Bycie uprzedzonym jest uzbrojone. Zanim wyślesz formularze W-2 do pracowników i zaniesiesz te formularze do Social Security Administration (wraz z formularzem przekazania W-3 ), przejrzyj te typowe błędy, aby uniknąć problemów.
Składanie formularzy W-2 późno
Począwszy od roku podatkowego 2016, termin składania formularzy W-2 (i formularzy 1099) został przesunięty do 31 stycznia. Tak więc formularze W-2 na rok 2017 dla pracowników muszą zostać złożone w Administracji zabezpieczenia społecznego nie później niż 31 stycznia. 2018.
Istnieją kary za późne zgłoszenie. Przeczytaj więcej o nowych terminach dla formularzy W-2 i 1099.
Korzystanie z formularza W-2 Wrong 2 Year
Użyj formularza W-2 w roku, w którym dochód był opodatkowany, a nie w roku, w którym wypełniasz formularz. Na przykład dla wynagrodzeń pracowników w 2015 r. Skorzystaj z formularza W-2 2016 ; ten formularz zostanie przekazany pracownikom i złożony w Administracji zabezpieczenia społecznego w 2017 r.
Brakujące terminy zgłoszenia. Musisz dostarczyć formularze W-2 pracownikom nie później niż pod koniec stycznia, a musisz przesłać te formularze do Social Security Administration nie później niż do końca lutego. Terminy zmieniają się co roku, w zależności od tego, kiedy data przypada w kalendarzu. Jeśli ostateczny termin przypada w weekend lub święto, data jest przenoszona na następny dzień roboczy. Oto dokładne terminy naliczania podatków od wynagrodzeń na koniec roku w bieżącym roku.
Nie używając zatwierdzonej formy W-2
Nie możesz pobrać formularza W-2, skopiuj go i używaj.
Czerwony na A to specjalny atrament. Musisz uzyskać zatwierdzone formularze od dostawcy usług biurowych, urzędu skarbowego lub od firmy programistycznej. Dowiedz się więcej o tym, gdzie możesz uzyskać zatwierdzone formularze W-2.
Niezastosowanie się do wstrzymania wypłaty składek na ubezpieczenie społeczne
Opóźnienia w pobieraniu składek na ubezpieczenie społeczne muszą być zatrzymywane przy maksymalnej wysokości opodatkowanego wynagrodzenia Ubezpieczenia Społecznego za każdy rok.
(To maksymalne zmiany w większości lat odzwierciedlające koszty utrzymania.) Chociaż nie jest to konkretnie błąd W-2, jest on powszechny i spowoduje, że nadmiernie zgłosisz wynagrodzenie z tytułu Ubezpieczenia Społecznego dla pracownika. Następnie musisz oddać pracownikowi nadwyżkę i skorygować zarówno W-2, jak i Formularz 941 , kwartalny raport płacowy i podatkowy dla wszystkich kwartałów, które odzwierciedlają nadwyżkę. Na przykład, jeśli pracownik osiągnął maksymalną kwotę potrąconą u źródła we wrześniu, należy zmienić formularz 941 na trzeci kwartał.
Wysyłanie formularzy W-2 do IRS
Formularze zabezpieczenia społecznego należy przekazać pracownikom do końca stycznia i złożyć do Administracji Ubezpieczeń Społecznych do końca lutego wraz z formularzem przekazania W-3, który gromadzi wszystkie informacje od wszystkich W-2.
Nie można uzyskać zwolnienia z podatku IRS za nieskładanie
Pracodawcy składający 250 lub więcej formularzy W-2 muszą uzyskać zwolnienie, jeśli nie życzą sobie e-pliku. Przeczytaj więcej o tym, jak uzyskać zwolnienie z wypełniania formularzy W-2 drogą elektroniczną (PDF).
Wykonywanie tych typowych błędów formularzy na formularzu W-2
Najczęstsze błędy formularzy na formularzach W-2 to:
- Niewłączenie wartości dziesiętnych i centów w kwotach
- Nie można użyć czarnego atramentu (zbyt lekkie wpisywanie wpisów)
- Wprowadzanie zbyt dużych lub zbyt małych wpisów. IRS sugeruje użycie 12 pkt. Czcionka typu Courier do drukowania W-2s.
- Niewłaściwe formatowanie nazwy pracownika. Imię pracownika i środkowy inicjał znajdują się w pierwszym polu, nazwisko pracownika pojawia się w drugim polu, a każdy sufiks (np. "Jr") znajduje się w trzecim polu.
Korzystanie z oprogramowania finansowego może pomóc w uniknięciu wielu z tych błędów w formularzach W-2, zwłaszcza w błędach formalnych, a oprogramowanie może ostrzec użytkownika, gdy osiągnie maksymalną kwotę wynagrodzenia z systemu zabezpieczenia społecznego. Zapoznaj się z tym artykułem na temat oprogramowania księgowego 2012 autorstwa Rosemary Peavler, Guide to Business Finance, koncentrując się na programach obejmujących funkcje płac.
Jak poprawić formularz W-2
Musisz dostarczyć formularz W-2 każdemu pracownikowi do końca stycznia każdego roku (za poprzedni rok kalendarzowy), ale nie musisz przekazywać tych formularzy do Social Security Administration (SSA) do końca lutego. To opóźnienie zapewnia czas na poprawienie błędów.
Jeśli możesz poprawić błąd przed wypełnieniem formularza SSA, po prostu wprowadź poprawkę i prześlij poprawiony formularz.
Jeśli znajdziesz błąd po wypełnieniu formularza SSA, musisz przesłać poprawioną W-2 wraz ze skorygowanym formularzem przekazu W-3c).
Przeczytaj więcej szczegółów na temat wprowadzania poprawek do formularza W-2 po przesłaniu go do Social Security Administration.