Musisz mieć dziennik, aby uzasadnić roszczenia dotyczące wydatków na samochód
Jak zachować rejestr przebiegu
Zarówno Internal Revenue Service (IRS), jak i Canada Revenue Agency (CRA) twierdzą, że prowadzenie dokładnego dziennika podróży służbowych przez cały rok jest najlepszym dowodem na poparcie roszczeń z tytułu wydatków na pojazdy samochodowe.
Następujące informacje powinny być rejestrowane w dzienniku okrętowym za każdym razem, gdy pojazd jest wykorzystywany do celów służbowych:
- data,
- punkt startowy,
- przeznaczenie,
- cel twojej podróży;
- przebieg pojazdu,
- przebieg kończenia pojazdu,
- całkowita liczba kilometrów przejechanych (lub kilometrów w Kanadzie).
Przykładowy przebieg przebiegu
Księgi przejazdów milowych są zazwyczaj dostępne w sklepach z artykułami biurowymi lub można użyć poniższego szablonu, który można skopiować do dokumentu Word, Excel lub podobnego dokumentu biurowego, zaznaczając tekst i używając opcji Kopiuj / Wklej (przy użyciu systemu Windows, zaznacz tekst, który ma zostać wybrany myszy i naciśnij CTRL-C, aby skopiować i CTRL-V, aby wkleić).
| Data | Rozpoczęcie przebiegu | Koniec mil | Przebieg ogółem | Cel biznesowy | Park $ | Tolls $ | Inne $ |
Automatyczne śledzenie przebiegu
Ręczne wprowadzanie informacji o podróży do dziennika podróży jest uciążliwe, szczególnie jeśli wykonujesz wiele podróży służbowych. Na szczęście istnieje kilka aplikacji śledzących przebieg dostępnych dla smartfonów Apple i Android, które korzystają z GPS telefonu, aby śledzić każdą milę / kilometr w celach biznesowych.
Za niewielką miesięczną opłatę aplikacja zarejestruje informacje o Twojej podróży służbowej i umożliwi pobranie podsumowania przebiegu swojego zeznania podatkowego. Niektóre z bardziej popularnych aplikacji do monitorowania przebiegu to:
- MileIQ (IOS i Android)
- Dziennik wydatków milowych (tylko IOS)
- TripLog (IOS i Android)
Użytek biznesowy kontra osobisty
Zarówno IRS, jak i CRA są czujni w kwestii nadmiernych roszczeń związanych z korzystaniem z pojazdów osobistych w celach biznesowych - twierdzenie, że większość lub całość przebiegu pojazdu do celów biznesowych jest pewnym sposobem na uzyskanie dodatkowej kontroli ze strony organów podatkowych i ewentualnego audytu . (Zobacz 10 czerwonych flag, które skontrolują Twój kanadyjski drobny biznes ).
Dlatego, gdy przychodzi czas, aby ubiegać się o swoje wydatki związane z pojazdami mechanicznymi, musisz wiedzieć, ile kilometrów lub kilometrów przejechałeś niezwiązanych z biznesem, a najprostszym sposobem, aby to zrobić, jest ustalenie, ile kilometrów lub kilometrów masz napędzane przez cały rok, porównując odczyt licznika pojazdu na koniec roku podatkowego z tym, jaki był na początku roku.
Następnie, po uzyskaniu danych za dany rok, w celu obliczenia roszczenia z tytułu kosztów związanych z pojazdami mechanicznymi , należy zsumować wszystkie mile / kilometry przejechane w celach biznesowych w ciągu roku.
Twój osobisty użytek to całkowity przebieg na rok minus przebieg w interesach.
Dobra wiadomość dla podatników kanadyjskich - możesz użyć uproszczonego rejestru przebiegu CRA jako dowodu
Kanadyjska Agencja Revenue zezwala teraz małym firmom na ograniczenie zapisów w dziennikach i wykorzystanie trzymiesięcznego dziennika próbek do ekstrapolacji wykorzystania działalności gospodarczej przez cały rok.
Aby skorzystać z uproszczonego dziennika podróży:
- Musisz wcześniej prowadzić dziennik przebiegu przez jeden pełny rok, aby ustalić rok, w którym firma korzysta z pojazdu.
- Musisz mieć ten dziennik przez jeden pełny rok w roku 2009 lub później.
- Użytkowanie pojazdu w celach służbowych przez rok, w którym korzystasz z uproszczonego dziennika połowowego, musi znajdować się w granicach 10% wyników działalności gospodarczej pojazdu zarejestrowanego w roku bazowym.
Agencja ratingowa mówi również, że przedsiębiorstwa będą musiały wykazać, że użytkowanie pojazdu w roku bazowym pozostaje reprezentatywne dla jego normalnego użytkowania.
Wszystkie te rzeczy są prawdziwe, wtedy będziesz w stanie prowadzić dziennik przez zaledwie trzy miesiące, a następnie obliczyć wykorzystanie pojazdu w celach biznesowych przez pomnożenie wykorzystania działalności, jak określono w roku bazowym, przez stosunek okresu próbnego i okresu roku bazowego , używając tej formuły:
(Przykładowy okres roku% ÷ Rok bazowy%) × Rok bazowy roczny% = Obliczone roczne zużycie komercyjne
Zauważ, że aby to zrobić, będziesz musiał wiedzieć, jaki był twój procent wykorzystania biznesowego dla danego trzymiesięcznego okresu w roku, którego używasz jako roku bazowego, abyś mógł porównać go do nowego okresu próbnego.
Jeśli więc, na przykład, zachowałem uproszczoną historię przebiegu CRA w styczniu, lutym i marcu ostatniego roku podatkowego, muszę również wiedzieć, jaki procent mojego wykorzystania biznesowego mojego pojazdu miałam w styczniu, lutym i marcu w trakcie roku bazowego kiedy trzymałem dziennik przebiegu przez cały rok.
Oto przykład:
Załóżmy, że przez pierwsze trzy miesiące w roku prowadziłem uproszczony dziennik i stwierdziłem, że mój udział procentowy pojazdu w jeździe wynosi 64%.
Wracam do pełnego pełnego rocznego rejestru przebiegu w roku podatkowym 2015, który wybrałem jako rok bazowy, przyjrzyj się rekordom w styczniu, lutym i marcu i ustal, że moje wykorzystanie procentowe pojazdu w tym czasie było 68%. Mój procent wykorzystania mojego pojazdu do celów biznesowych przez cały rok bazowy wyniósł 70%.
Następnie stosując wzór do ekstrapolacji moich trzech miesięcy danych w moim uproszczonym dzienniku połowowym, aby objąć cały rok:
(64% ÷ 68%) x 70% = 65%
Tak więc 65% to roczne zużycie procentowe pojazdu, które twierdzę, używając danych z mojego uproszczonego dziennika - liczba ta będzie akceptowalna dla Kanadyjskiego Urzędu Skarbowego, ponieważ mieści się w dopuszczalnym zakresie 10%.
Aby uzyskać więcej informacji na temat ubiegania się o wydatki na działalność związaną z korzystaniem z pojazdu w celu uzyskania dochodu z działalności gospodarczej, zobacz Jakie wydatki na pojazdy silnikowe możesz ubiegać się o podatek dochodowy w Kanadzie?
Koszty zakupu pojazdu i zasiłek na koszty kapitałowe w Kanadzie
Jeśli kupiłeś pojazd do użytku w swojej firmie, będziesz również chciał przeczytać Wydatki na pojazdy silnikowe związane z zakupem pojazdu i jak ubiegać się o CCA (zasiłek kosztów kapitałowych) w pojeździe kupionym w celach biznesowych, w którym wyjaśniono, jak odpisać koszt Twojego samochodu poprzez zasiłek kosztów kapitałowych .
Zobacz też:
Zasady dotyczące wydatków na posiłki i rozrywkę w kanadyjskim podatku dochodowym
Najbardziej zaniedbane ulgi podatkowe dla małych firm w Kanadzie
6 Odliczeń z tytułu podatku od działalności gospodarczej, których nie chcesz przegapić