Jak stworzyć system zarządzania dokumentami dla małych firm
W wielu firmach zarządzanie dokumentami koncentruje się na organizacji i przechowywaniu dokumentów. Chcą mieć możliwość przechowywania dokumentów w zorganizowany i bezpieczny sposób, który nadal pozwala na łatwe odnalezienie dokumentów.
W tym artykule pokażemy, jak stworzyć system zarządzania dokumentami, który dokładnie to robi.
Jeśli wpiszesz "zarządzanie dokumentacją" w dowolnej wyszukiwarce, otrzymasz długą listę "rozwiązań" do zarządzania dokumentami, z których wiele zawiera oprogramowanie lub aplikacje, które reklamują zalety posiadania biura bez papieru .
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami lub aplikacje zostały zaprojektowane w celu usprawnienia obsługi plików elektronicznych przez firmę . Problem polega na tym, że wiele małych firm ma do czynienia z mieszankami staromodnych danych na papierze i plikach elektronicznych - a w niektórych przypadkach odsetek danych papierowych jest znacznie większy.
Jednym z rozwiązań problemu mieszanego środowiska danych byłoby wykorzystanie systemu obrazowania dokumentów w celu przekształcenia wszystkich dokumentów firmy w formę elektroniczną. Jest to jednak zbyt kosztowne i czasochłonne dla wielu małych firm.
Dobrą wiadomością jest to, że możesz wprowadzić podstawy systemu zarządzania dokumentami bez kupowania specjalnego oprogramowania lub przeglądania dokumentów hurtowych.
System nie musi być skomplikowany; po prostu trzeba poświęcić trochę czasu na planowanie i wdrażanie.
Jak stworzyć system zarządzania dokumentami
Ustanowienie systemu zarządzania dokumentami obejmuje trzy kroki;
- tworzenie planu zarządzania dokumentami,
- wdrażanie planu zarządzania dokumentami,
- i po nim.
Pierwszym krokiem, tworząc plan, jest udzielenie odpowiedzi na te cztery pytania:
Jakie są zasady tworzenia dokumentów?
Faktury , listy przypominające o płatności, broszury, e-maile, bilanse , arkusze kalkulacyjne, raporty - Wszystkie firmy tworzą różnorodne dokumenty w trakcie wykonywania i śledzenia działalności. Aby wszystko było zorganizowane, wszystkie firmy muszą ustalić reguły tworzenia dokumentów.
Czy istnieją na przykład szablony wewnętrzne niektórych standardowych dokumentów firmowych, takich jak listy i faktury, i gdzie one się znajdują?
Czy istnieje wewnętrzny przewodnik stylu, którego należy przestrzegać?
Czy nowe dokumenty powinny być datowane i / lub opatrzone datą?
Jakich procedur należy przestrzegać przy dzieleniu się lub recenzowaniu dokumentów?
W przypadku niektórych małych firm istotną kwestią związaną z tworzeniem dokumentów będzie miejsce, w którym znajdują się szablony różnych dokumentów biznesowych i sposób ich wykorzystania. Jeśli jednak tworzenie dokumentów w firmie wiąże się z współpracowaniem różnych osób, przeglądaniem lub aktualizowaniem dokumentów, musisz poświęcić trochę czasu na podjęcie decyzji o tym, co należy zrobić, aby zapewnić wydajność i spójność.
Jak będziemy przechowywać dokumenty?
W rzeczywistości istnieją dwa aspekty tego pytania.
Pierwszy dotyczy fizycznych aspektów przechowywania. Nawet jeśli twoja mała firma przechowuje dokumenty w szafkach na dokumenty, istnieją koszty związane z przechowywaniem; nie tylko koszty samych szafek na dokumenty, ale także koszt czasu, w którym Ty i / lub Twoi pracownicy składają dokumenty lub je odzyskasz. W rzeczywistości, największy koszt związany z przechowywaniem, dla większości małych firm, jest prawdopodobnie kosztem marnowania czasu, gdy ludzie szukają dokumentów.
Drugi aspekt przechowywania dokumentów ma charakter organizacyjny; w jaki sposób zostaną złożone dokumenty? Kluczem do wypełniania dokumentów jest przestrzeganie dobrych praktyk zarządzania plikami.
Musisz także wiedzieć, jak będziesz archiwizować dokumenty. Jak poradzisz sobie z plikami, które są nieaktualne lub są gotowe do przeniesienia na zaplecze w systemie zarządzania dokumentami?
Na przykład na początku każdego roku przechodzę przez różne pliki związane z pracą na moim komputerze, usuwając te, które już nie są aktualne, i tworząc nowe foldery oznaczone rokiem i / lub tematem, przenosząc pliki w razie potrzeby.
To samo można zrobić z plikami papierowymi; nie jest trudno usunąć stare (er) dokumenty z folderu plików i etykiety i utworzyć nowe z "Starym" w tytule. Niektóre oprogramowanie oferuje opcje automatycznej archiwizacji. Na przykład program Microsoft Outlook umożliwia archiwizowanie starych wiadomości e-mail.
W jaki sposób można uprościć pobieranie dokumentów?
To pytanie jest sercem Twojego systemu zarządzania dokumentami. W ankiecie przeprowadzonej przez firmę Leger Marketing dla Xerox Canada, właściciele i menedżerowie SMB w Kanadzie średnio powiedzieli, że kosztuje 2,152 USD rocznie na zarządzanie i przechowywanie dokumentów oraz około godzinę dziennie na wyszukiwanie tych dokumentów (globeandmail.com).
Po raz kolejny dobre praktyki zgłoszenia mogą znacznie przyczynić się do rozwiązania problemu. Przeglądanie artykułów zarządzania danymi na tej stronie pozwoli Ci zacząć. Jeśli wykonasz takie czynności, jak konsekwentne przestrzeganie ścisłych konwencji nazewnictwa, dokumenty będą znacznie łatwiejsze do znalezienia.
Niezależnie od tego, czy jesteś jedynym właścicielem, który pracuje solo lub właścicielem firmy z pracownikami , zalecamy utworzenie listy lokalizacji plików , która przypomni użytkownikom, gdzie znajdują się poszczególne typy plików i gdzie można znaleźć określone dokumenty. Jeśli Twoja firma jest jak najbardziej, pamiętaj o tym, czy plik będzie przechowywany w twoim systemie komputerowym, na własnym serwerze, w chmurze , czy też w formie papierowej złożonej w fizycznej lokalizacji, takiej jak szafka na dokumenty. Na przykład załóżmy, że używasz obrazów, wideo, a nawet zdjęć papierowych w mojej firmie. Wpis na Twojej liście lokalizacji plików może być:
Cyfrowe obrazy / wideo: komputer (lub serwer) - napęd E: / zdjęcia - plik w odpowiednim folderze tematycznym
Zdjęcia papierowe: szafka na dokumenty 3 - Zdjęcia - alfabetycznie według tematu
Współużytkowane dyski sieciowe lub dyski w chmurze powinny być oznaczone zgodnie z zawartością, podobnie jak szafki na dokumenty.
Jak możemy zabezpieczyć nasze dokumenty?
Pierwszą linią obrony bezpieczeństwa dokumentów jest fizyczne zabezpieczenie lokalu przedsiębiorstwa . Wszystkie firmy muszą mieć zainstalowane systemy bezpieczeństwa, takie jak systemy alarmowe - nawet firmy domowe .
Firmy mogą również potrzebować lub chcą inwestować w inne urządzenia zabezpieczające, takie jak kraty / kratki okienne, kamery bezpieczeństwa i / lub usługi patrolowania. Możesz spędzić cały czas na tworzeniu haseł i szyfrowaniu plików, aby chronić pliki elektroniczne, ale nie ma znaczenia, czy ktoś może po prostu wejść i ukraść Twój komputer i dołączony do niego dysk twardy.
Wszystkie szafki na dokumenty powinny być zamykane i utrzymywane w stanie zamkniętym po godzinach pracy (i zamykane w porze lunchu, jeśli nikt nie jest wiarygodny w pobliżu).
Ogólne procedury bezpieczeństwa dotyczące dokumentów elektronicznych obejmują regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów i przechowywanie kopii zapasowych dokumentów w miejscu innym niż ten sam dysk twardy, na którym znajdują się oryginalne dokumenty. Poza siedzibą najlepiej jest zabezpieczyć się przed zniszczeniem danych biznesowych przez klęski żywiołowe - to jeszcze jeden powód, dla którego chmura jest idealna dla biznesu .
Małe firmy ze współpracownikami lub pracownikami współużytkującymi tę samą sieć komputerową mogą również chcieć ograniczyć dostęp niektórych użytkowników, aby mogli używać lub widzieć tylko niektóre zasoby sieci. Na przykład możesz mieć katalog udziałów w sieci lub w chmurze o nazwie "Rachunkowość", który ma dostęp tylko do zarządzania. Nawet jeśli użytkownik ma dostęp do zasobu, takiego jak aplikacja, określone dokumenty mogą być chronione hasłem. Zawartość dokumentów można również szyfrować, udostępniając je tylko tym, którzy mają wymagany klucz szyfrowania.
Kradzież pracowników to kolejne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych. Małe firmy z pracownikami powinny przeprowadzać weryfikację faktów i sprawdzenie pracowników pod kątem polityki.
Wdrażanie twojego systemu zarządzania dokumentami
Po utworzeniu planu zarządzania dokumentami, odpowiadając na powyższe pytania, jesteś gotowy do wdrożenia go, upewniając się, że wszyscy pracownicy znają szczegóły systemu zarządzania dokumentami Twojej firmy i postępują zgodnie z odpowiednimi procedurami podczas tworzenia, przechowywania i pobierania dokumentów.
Musisz także upewnić się, że każdy, kto uzyskuje dostęp do dokumentów i korzysta z nich w organizacji, postępuje tak, jak robi to, na przykład nazywanie i przechowywanie dokumentów w odpowiedni sposób. Regularnie sprawdzaj, czy dane pliki są łatwe do znalezienia i czy nie są źle widoczne.
Możesz skonfigurować system zarządzania dokumentami w ciągu jednego dnia, ale konsekwentne wdrażanie go z czasem będzie kluczem do sukcesu. Nagrody są ogromne - możliwość znalezienia tego, co chcesz znaleźć, kiedy chcesz i spokoju ducha.