Formularz W-3 jest formularzem przekazu, który jest wysyłany do Administracji Ubezpieczeń Społecznych (SSA), przedstawiającej całkowite zarobki, wynagrodzenie z Ubezpieczeń Społecznych, wynagrodzenie za Medicare i potrącenie u źródła dla wszystkich pracowników za ubiegły rok. Tytuł formularza to "Przekazywanie oświadczeń płacowych i podatkowych". Aby przygotować formularz W-3, musisz dodać płace dla wszystkich pracowników w każdej kategorii, od wszystkich formularzy W-2 pracownika, i użyć sumy W-2, aby wypełnić formularz W-3.
Formularz W-2 jest sumą płac i podatków dla pracowników, dzięki czemu mogą oni przesłać te informacje na podstawie swoich zeznań podatkowych.
Kiedy należy wypełnić formularz W-3?
Przed końcem stycznia, po zakończeniu roku podatkowego, należy przesłać formularz W-3 wraz z wszystkimi formularzami W-2 dla wszystkich pracowników . Na przykład, jeśli przygotowałeś W-2 dla pracowników na rok 2016, musisz przesłać wszystkie W-2 wraz z formularzem przekazania W-3, do 31 stycznia 2017 r.
Termin 31 stycznia jest taki sam dla zgłoszenia zarówno formularzy papierowych, jak i dokumentów elektronicznych.
Termin 31 stycznia jest nowy na 2017 rok . Oznacza to, że musisz dostarczyć formularze W-2 pracownikom do tego dnia, a także wysłać formularz W-2 i W-3 do SSA tego samego dnia. Dobrym pomysłem jest przekazanie formularzy pracownikom wcześniej w styczniu, więc jest czas na poprawienie błędów przed przesłaniem wszystkiego do SSA.
Jak uzyskać formularze W-3?
Nie można po prostu skopiować formularza W-3 lub wydrukować go z Internetu, ponieważ formularz jest drukowany specjalnym czerwonym atramentem.
Musisz kupić wymagany typ formularzy W-3 w tym samym miejscu, w którym kupujesz formularze W-2, lub możesz poprosić swojego przetwórcę lub specjalistę ds. Podatków o wypełnienie tych formularzy.
Jak wypełnić formularz W-3?
Oto sekcje formularza W-3, jeśli chcesz samemu przez nie przejść. Sprawdź również instrukcje dla tego formularza.
Informacje o pracodawcy. Ta sekcja (a do h) zawiera wspólne informacje na temat Twojej firmy jako pracodawcy. Kilka notatek:
- Rodzaj płatnika. Większość firm zaznacza pole wyboru 941. Formularz 941 to kwartalny raport płac i podatków wypełniany przez większość pracodawców. Inne opcje to pracodawca domowy i inni.
- Rodzaj pracodawcy. Większość firm sprawdza pole "none apply". Pozostałe pola dotyczą organizacji non-profit i pracodawców rządowych.
- Numer zakładu. Sekcja numeru zakładu została opracowana w taki sposób, aby pracodawcy mogli zidentyfikować różne obszary działalności, według lokalizacji, jednostki zależnej lub działu. Jeśli identyfikujesz numery zakładu, musisz oddzielić formularze W-2 i W-3 dla każdego zakładu. Możesz także połączyć wszystkie zakłady i przesłać wszystkie formularze W-2 razem z jednym formularzem W-3.
Informacje o płacach i podatkach. Druga sekcja, ponumerowana od 1 do 19, odpowiada numerowanym sekcjom na formularzu W-2. W tym formularzu W-3 musisz podać sumy dla wszystkich przesyłanych W-2.
Informacje kontaktowe pracodawcy. Ta ostatnia część formularza wymaga podania danych kontaktowych, w tym adresu e-mail.
Kiedy i jak mogę złożyć formularz W-3?
Formularz W-3 musi zostać przesłany do SSA nie później niż do końca lutego wraz z formularzem kopii A W-2 W-2 dla każdego pracownika.
Sumy dla każdej pozycji na W-3 muszą być równe sumie dla wszystkich tych elementów na wszystkich formularzach W-2 pracownika. W-3 obejmuje również całkowite wynagrodzenie dla państwa i potrącanie u źródła dla wszystkich pracowników.
Musisz złożyć formularz W-3 wraz z formularzami W-2 dla wszystkich pracowników w ostatnim dniu roboczym lutego. Więcej informacji na temat daty zgłoszenia na ten rok można znaleźć w tym artykule na temat terminów składania zeznań podatkowych .
Ostateczny termin składania wniosków do 2016 roku podatkowego W-2s i W-3 to 31 stycznia 2017 r.,
Jeśli Plik Formularzy W-2 elektronicznie
Jeśli zdecydujesz się wysłać pracownikowi formularze W-2 drogą elektroniczną do Administracji zabezpieczenia społecznego, nie musisz kompilować wszystkich informacji W-2 i przesłać formularza W-3.
IRS zdecydowanie sugeruje, że dostarczasz formularze W-2 drogą elektroniczną do Social Security Administration. SSA ma dwie możliwości elektronicznego zgłoszenia, poprzez sekcję Business Services Online:
• W-2 Online. Możesz użyć wypełnionego formularza W-3, aby przesłać maksymalnie 50 formularzy W-2 naraz.
• Przesyłanie plików. Możesz użyć specjalnego oprogramowania podatkowego, które formatuje pliki zgodnie ze specyfikacją SSA dla formularzy składanych W-2 w formie elektronicznej (EFW2).
Znajdź więcej informacji o elektronicznym wypełnianiu formularzy W-2 od Social Security.
Co jeśli popełnię błąd na W-3?
Jeśli masz błąd na W-3, w wyniku obliczeń lub jeśli jeden lub więcej W-2 jest niepoprawny, będziesz musiał złożyć formularz W-2c i W-3c w Social Security Administration. Dowiedz się więcej o poprawianiu błędów w formularzach W-2 i W-3.