10 wskazówek dotyczących pisania lepszego dawcy dziękuję listów

by Joanne Fritz

Nigdy nie możesz podziękować zbyt dobrze lub zbyt często

Powiedzenie dziękując dawcy kończy jedną transakcję, ale tworzy pomost do przyszłego wsparcia i głębszego zaangażowania. Zrób to dobrze i jesteś na dobrej drodze do przyszłego sukcesu w pozyskiwaniu funduszy.

Oto dziesięć wskazówek, dzięki którym list z podziękowaniem będzie słuszny.

01 - Zdobądź szybko pocztę

Czterdzieści osiem godzin to idealny czas na list z podziękowaniami. Jeśli to niemożliwe, staraj się nie więcej niż tydzień. Chcesz, aby dawca pamiętał, że przekazał darowiznę, aby twoje podziękowanie wzmocniło jego działanie i nagrodziło go za dawanie.

Szybkie otrzymanie tego listu sprawi, że twoje imię charytatywne utkwi w umyśle darczyńcy, zapewni go, że otrzymałeś darowiznę i zaimponujesz mu swoją wydajnością i troskliwością.

Nawet online darczyńcy powinni otrzymać list z podziękowaniami, ale to jest drogie, a wiele organizacji non-profit przenosi się do sieci tak często, jak to możliwe. W takim przypadku upewnij się, że Twój dawca online nie dostał właśnie e-maila z potwierdzeniem. Poświęć trochę czasu, aby spersonalizować przesyłane e-mailem podziękowania i przekształcić je w coś niezapomnianego

Posmakuj najlepszych praktyk dotyczących listów z podziękowaniami za pośrednictwem poczty elektronicznej . W pełnych skrzynkach pocztowych list z podziękowaniami może pozostać niezauważony, dlatego należy zwrócić uwagę na jego temat i upewnić się, że linia "od" wyraźnie identyfikuje organizację.

Istnieje wiele przeszkód, aby podziękować darczyńcy za pośrednictwem wiadomości e-mail, o których możesz zapomnieć. Musi pozostać poza folderem SPAM , przyciągnąć uwagę darczyńcy i zachęcić go do otwarcia wiadomości. Nie pozwól, aby łatwość i relatywnie niski koszt wiadomości e-mail nie ujawniała jej wad.

02 - Zrób to osobiście

Spersonalizuj swój list z imieniem i nazwiskiem darczyńcy (dwukrotnie sprawdź pisownię i nigdy nie dzwoń do Pani) i pisz bezpośrednio do osoby. Imiona są potężne.

To, co działa dla listu o zbieraniu funduszy, działa również na list z podziękowaniami. Na przykład użyj zaimków osobowych , takich jak "ty", "my" i "ja".

Dołącz informacje o dawcy, na przykład o tym, jak długo są dawcami lub czy podobało Ci się ich oglądanie na ostatnim wydarzeniu. Być może dawca otrzymał nagrodę lub dostał awans. Możesz dodać coś na ten temat do swojego listu.

Dobry system rekordy donor będzie twoim najlepszym przyjacielem, jeśli chodzi o ten poziom personalizacji. Większość systemów, nawet te tanie, ma możliwość przechwytywania aktualnych informacji o twoich dawcach.

Kiedy dawali? Czy zgłosili się na ochotnika? Kiedy po raz ostatni dawca skontaktował się z Twoją organizacją i jaka była natura tej interakcji?

Jeśli jest to darczyńca po raz pierwszy, wyślij pakiet powitalny i poproś darczyńcę o subskrypcję biuletynów i ogłoszeń.

Jeśli dziękujesz dawnemu dawcy, rozważ list odręczny, a nie formalny list lub inny twórczy sposób, by podziękować .

03 - Koordynuj go z tematami kampanii

Koordynuj podziękowania za odwołanie lub kampanię, która przyniosła darowiznę.

Przygotuj szablon listu z podziękowaniami podczas pisania materiałów do pozyskiwania funduszy. Pomyśl o tym w ramach pakietu kampanii. Jeśli darowizna jest odpowiedzią na inny bodziec ... być może wydarzenie, które wystawiłeś ... powiąż list z tym wydarzeniem.

Przejście całego koła do odwołania poprawia lepkość nazwy organizacji w umyśle darczyńcy. Jest to również uspokajające dla dawcy.

Jeśli darowizna jest odpowiedzią na konkretny e-mail odwołania, opracuj stronę docelową po darowizny na swojej stronie specjalnie dla tych darczyńców.

Generic jest obecnie niedostępny. Specyfika tego, co widział dawca, który zmusił go do wydania, jest koniecznością. Na przykład, jeśli ofiarodawca przekazał darowiznę na pomoc ofiarom trzęsienia ziemi, upewnij się, że podziękowania odnoszą się do tej sytuacji.

04 - Wykorzystaj historie, aby połączyć darczyńców z wynikami

Pomóż dawca wizualizować sposób wydawania pieniędzy Najlepszym sposobem na to jest opowiadanie historii o konkretnej osobie, której pomogła darowizna. Historia nie musi być długa. Tylko kilka zdań i użycie imienia osoby może być wystarczające, aby pobudzić empatię u dawcy.

Uczyń ze swojego dawcy bohatera tych historii. Umożliwił tę historię. Zachowaj spis opowieści o dobrych rzeczach, które osiąga Twoja działalność charytatywna. następnie skonfiguruj bloki kopii za pomocą tych historii i odpowiednio je upuść w listach z podziękowaniami.

Częste zmienianie historii sprawi, że Twoje listy będą świeże i ułatwią wysyłanie wielu listów bez konieczności wprowadzania nowych.

Nawet jeśli służysz ludziom w delikatnych sytuacjach i musisz chronić ich tożsamość, istnieją sposoby na opowiadanie swoich historii bez naruszania ich prywatności.

05 - Czy prawdziwy człowiek podpisuje twoje listy

Unikaj podpisów cyfrowych, chyba że wysyłasz tysiące listów na raz. Nawet wtedy, listy rezerwowe, które trafiają do dawców dając znaczące darowizny dla twojego dyrektora wykonawczego, prezydenta zarządu lub wolontariusza organizującego zbiórkę pieniędzy do podpisania. Użyj prawdziwych znaczków pierwszej klasy dla tych liter.

06 - Dodaj osobistą, odręczną notatkę

W razie potrzeby poproś Dyrektora Wykonawczego lub Przewodniczącego Rady o dodanie osobistej notatki do listu. Wielcy darczyńcy, którzy mogą znać twoją ED lub członków zarządu, uważają to za szczególnie satysfakcjonujące.

Wspomnienie niedawnego wydarzenia, w którym uczestniczy dawca, zarówno przypomni darczyńcy o przyjemnym doświadczeniu, jak i doda autentyczności do notatki. Zastanów się nad stworzeniem strony z notatkami z wolontariuszami, którzy mogą pisać notatki na listach lub dołączać notatki pocztowe z odręcznymi wiadomościami.

07 - Dołącz kopertę odpowiedzi

Nie polecam prosić o kolejną darowiznę w liście z podziękowaniami. Szczerze mówiąc, to zniechęca ludzi bardziej niż myślisz. Jednak uwzględnienie koperty odpowiedzi może przypominać dawcy, że przyszłe darowizny są mile widziane.

Wielu darczyńców trzyma te koperty i używa ich na prezent później ... lub nawet od razu. Andrew Olsen z Fundraising Fundamentals jest entuzjastycznie nastawiony do umieszczania kopert z odpowiedziami w podziękowaniach. Zauważył, że organizacje charytatywne, które wykorzystują tę taktykę dla nowych dawców, mają "2-sze wskaźniki konwersji prezentów, które są od 8% do 12% wyższe niż te, które ich nie uwzględniają."

08 - Użyj litery jako potwierdzenia podatkowego

Twój dawca dziękuję może również być pokwitowaniem. Musisz dostarczyć paragon corocznie dla celów podatkowych, jeśli dawca daje 250 USD lub więcej , i możesz włączyć to ujawnienie do tego listu.

Listy z podziękowaniami dzisiaj zawierają zazwyczaj odpowiednie informacje za każdym razem, gdy dawcy udzielają informacji, czy to online, czekiem, czy poprzez comiesięczne dawanie .

Dobrą praktyką jest również przedstawienie podsumowania przyznania za rok na początku przyszłego roku, dokładnie wtedy, gdy darczyńcy zazwyczaj przygotowują swoje zeznania podatkowe . Pamiętaj tylko, że paragon nie jest podziękowaniem . Pokwitowanie powinno stanowić niewielką część listu.

09 - Zaproś więcej zaangażowania

Zawsze miło jest dołączyć zaproszenie do odwiedzenia agencji i zobaczyć swoją pracę z pierwszej ręki.

W dzisiejszym świecie, w którym można prosić o darowizny od ludzi z całego świata, zaangażowanie można osiągnąć poprzez media społecznościowe . Zachęć swojego darczyńcę do śledzenia Twojej organizacji na Facebooku i Twitterze lub w innych sieciach społecznościowych , w których uczestniczysz.

Ponieważ w przesyłanym liście nie ma żadnych hiperłączy, podaj adres swojej strony internetowej, a następnie upewnij się, że Twoje przyciski mediów społecznościowych są łatwe do znalezienia.

Dołącz wyraźne zaproszenie do odwiedzenia strony internetowej i kliknij te przyciski i zarejestruj się, aby otrzymywać biuletyn e-mail lub inną komunikację. Ikony mediów społecznościowych to jedne z najważniejszych elementów na stronie charytatywnej.

10 - Dodaj postcript i podaj dane kontaktowe

Wszyscy jesteśmy skimmerami. Dlatego większość z nas czyta górną część litery, a następnie przeskakuje do PS Następnie możemy wrócić i przeczytać resztę listu. Sprzedawcy marketingu bezpośredniego wiedzą wszystko o PS i zawsze go uwzględniają. Czasami mają więcej niż jeden.

W przypadku PS listu z podziękowaniami, możesz odnieść się ponownie do historii, którą podałeś ("Michael i Jane są bezpieczni i szczęśliwi z twojego powodu") lub umieścić tam ważne informacje kontaktowe.

Dawcy powinni mieć nazwisko, numer telefonu i adres e-mail osoby w organizacji, z którą mogą kontaktować się z pytaniami. Obsługa klienta jest tak samo ważna dla organizacji non-profit, jak i dla firm, więc ułatwisz darczyńcy znalezienie prawdziwej osoby, gdyby miał problem.