Przed przygotowaniem i rozpowszechnianiem formularzy W-2

01 - Upewnij się, że prawidłowo zakwalifikowałeś pracowników jako pracowników

Pracownik to pracownik, który wykonuje pracę na rzecz pracodawcy. Zasadniczo każdy, kto wykonuje usługi dla organizacji, jest pracownikiem, jeśli organizacja może kontrolować, co zostanie zrobione i jak zostanie to zrobione.

Z drugiej strony, niezależny kontrahent to osoba fizyczna lub firma świadcząca usługi na rzecz innej osoby lub firmy. Niezależny kontrahent jest odrębnym podmiotem gospodarczym i nie jest uważany za pracownika. Niektóre przykłady niezależnych kontrahentów to konsultanci, agenci lub brokerzy. Praca niezależnych wykonawców jest często przypadkowa lub nieistotna dla biznesu; na przykład usługa czyszczenia, procesor płac lub usługa IT.

Przeczytaj więcej o klasyfikowaniu pracowników jako pracowników lub niezależnych kontrahentów i skonsultuj się z prokuratorem w celu uzyskania pomocy.

02 - Sprawdź rozkład i daty wysyłki dla bieżącego roku

W procesie W-2 zaangażowane są dwa kroki. Pierwszym krokiem jest dystrybucja formularzy W-2 do pracowników. Drugim krokiem jest złożenie tych formularzy w Social Security Administration. (SSA)

Termin zarówno przekazania pracownikom, jak i zgłoszenia do SSA upływa 31 stycznia następnego roku. Jest to nowy, wcześniejszy termin na złożenie wniosku SSA, aby pomóc w uniknięciu oszustw podatkowych. Przeczytaj więcej na temat terminów W-2 i 1099.

Upewnij się, że dajesz pracownikom formularze na początku stycznia, więc mają czas na ich sprawdzenie, aby uniknąć błędów.

03 - Sprawdź formularze pracownika W-4

Pracodawcy są zobowiązani do posiadania formularza W-4 w aktach dla wszystkich pracowników przez cały czas. Formularz W-4 zawiera informacje niezbędne do określenia kwoty potrącanego federalnego podatku dochodowego pracownika, wykorzystania stanu cywilnego, liczby osób pozostających na utrzymaniu oraz wszelkich dodatkowych kwot do potrącenia.

Formularz W-4 musi być wypełniony przy zatrudnieniu iw dowolnym momencie pracownik chce dokonać zmiany. Pracownik powinien zmienić formularz W-4, jeśli zmieniają się dane osobowe pracownika (w tym stan cywilny i liczba osób na utrzymaniu) lub zmienia się adres pracownika. Pracownik może również w każdej chwili zmienić formularz W-4, aby zmienić kwotę potrącenia podatku u źródła.

Każdego roku przed końcem roku pracodawcy powinni poprosić wszystkich pracowników o zapoznanie się z formularzem W-4, aby upewnić się, że dane osobowe są dokładne.

Upewnienie się, że pracownicy mają dokładne i aktualne informacje na formularzu W-4, pomoże ci przygotować i rozpowszechniać formularze W-2.

04 - Zbierz informacje o płacach za formularze W-2

Najpierw będziesz potrzebować podstawowych informacji o swojej firmie dla wszystkich formularzy W-2:

• Numer identyfikacyjny pracodawcy Twojej firmy
• Nazwa, adres i kod pocztowy firmy
• Twój numer identyfikacji podatkowej firmy

Następnie musisz zebrać informacje o każdym z pracowników, zarówno dane osobowe, jak i informacje o płacach:

• Nazwisko i adres pracownika oraz numer ubezpieczenia społecznego lub inny numer identyfikacji podatkowej
• Kwota wypłacona temu pracownikowi: płace całkowite, napiwki i inne odszkodowania
• Kwota federalnego podatku dochodowego potrącona
• Wynagrodzenia z ubezpieczeń społecznych (do maksymalnej kwoty zabezpieczenia społecznego za rok)
• Wynagrodzenie i pensje Medicare oraz potrącony podatek Medicare, w tym dodatkowy podatek Medicare dla pracowników o wysokich dochodach.
• Przydzielone wskazówki dla pracowników
• Świadczenia z tytułu świadczeń zależnych i inne świadczenia podlegające opodatkowaniu na rzecz pracownika
• Dla każdego stanu, w którym pracownik pracował, stan płac i napiwków wypłaconych i potrącony podatek dochodowy państwa
• Lokalne zarobki i napiwki wypłacane i lokalny podatek dochodowy potrącany.

05 - Przegląd przetwarzania W-2 - W jaki sposób zostaną stworzone W-2?

Jeśli Twoja firma jest nowa w zakresie przetwarzania płac lub jeśli Twoja sytuacja w zakresie płac zmieniła się ostatnio, dobrze jest przejrzeć proces znajdowania, wypełniania i dystrybucji raportów końcowych dla pracowników. Formularze W-2 możesz otrzymać ze sklepu z artykułami biurowymi, z CPA, z oprogramowania podatkowego lub księgowego lub z IRS.

Uwaga: Nie można pobierać formularzy W-2 z IRS ani z innego miejsca w Internecie. Kopia A formularza W-2 ma określony kolor czerwonego atramentu i nie można go powielić. Musisz złożyć swoisty formularz IRS Kopiowania A z Administracją Ubezpieczeń Społecznych (ta kopia jest przechowywana i składana w Social Security pod koniec lutego).

Oto kilka opcji przygotowania formularzy W-2:

• Korzystanie z oprogramowania księgowego . Jeśli masz tylko kilku pracowników i korzystasz z oprogramowania księgowego, możesz mieć możliwość zakupu dodatku do przygotowania formularzy W-2 za pomocą tego oprogramowania.
• Korzystanie z oprogramowania do przygotowania podatku. Jeśli korzystasz z jednego z powszechnych programów do przygotowania podatków, zarówno w trybie online, jak i komputerowym, a zakupiłeś wersję biznesową tego oprogramowania, sprawdź, czy uwzględniono przetwarzanie W-2. Shirley Elmblad, Guide to Financial Software, opublikowała artykuł na temat recenzji oprogramowania podatkowego
• Korzystanie z zakupionych formularzy W-2 . Główne firmy zaopatrujące biura mają wstępnie wydrukowane formularze W-2 do użytku z oprogramowaniem na płycie CD, które pozwala ręcznie wprowadzić informacje o tych formularzach i wydrukować je na drukarce.

Niezależnie od tego, jakiej metody użyjesz do wypełniania i drukowania formularzy W-2, powinieneś również mieć formularze transmisji W-3 .

06 - Zdecyduj, jak rozpowszechniać formularze W-2 wśród pracowników

Po utworzeniu formularzy W-2 kolejną decyzją jest rozprowadzanie ich wśród pracowników. Pamiętaj, że ostateczny termin przekazania formularzy W-2 pracownikom to 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Na przykład, pracodawcy, którzy byli zobowiązani do dystrybucji roku podatkowego 2016 W-2, mają czas do 31 stycznia 2017 r. Na ich dystrybucję.

Masz dwie możliwości dystrybucji drukowanych formularzy W-2 do pracowników: możesz je wysłać pocztą lub rozdać osobiście. Jeśli pracownik odbierze formularz W-2 osobiście, możesz poprosić pracownika o podpisanie formularza, aby uniknąć pytań o to, czy zostało to zrobione.

07 - Sprawdź, czy nie występują błędy przed wysłaniem formularzy W-2 do pracowników

Aby zminimalizować problemy i konieczności ponownego wysyłania formularzy W-2, sprawdź formularze W-2 pod kątem błędów, korzystając z tej listy kontrolnej. Powszechne błędy W-2 obejmują używanie niewłaściwej rocznej formy, niewłączanie informacji, umieszczanie informacji w niewłaściwym opakowaniu i nieumiejętność zatrzymania potrącania składek na ubezpieczenie społeczne w maksymalnej wysokości.

08 - Obsługa wniosków pracowników o duplikaty formularzy W-2

Pracownicy często zgubili lub stracili formularze W-2 i mogą przyjść do działu płac, prosząc o duplikat ich formularza W-2. Zanim rozprowadzisz formularze W-2, zastanów się, jak sobie z nimi poradzisz:

• Jeśli wydrukowałeś formularze wewnętrznie, możesz po prostu ponownie wydrukować formularz W-2 i przekazać go lub przesłać pocztą do pracownika.
• Jeśli formularz został przygotowany przez zewnętrzną usługę płac, może pobierać opłaty za koszty ponownego wydrukowania i przesłania formularza pocztą. Możesz obciążyć pracowników pierwszym duplikatem lub drugim duplikatem w ciągu roku (zdarza się!).

Niezależnie od tego, co zdecydujesz, dobrze jest przekazać pracownikom zasady dotyczące duplikatów formularzy. Posiadanie opłaty za duplikaty formularzy może wydawać się ekstremalne, ale może zmniejszyć liczbę utraconych formularzy, z którymi masz do czynienia.

09 - Złożenie formularzy W-2 i W-3 w Administracji zabezpieczenia społecznego

Po podjęciu decyzji o sposobie przygotowania formularzy W-2 i rozprowadzeniu tych formularzy wśród pracowników (do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym), kolejną decyzją jest ustalenie, w jaki sposób złożyć te formularze w Social Security Administration (SSA) .

Wszystkie formularze W-2 należy składać w ZUS, wraz z formularzem przekazania W-3 . Dwie możliwości przesłania tych formularzy:

• Możesz złożyć wniosek online w sekcji Business Services Online na stronie Social Security. Najpierw musisz się zarejestrować, a następnie wypełnić odpowiednie formularze online. Jeśli składasz online w BSO, nie musisz dołączać formularzy W-3.
• Możesz również przesłać wypełnione formularze W-2 wraz z Formularzem W-3 do Administracji zabezpieczenia społecznego.

Oto więcej informacji na temat przygotowania formularza W-3 .

10 - Sprawdź przepisy państwowe dotyczące dystrybucji formularzy W-2

Po wypełnieniu formularza W-2 dla pracownika, jedna część tego formularza (Kopia 1) jest przeznaczona do przesłania do stanu, w którym pracownik pracuje. Jeśli pracownik pracuje w więcej niż jednym państwie, będziesz musiał przesłać kopię formularza W-2 do każdego stanu.

Każde państwo ma inne wymagania dotyczące składania formularzy W-2 i wszelkich formularzy przekazu. Sprawdź u swojego organu podatkowego lub urząd skarbowy stan, aby poznać wymagania tego państwa.

AKTUALIZACJA: Wiele stanów odpowiada nowemu wcześniejszemu terminowi 31 stycznia na złożenie W-2 z SSA.

Dowiedz się więcej o państwowych podatkach od wynagrodzeń.