Spojrzenie na plusy i minusy biura bez papieru
Oto spojrzenie na zalety i wady biura bez papieru, które pomogą Ci zdecydować, czy wydawanie dokumentów elektronicznych jest mądrą decyzją dla Twojego małego biznesu.
Plusy biura bez papieru
1. Przyjazny dla środowiska - według Daily Green papier stanowi 25% odpadów składowiskowych, a jeśli Stany Zjednoczone zmniejszyłyby zużycie papieru biurowego o zaledwie 10%, uniemożliwiłoby emisję 1,6 miliona ton gazów cieplarnianych. I to tylko dla papieru, nie biorąc pod uwagę produkcji i usuwania wkładów atramentowych i energii zużywanej przez drukarki. Odejście od elektroniki jest decyzją przyjazną dla środowiska.
2. Opłacalne - tak jak korzyści z biura bez papieru dla środowiska, są również korzyści dla budżetu małych firm. Zastanów się, ile wydajesz w każdym miesiącu na papier, atrament, pocztę i inne materiały eksploatacyjne, które obsługują ciężki papier biurowy. Następnie zastanów się, ile miejsca potrzeba na przechowywanie wszystkich fizycznych materiałów i rzeczywistych dokumentów. To może być dość kosztowne. Z biegiem czasu rezygnacja z papieru może przynieść ogromne oszczędności dla Twojego małego biznesu.
3. Łatwy dostęp - Bez papieru oznacza to, że wszystkie ważne dokumenty są przetwarzane w postaci cyfrowej. Możesz utworzyć kopie zapasowe w chmurze lub uzyskać do nich dostęp za pomocą aplikacji do zdalnego pulpitu, dzięki czemu możesz pracować w mobilnym biurze lub w dowolnym miejscu i zachować produktywność.
4. Organizacja plików - Jeśli kiedykolwiek traciłeś czas na przetaczanie się przez zdezorganizowaną szafkę na dokumenty lub stosy papieru, aby znaleźć to, czego szukasz, wiesz, jak kłopotliwe dokumenty papierowe mogą być zarządzane.
Gdy tworzysz biuro bez papieru, tworzysz cyfrowy system plików, który z czasem łatwiej porządkujesz, przeszukujesz i dostrajasz. To sprawia, że bolesny proces wyszukiwania dokumentów był tak prosty, jak przeprowadzenie wyszukiwania.
Wady biura bez papieru
1. Awaria systemu - cyfrowy może być szybki dostęp, ale również szybkie straty. Zastanów się, co stałoby się ze wszystkimi dokumentami biznesowymi zapisanymi lokalnie na twoim komputerze, jeśli system ulegnie awarii. Możesz stracić wszystko. Ważne jest, aby każda mała firma, w szczególności papier bez papieru, miała system do tworzenia kopii zapasowych i ochrony danych poza siedzibą.
2. Bezpieczeństwo - Pliki cyfrowe nie mogą być chronione przez blokadę na szafce lub drzwiach biurowych, więc bezpieczeństwo dokumentów i poufnych informacji jest poważnym problemem biur bez papieru. Rozwiązania obejmują szyfrowanie, lokalne serwery i ograniczony dostęp, wszystkie które mają swoje własne koszty i korzyści. Ponadto ważne jest, aby wziąć pod uwagę charakter niektórych firm i wrażliwość materiałów przetwarzanych codziennie (myśl o swoim księgowym) po prostu nie nadają się do elektronicznego.
3. Przebuduj procesy - Część przejścia do biura bez użycia papieru obejmuje przegląd wszystkich bieżących procesów operacyjnych i znalezienie odpowiednich alternatyw.
Na przykład konieczne może być rozpoczęcie korzystania z usługi podpisu elektronicznego, fakturowania online i usług płatniczych oraz innych aplikacji, które zastępują potrzebę dokumentów fizycznych. Wszyscy twoi pracownicy również będą musieli zostać przeszkoleni w nowym systemie, gdy już będzie na miejscu.
4. Intensywny czas - przejście na elektronikę nie jest procesem z dnia na dzień; jest wiele czynników do rozważenia. Potrzeba czasu, aby wziąć pod uwagę wszystkie konsekwencje opuszczenia papierowego świata i tak samo długo, aby wdrożyć wszystkie zmiany w operacjach wspierających bycie bez papieru.
Decyzja o przejściu na wersję papierową różni się w zależności od firmy i na pewno nie jest to decyzja uniwersalna, właściwa dla każdej firmy. Najważniejszą częścią podejmowania decyzji o wycofaniu elektronicznego jest prowadzenie badań, abyś mógł zdecydować, czy korzyści przeważają nad wyzwaniami.
Następnie stwórz systematyczny proces, który nie tylko zapewni ci korzyści płynące z bycia bez papieru, ale także pomoże zwiększyć wydajność w tym samym czasie.