Liczba lat jest inna w Kanadzie i USA
Odpowiedź:
Dla celów podatkowych musisz zachować deklaracje podatkowe i inne dokumenty handlowe przez sześć lat, na wypadek gdyby Canada Revenue Agency (CRA) zdecydowała się zweryfikować twoje zeznania podatkowe i / lub przeprowadzić audyt twojej małej firmy. ( Nie potrzebujesz audytu CRA?) Unikaj tych 10 czerwonych flag .) Obejmuje to zapisy w formie papierowej lub elektronicznej i powinny zawierać dokumentację potwierdzającą dochody i roszczenia o zwrot kosztów.
W przypadku zeznań podatkowych w USA "przechowuj dokumentację przez trzy lata od daty złożenia pierwotnego zeznania lub przez dwa lata od daty zapłacenia podatku, w zależności od tego, co nastąpi później, jeśli złożysz wniosek o kredyt lub zwrot pieniędzy po złożeniu zeznania." zapisy przez siedem lat, jeśli złożysz wniosek o utratę z bezwartościowych papierów wartościowych lub odliczenia od nieściągalnych długów "(IRS).
Ucz się więcej:
Co liczy się jako przychód z działalności gospodarczej w Kanadzie?
Jakie wydatki służbowe można odliczyć?
W rzeczywistości Canada Revenue Agency (CRA) stwierdza, że "jeśli złożysz zeznanie na czas , przechowuj swoje dokumenty przez co najmniej sześć lat po zakończeniu roku podatkowego, do którego się odnoszą" (podkreślenia dodane). Sześć lat upływa jednak od końca okresu, za który złożono zeznanie podatkowe, więc w przypadku zeznania podatkowego złożonego w 2015 r. Należy przechowywać zapisy do 31 grudnia 2021 r. (Jeden dzień krócej niż siedem lat). Większość firm prowadzi rejestry przez siedem lat, aby uniknąć nieporozumień.
Jeżeli twoje dokumenty są w formie elektronicznej, muszą być dostępne w formacie czytelnym dla CRA. Aby uzyskać dodatkowe informacje na temat wymagań w zakresie elektronicznego przechowywania zapisów, należy zapoznać się z dokumentacją elektroniczną IC05-1R1 w sprawie CRA.
IRS może akceptować elektroniczne zapisy księgowe z najpopularniejszych programów księgowych i może zażądać ich w celu zmniejszenia zadrukowanego papieru i zmniejszenia zapotrzebowania na dalsze wnioski.
Co, jeśli odwołuję się do wyroku podatkowego?
W przypadku kanadyjskich zeznań podatkowych CRA ostrzega również, że jeśli złożyłeś sprzeciw lub apelację podatkową , powinieneś przechowywać swoje zapisy do czasu rozwiązania problemu i do czasu upłynięcia terminu na wniesienie kolejnego odwołania (co może oznaczać prowadzenie dokumentacji dla szczególny rok podatkowy dłuższy niż sześć lat).
To samo dotyczy odwoływania się od wyroku podatkowego w USA - zachowaj wszystkie zapisy do czasu zakończenia procesu odwoławczego.
Należy również pamiętać, że przy składaniu odwołania do wyroku podatkowego oprócz prowadzenia kopii korespondencji papierowej powinieneś również przechowywać pisemne zapisy każdego spotkania lub rozmowy telefonicznej z urzędnikami podatkowymi, w tym datę, godzinę i temat rozmowy. Prowadzenie dokładnych rejestrów zwiększy Twoje szanse na skuteczne odwołanie.
Czy mogę uzyskać wyjątek od reguły sześciu lat?
Jeśli chcesz zlikwidować swoje dokumenty biznesowe w Kanadzie przed upływem minimalnego okresu sześciu lat, musisz uzyskać pisemne pozwolenie od dyrektora biura obsługi podatkowej. Formularzem do tego celu jest T137, Wniosek o zniszczenie książek i akt. Kanadyjski urząd skarbowy może, ale nie musi, udzielić wyjątku. Jeśli zniszczysz swoje dokumenty papierowe lub elektroniczne przed upływem sześciu lat bez pozwolenia CRA, możesz zostać oskarżony.
Należy pamiętać, że agencja ratingowa może również wymagać, aby niektóre lub wszystkie rekordy były przechowywane przez dodatkowy okres czasu.
Co się stanie, jeśli zamknę swoją firmę ?
Jeśli Twoja firma nie jest zarejestrowana (np. Jest to firma jednoosobowa lub spółka osobowa ), musisz również zachować swoje dokumenty przez sześć lat od końca ostatniego roku podatkowego. Wbudowana firma musi przechowywać rekordy przez dwa lata od daty rozwiązania korporacji.
Co się stanie, jeśli moje zapisy zostaną zgubione, skradzione lub zniszczone (przez ogień, zalanie itp.)?
Jeśli wnioskodawca zgłosił roszczenie o potrącenie, ale nie może przedstawić odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej na żądanie CRA lub IRS, Państwa roszczenia mogą zostać odrzucone. Jeśli dokumentacja została skradziona lub zniszczona w wyniku działania siły wyższej, lub jeśli możesz dostarczyć dowody kradzieży lub zniszczenia, takie jak zdjęcia zniszczeń, kopie policjantów lub raporty przeciwpożarowe itp.
CRA / IRS mogą bardziej przychylnie patrzeć na twoje roszczenia. Jednak przy dochodzeniu odliczeń ciężar dowodu spoczywa na podatniku .
Twoim obowiązkiem jest podjęcie wszelkich uzasadnionych kroków w celu zapewnienia, że twoje papierowe / elektroniczne książki i zapisy są chronione , niezależnie od tego, czy są przechowywane we własnym lokalu, czy też przez osobę trzecią (np. Księgowego lub księgowego). Kopie zapasowe należy sporządzać i przechowywać w bezpiecznym miejscu lub (w przypadku dokumentów elektronicznych) na nośnikach zapasowych lub w chmurze.
Jeśli nie masz kopii zapasowych, musisz dołożyć wszelkich starań, aby zrekonstruować swoje zapisy, kontaktując się z bankami, firmami obsługującymi karty kredytowe, dostawcami itp. W celu uzyskania kopii twoich rejestrów. Możesz również wymagać pomocy prawnika podatkowego w negocjacjach z CRA lub IRS.
Zobacz też:
Zmaksymalizuj swoje potrącenia z podatku dochodowego
7 wskazówek dotyczących organizowania rejestrów biznesowych
Jak opanować swój system przechowywania
Powrót do> Najczęściej zadawanych pytań w kanadyjskim indeksie podatku dochodowego