5 sposobów na ograniczenie czasu spędzonego na złożeniu wniosku
Ale niestety, nienawidź go, czy nie, kiedy prowadzisz małą firmę, wypełnianie zgłoszenia musi nastąpić, albo wkrótce twoje biurko zapadnie się pod ciężarem całego papieru, który się piętrzy. Co jest nienawistnego do zrobienia?
Istnieją dwa podejścia do problemu, które mogą pomóc.
Możesz postarać się, aby składanie czasu było jak najkrótsze (metoda, którą doskonaliłem przez wiele lat w pracy w biurze) lub sprawić, by Twój czas spędzony na zabawie był jak najbardziej przyjemny (coś, co staram się osiągnąć). Przyjrzyjmy się wskazówkom na temat zmniejszenia czasu, jaki faktycznie spędzasz na składaniu dokumentów.
Rozdrobnić i poddać recyklingowi, gdy to możliwe
Pierwsze pytanie na temat jakiejkolwiek kartki papieru, która czeka na ciebie, abyś ją złożył, brzmi: "Czy ten dokument musi zostać złożony?"
Wiele dokumentów przesyłanych pocztą może trafić bezpośrednio do niszczarki. Na czym polega złożenie reklam lub listów informacyjnych od innych firm? Kiedy masz do czynienia z pocztą, przeczytaj fragment wiadomości jeden raz, zdecyduj, czy będziesz potrzebował jej za rok, a następnie odpowiednio ją skopiuj lub zniszcz.
Jest duża szansa, że składasz również mnóstwo wydrukowanych dokumentów, których nie musisz składać - a nawet nie możesz drukować w pierwszej kolejności.
Nie ma potrzeby składania papierowych kopii faktur lub listów, na przykład, jeśli twoje pliki elektroniczne są zorganizowane i postępujesz zgodnie z odpowiednimi procedurami tworzenia kopii zapasowych.
A więc, gdy walczysz ze stosem dokumentów, zniszcz "papier, na którym możesz żyć bez".
Użyj systemu przechowywania, który ułatwia wykonywanie innych czynności biurowych, a nie trudniejszych.
Większość dokumentów, które muszę złożyć, jest związana z procesem prowadzenia działalności gospodarczej - a dokumenty te muszą zostać wprowadzone do systemu księgowego, zanim cokolwiek innego zostanie z nimi zrobione.
Zamiast więc przyjmować ten paragon na kasetę z tonerem do drukarek i umieszczać go pod "P" w moim głównym systemie plików, składam go w moim "pierwszym" systemie segregacji, serii folderów oznaczonych miesiącem i rokiem.
Na przykład, jeśli kupiłem kasetę z tonerem we wrześniu 2017 r., To plik, w którym się znajduje, wraz z pozostałymi rachunkami, pokwitowaniami i innymi dokumentami biznesowymi, które pojawiły się w ciągu tego miesiąca. Łatwo jest przejrzeć folder pod koniec miesiąca i wprowadzić wszystkie zapisy księgowe, które należy wprowadzić (lub jeśli nie robisz tego samemu, przekazujesz miesięczny folder swojemu księgowi lub księgowemu) .
Zwróć uwagę, że prowadzimy firmę usługową , a nie detaliczną, więc siadając i pracując na kontach raz w miesiącu, pracuję dla mnie. Będziesz musiał odpowiednio zmodyfikować koncepcję miesięcznego folderu, jeśli chcesz regularnie aktualizować konta.
Pomyśl zanim złożysz plik
Co się dzieje po tym, jak użyłem folderów miesięcznych do księgowania? Dokumenty należy przenieść do "głównego" systemu archiwizacji . Ale zamiast składać każdy dokument indywidualnie w zależności od jego tytułu, logicznie loguję się do grupy, procedura zgłoszenia jest znacznie szybsza.
Rzućmy okiem na przykład na kasetę z tonerem do drukarki.
Zamiast składania tego paragonu pod literą "P" dla kasety z tonerem do drukarki, chciałbym ją złożyć w dziale Materiały biurowe - paragony, w tym samym miejscu, w którym składałem dokumenty, takie jak paragon na kolekcję karteczek pocztowych lub paragon na drukarkę papier. To nie tylko przyspiesza składanie, ale także ułatwia późniejsze wyszukiwanie dokumentów.
Używaj całych słów i fraz na etykietach plików, a nie tylko liter
Nie ma zasady, która mówi, że ograniczasz się do pojedynczych liter podczas tworzenia podziałów w swoim systemie plików. A jeśli to zrobisz, sprawisz, że twoje zgłoszenia będą niepotrzebnie powolne i skomplikowane. Dostosuj swój system archiwizacji, aby móc skorzystać z wypełniania formularzy przez grupę i znaleźć odpowiednią lokalizację, aby szybciej umieścić dokument.
Na przykład, zamiast tylko sekcji mojego zbioru plików oznaczonej "C", mam także sekcję "Pliki klienta".
Pliki w "Pliki klienta" są uporządkowane alfabetycznie. Piękno dostosowywania swojego systemu archiwizacji w ten sposób polega na tym, że zawsze można je dalej podzielić i zorganizować, jeśli zajdzie taka potrzeba. Tak więc główny klient może mieć dzielnik systemu plików oznaczony swoim nazwiskiem w sekcji "Pliki klienta", aby ułatwić znajdowanie dokumentów związanych z nią.
W tym przykładzie etykiety w systemie plików będą miały oznaczenie "B", "C", "Pliki klienta", "D" ... Zobacz, o ile łatwiejsze staje się wypełnianie zgłoszenia?
Kolejna wskazówka, by przyspieszyć wypełnianie zgłoszenia: nie zapomnij również o dostosowaniu alfabetu. Zamiast po prostu mieć sekcję "M", oznacz także "Mc".
Zachowaj swój "pierwszy" system archiwizacji blisko i wygodnie
Drugą wielką zaletą korzystania z dwustopniowego systemu archiwizacji, takiego jak opisany powyżej, jest to, że znacznie łatwiej jest utrzymać pierwszy etap swojego zbioru dokumentów (folderów miesięcznych) fizycznie blisko miejsca pracy . Będziesz o wiele bardziej skłonny do natychmiastowego składania dokumentów, zamiast pozwolić im się zgromadzić, jeśli masz bliskie, zorganizowane miejsce do ich złożenia.
Tak więc umieść swoje foldery z ostatniego, bieżącego i przyszłego miesiąca w zasobniku lub użyj pliku koncertowego i umieść go w zasięgu ręki w swoim obszarze roboczym. Większość twojego zbioru ("główny" system archiwizacji, jak to nazwaliśmy powyżej, może być w całym pomieszczeniu lub nawet w zupełnie innym pomieszczeniu, ale w interesie oszczędzania czasu nie powinieneś wstawać do zrób pierwszy etap rejestracji.
Jak sprawić, by rejestracja była przyjemnością
Wskazówki, które przekazałem ci do tej pory, powinny pomóc ci skrócić czas spędzany na wypełnianiu formularzy i zapobiec zamarzaniu mózgu. A co z tym, że twoje składanie czasu jest fajniejsze?
Tak naprawdę jedyną strategią, którą tu wymyśliłem, jest natychmiastowa przekupstwo, nagradzając się ciasteczkiem, jeśli zagram przez pewien czas. To zadziała, ale może doprowadzić do założenia dużej ilości funtów, jeśli masz dużo do zrobienia.
Możesz też zastosować bardziej artystyczne podejście, używając wszystkich różnych kolorów do swoich folderów i używając nietypowych czcionek lub kaligrafii dla etykiet. Niezależnie od tego, czy sprawi to, że twoje zgłoszenie będzie bardziej zabawne, z pewnością sprawi, że stanie się bardziej atrakcyjne.
I kto wie? Może tylko fakt, że twoje zgłoszenie jest o wiele szybsze, skoro jest tak dobrze zorganizowany, sprawi, że będzie o wiele więcej zabawy.