Wszyscy nowi pracownicy muszą zweryfikować swoje uprawnienia do legalnej pracy w USA. Proces weryfikacji obejmuje formularz I-9 . Pracownik kwalifikuje się i weryfikuje kwalifikowalność, dostarczając dokumenty. Następnie pracodawca sprawdza dokumenty i zaświadcza, że są one do przyjęcia. Proces wypełniania formularza I-9 składa się z dwóch etapów:
Krok 1 - Pracownik wypełnia Sekcję 1, zaświadczając o przedstawionych dokumentach, oraz
Krok 2 - Pracodawca weryfikuje dokumenty.
Czytaj dalej poniżej, gdzie znaleźć formularze I-9.
Dopuszczalne kryteria dotyczące dokumentów
US Customs and Immigration Service (USCIS) wymienia dokumenty, które są akceptowane jako weryfikacja tożsamości i zezwolenia na pracę.
Dopuszczalne dokumenty muszą określać zarówno (1) tożsamość osoby fizycznej, jak i (2) zezwolenie na pracę. Niektóre dokumenty ustanawiają obie; te dokumenty znajdują się na liście A. Niektóre dokumenty są dopuszczalne w celu ustalenia tożsamości; dokumenty te znajdują się na liście B. Niektóre dokumenty ustanawiają zezwolenie na zatrudnienie; te dokumenty znajdują się na liście C.
Pracodawca może zaakceptować jeden dokument z listy A. Jeśli nie jest dostarczony żaden dokument z listy A, pracownik musi dostarczyć jeden dokument z listy B i jeden dokument z listy C, aby ustalić zarówno tożsamość, jak i kwalifikacje do pracy.
Formularz I-9 nie wymaga od pracownika podania numeru ubezpieczenia społecznego i nie wymaga zdjęcia dokumentu tożsamości (lista B).
Lista dokumentów
Dokumenty, które określają zarówno tożsamość, jak i uprawnienia:
- Paszport USA lub Karta paszportowa USA
- Karta stałego rezydenta lub cudzoziemca ("karta zielona") (formularz I-551)
- Paszport zagraniczny zawierający tymczasowy znaczek I-551 lub tymczasowy nadruk w formacie I-551 na maszynistowskiej wizie imigracyjnej
- W przypadku cudzoziemca nieimigranta upoważnionego do pracy dla określonego pracodawcy, mającego status, paszport zagraniczny z formularzem I-94 lub formularzem I-94A o takiej samej nazwie jak paszport i zawierający potwierdzenie statusu nieimigranta cudzoziemca, o ile ponieważ okres zatwierdzenia jeszcze nie upłynął, a proponowane zatrudnienie nie jest sprzeczne z żadnymi ograniczeniami lub ograniczeniami określonymi w formularzu
- Paszport ze Sfederowanych Stanów Mikronezji (FSM) lub Republiki Wysp Marshalla (RMI) na formularzu I-94 lub I-94A wskazującym na przyjmowanie osób nieimigranckich w ramach Paktu wolnego stowarzyszenia między Stanami Zjednoczonymi a FSM lub RMI
Lista B Dokumenty
Dokumenty określające tożsamość (muszą być używane w połączeniu z dokumentem z Listy C):
- Prawo jazdy lub dowód osobisty wydany przez państwo amerykańskie lub inne posiadanie Stanów Zjednoczonych pod warunkiem, że zawiera zdjęcie lub informacje, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wzrost, kolor oczu i adres
- Dowód tożsamości wydany przez federalne, stanowe lub lokalne agencje rządowe, pod warunkiem, że zawiera zdjęcie lub informacje takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wzrost, kolor oczu i adres
- Identyfikator szkoły ze zdjęciem
- Karta rejestracyjna wyborcy
- Karta militarna USA lub rekord wojskowy
- Legitymacja wojskowa
- Karta morska marynarza morskiego US Coast Guard
- Native American tribal document
- Prawo jazdy wydane przez kanadyjski organ rządowy
- Dla osób poniżej 18 roku życia, które nie są w stanie przedstawić wyżej wymienionego dokumentu: szkolna karta lub karta raportu; rejestr kliniki, lekarza lub szpitala; dzienna lub przedszkolna.
Lista C Dokumenty
Dokumenty, które ustanawiają zezwolenie na pracę (należy stosować z dokumentem z wykazu B):
- Karta Numeru Konta Ubezpieczenia Społecznego inna niż ta, którą gatunek na twarzy wystawia kartę, nie zezwala na zatrudnienie w USA
- Certyfikacja urodzenia za granicą wydana przez Departament Stae (formularz FS-545)
- Poświadczenie urodzenia wydane przez Departament Stanu (formularz DS-1350)
- Oryginalna lub poświadczona kopia aktu urodzenia wydana przez państwo, hrabstwo, władze miejskie lub terytorium USA z oficjalną pieczęcią
- Native American tribal document
- Karta obywatela USA (formularz I-197)
- Karta identyfikacyjna do używania obywatela rezydenta w USA (formularz I-179)
- Dokument zezwolenia na pracę wydany przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego
Więcej na temat dokumentów dla formularzy I-9
- Wszystkie dokumenty używane do weryfikacji uprawnień pracowników do pracy muszą być oryginałami. Kopie dokumentów są niedopuszczalne. Jeśli nie masz pewności, czy dokument jest oryginałem, poszukaj znaku wodnego lub pieczęci.
- Możesz wykonywać kopie dokumentów pracowniczych, ale musisz je przechowywać w bezpiecznym miejscu, aby chronić prywatność pracowników, a także musisz wykonywać kopie dokumentów dla wszystkich pracowników, a nie tylko dla niektórych.
- Nie możesz wymagać pewnych dokumentów lub wyrazić preferencji dla określonych dokumentów. Wszystkie dokumenty na każdej liście są równie akceptowalne.
Jak zdobyć formularze I-9
Zanim zatrudnisz pierwszego pracownika, upewnij się, że masz pod ręką zapas formularzy I-9. Możesz użyć kilku wersji formularza:
- USCIS ma widget na pulpicie, który pozwala wypełnić formularz I-9 z pulpitu komputera.
- Możesz użyć papierowej wersji formularza I-9. Ta wersja nie może być wypełniona i musi zostać wydrukowana.
- Możesz znaleźć papierową wersję formularza I-9 w sklepie z artykułami biurowymi.
Więcej informacji na temat formularza I-9, e-weryfikacji i weryfikacji nowych kwalifikacji pracowników