Opanuj swój system archiwizacji!
Bardzo ważne jest poświęcenie czasu na uporządkowanie systemu archiwizacji. Chociaż każdy chciałby mieć biuro bez papieru , w rzeczywistości wiele małych firm wciąż musi przechowywać dokumenty papierowe, takie jak faktury , pokwitowania itp., I móc je łatwo odzyskać, gdy jest to wymagane.
Prawidłowe składanie paragonów jest szczególnie ważne; nieistniejący lub niechlujny system zgłoszeń może dodać dni dodatkowego wysiłku w czasie podatku dochodowego, ponieważ nie chcesz stracić ulgi podatkowej z powodu brakujących paragonów.
A jeśli Twoja firma kiedykolwiek podlega kontroli i nie jesteś w stanie przedstawić wymaganych dokumentów na poparcie swoich wydatków, twoje roszczenia zostaną najprawdopodobniej odrzucone, a twoja deklaracja podatkowa ponownie oceniona .
Jako właściciel małej firmy musisz szybko i łatwo operować przy biurku . Mimo że utworzenie pliku papierowego brzmi trudno, jest to stosunkowo łatwe zadanie, które można ułatwić dzięki kilku poradom i sztuczkom.
Jak zorganizować swój system składania
(1) Usiądź przy biurku przez kilka minut i zorientuj się, gdzie instynktownie szukasz rzeczy.
Mam szufladę na prawo od mojej stacji roboczej. Kiedy po raz pierwszy skonfigurowałem swój system archiwizacji, nie miałem w nim nic. Kiedy szukałem długopisów, spinaczy lub zszywacza, to było to pierwsze miejsce, na które wyglądałbym, chociaż wiedziałem, że jest pusty. Więc naturalnie wkładam do tej szuflady pióra, spinacze i zszywacze. Dla mnie był to naturalny dom dla tych przedmiotów.
Wszyscy podejdą do tego inaczej, a to, co działa dla jednej osoby, może nie działać dla kogoś innego. Poświęć kilka minut, aby usiąść w swoim głównym miejscu pracy i sięgnąć po sprzęt, materiały i pliki. Pomoże Ci to w ustaleniu idealnego miejsca do złożenia tych przedmiotów osobiście.
(2) Teraz, gdy już wiesz, gdzie w naturalny sposób będziesz poszukiwał informacji, musisz ustalić, czy alfabetyczny, numeryczny lub przedmiotowy zbiór dokumentów będzie dla Ciebie najlepszy.
Jak zorganizujesz swoją papierkową robotę w kategorie zgłoszenia (np. Wydatki, finanse, marketing )?
Jak znaleźć dokumenty związane z wydatkami związanymi z działalnością gospodarczą, takie jak wyciągi bankowe, rachunki za media, rachunki wydatków biurowych, dzienniki przebiegu pojazdu itp.? Co z informacjami o klientach - czy szukasz rzeczy według nazwiska klienta? Według numeru referencyjnego? Jest to bardzo ważny krok, ponieważ określi, w jaki sposób będziesz rozkładał swój system archiwizacji. Po ustaleniu kategorii, z których będziesz korzystać, zdecyduj, czy chcesz pójść dalej i tworzyć podkategorie. Zrób to, zanim kupisz coś dla swojego systemu archiwizacji.
(3) Następnie z grubsza określ swoje potrzeby związane z pamięcią masową.
Czy masz dużą liczbę plików, do których masz dostęp na co dzień? Czy masz dostęp do swoich plików tylko raz w tygodniu? Odpowiedzi będą określać, czy potrzebujesz biurkowego uchwytu na pliki, dwóch szafek z szufladami blisko biurka, czy też czteropozycyjnej bocznej szafki na dokumenty w całym pokoju.
Wybieraj ostrożnie. Zezwalaj na wzrost, patrząc na szafki na dokumenty - kup coś, aby pomieścić dwa razy pliki, które Twoim zdaniem będą teraz dostępne. Ograniczy to liczbę przypadków, w których będziesz musiał zreorganizować swój system archiwizacji.
(4) Zainwestuj w dobry system etykietowania dla jasności i łatwego dostępu.
Odczytanie etykiet plików wydaje się oczywiste, ale przejrzystość etykiet pozwala zaoszczędzić więcej czasu na wypełnianie dokumentów, niż można sobie wyobrazić.
Większość firm, które tworzą etykiety, udostępnia szablony, które integrują się z najpopularniejszym oprogramowaniem do edycji tekstu. Możesz wziąć pod uwagę jeden z małych systemów do tworzenia etykiet, który może teraz drukować poszczególne etykiety mailingowe. Przedmioty, które wykonują podwójne obowiązki, są zwykle mądrą inwestycją.
(5) Teraz jesteś gotowy do zakupu folderów plików.
Najlepszą inwestycją jest zakup kolorowych wiszących folderów (upewnij się, że plastikowe zakładki są dołączone) i zwykłych folderów plików. Kolorowe foldery wiszące są najlepsze z dwóch powodów:
- są one łatwo dostępne
- ułatwiają rozpoznawanie kategorii
Na przykład, jeśli umieścisz wszystkie pliki klientów w żółtych folderach wiszących, informacje finansowe w niebieskich folderach i wszystko, co związane z marketingiem w czerwonych folderach, z łatwością zobaczysz, gdzie powinieneś szukać konkretnego pliku.
Proste jest najlepsze
Zasada KISS ma zastosowanie do tworzenia łatwego w użyciu i łatwego do rozbudowania systemu plików. Keep it Simple Sweetheart! Szerokie kategorie tematyczne pozwolą Ci łatwo dodawać nowe pliki w miarę ich wzrostu i wyeliminują konieczność regularnego uaktualniania lub reorganizacji Twojego zbioru plików.
Utrzymanie tego w prosty sposób ułatwi integrację plików papierowych i cyfrowych w ramach ogólnego systemu zarządzania dokumentami .
Idź elektronicznie, gdzie to możliwe
Jeśli próbujesz zazielenić swój biznes i przejść na "Biuro bez papieru", możesz zeskanować pokwitowania wydatków i przechowywać je wraz z innymi cyfrowymi informacjami księgowymi. Niektóre z nowszych aplikacji do obsługi księgowości w chmurze ułatwiają to dzięki aplikacjom mobilnym, które umożliwiają pobieranie telefonu komórkowego z pokwitowaniem wydatku i nagrywanie go w locie (zobacz Najlepsze oprogramowanie księgowe dla małych firm w Kanadzie ).
Należy pamiętać, że papierowe kopie lub cyfrowe zdjęcia rachunków wydatków są ogólnie akceptowalne przez Canada Revenue Agency (CRA) pod warunkiem, że są czytelne. W przeciwnym razie agencja ratingowa może zażądać przedstawienia oryginalnych dokumentów papierowych podczas audytu lub rutynowej prośby o dokumentację, tak więc oryginały należy zawsze przechowywać przez wyznaczony czas. (Zobacz Jak długo muszę przechowywać swoje dokumenty biznesowe, aby uzyskać więcej informacji.)