicy muszą odczekać pewien czas, aby otrzymać świadczenia? Czy pracownicy na okres próbny mogą zacząć gromadzić (gromadzić) świadczenia? - Płatny czas wolny (wakacje, dni osobiste, czas choroby)
Ta sekcja jest obsługiwana na wiele sposobów. Nie ma federalnego prawa, które wymaga płacenia pracownikowi za czas wolny, w tym wakacje, święta, czas osobisty lub czas choroby, chociaż "czas wolny" jest wysoko na liście oczekiwań pracowników. Pracownicy mają możliwość wzięcia wolnego bez wynagrodzenia. Wszelkie płatne przerwy będą miały bezpośredni wpływ na wydajność i obsługę klienta. Jednym ze sposobów poradzenia sobie z tym jest zapewnienie ogólnej korzyści z "płatnego urlopu", która z czasem rośnie do maksymalnie "x" godzin. Zapłacony czas może zostać wykorzystany na dowolny cel. Procedura ta nagradza pracowników, którzy codziennie wykonują pracę, dając im możliwość skorzystania z wakacji lub okazjonalnych dni osobistych. Wymagaj od pracowników, aby planowali WOM z dużym wyprzedzeniem, z wyjątkiem chorób. Po zakończeniu tej sekcji jesteś prawie gotowy, aby pokazać ją pracownikom. Ale zanim to zrobisz, zanieś to do swojego adwokata lub adwokata, który jest ekspertem w zakresie prawa pracy do przeglądu.
- Wakacje.
Opisz kwalifikujące się wakacje; jak długo pracownik musi pracować, aby być uprawnionym do urlopu? Jak określana jest długość? W jaki sposób opłacane są wakacje? Co się stanie, jeśli ktoś odejdzie; czy otrzymuje wynagrodzenie za niewykorzystany czas urlopu? Większość pracodawców nie zezwala pracownikom na otrzymywanie wynagrodzenia zamiast na wakacje z kilku powodów. Nie pozwól pracownikowi na przeniesienie urlopu na następny rok; każdy powinien brać urlop co roku. Kiedy pracownicy muszą ogłaszać swoje plany urlopowe? Kto ma pierwszeństwo w planowaniu? - Wakacje.
Żadne prawo federalne nie wymaga wynagrodzenia za urlop; jeśli biuro jest zamknięte, nie musisz płacić za ten czas. Jakie płatne wakacje zapewniasz? Wypisz konkretne święta na każdy rok. Możesz zmienić święta z roku na rok, ale zazwyczaj będziesz musiał zachować ten sam numer. Czy pracownicy muszą pracować dzień wcześniej i dzień po wakacjach, aby otrzymać wynagrodzenie urlopowe? Nie musisz płacić pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze godzin na wakacje, nawet jeśli otrzymują je pracownicy pełnoetatowi. Jeśli zdecydujesz się zamknąć biuro w danym dniu i nie płacić pracownikom, powinieneś powiadomić ich z wyprzedzeniem. - Chory czas / osobiste dni
Większość małych biur uważa, że dużym obciążeniem jest płacenie pracownikom za dodatkowy czas wolny, zarówno pod względem personelu, jak i kosztów finansowych. Możesz oferować pracownikom ograniczoną liczbę dni płatnego życia / choroby rocznie, wiedząc, że prawdopodobnie je zabiorą, niezależnie od tego, czy ich potrzebują, czy nie. Możesz wyznaczyć te dni łącznie jako dni "osobiste", w tym dni chore; nie każ ludziom kłamać, że są chorzy, aby dostać dzień wolny. Nie pozwól pracownikom przenieść tych dni do innego roku; użyj ich lub zgub ich. Czy pracownicy mogą poświęcić ½ dnia lub określoną liczbę godzin, a nie cały dzień? Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin zwykle nie kwalifikują się do zwolnienia chorobowego. Opisz procedurę wnioskowania o osobiste / chore dni. - Obowiązek przysięgłych
Jesteś zobowiązany do zwolnienia pracowników, jeśli pracownik otrzyma wezwanie do pełnienia obowiązków przez ławę przysięgłych. Jak sobie z tym poradzisz? Czy zapłacisz im w tym czasie? Czy zażądasz od nich zwrotu pensji z tytułu przysięgłych, czy też mogą ją zatrzymać? Kiedy często muszą zgłaszać się do pracy ("kiedy sąd nie jest w trakcie sesji")? Pamiętaj, aby rozważyć scenariusz "najgorszego przypadku" w tej sekcji. - Liście nieobecności
Chociaż nie musisz udzielać bezpłatnego urlopu, możesz rozważyć to postanowienie, szczególnie w przypadku wartościowych pracowników. Jaki jest maksymalny czas, w którym ktoś może wziąć bezpłatny urlop, a mimo to mieć zapewnioną pozycję po powrocie do pracy? Jeśli zapewnisz ubezpieczenie, czy dana osoba może kontynuować to ubezpieczenie, jeśli płaci składki? Co dzieje się, gdy pracownik wraca; czy on / ona otrzymuje poprzednie stanowisko? - Urlop wojskowy
Ustawa o zatrudnieniu w mundurach z 1994 r. W sprawie zatrudnienia i praw pracowniczych wymaga od pracodawców rozsądnego wysiłku w celu przekwalifikowania lub podniesienia kwalifikacji pracowników powracających do służby wojskowej. A co z pracownikami, którzy jeżdżą na letni obóz lub innymi krótkoterminowymi zobowiązaniami wojskowymi? Jak potraktować ich zwrot?
Po zakończeniu tej sekcji jesteś prawie gotowy, aby pokazać ją pracownikom. Ale zanim to zrobisz, zanieś to do swojego adwokata lub adwokata, który jest ekspertem w zakresie prawa pracy do przeglądu.
Zastrzeżenie: Nie jestem prawnikiem i nie udzielam porad prawnych. Ten artykuł jest dostarczany w celach informacyjnych i nie należy na nim polegać. Skonsultuj się z pełnomocnikiem tego dokumentu i wszystkich dokumentów tego typu.