Wskazówki dotyczące zarządzania plikami cyfrowymi
Oprócz przechowywania dokumentów lokalnie na komputerach stacjonarnych, laptopach i urządzeniach mobilnych coraz więcej firm korzysta z chmury do podstawowych aplikacji biznesowych i przechowywania plików. (Zobacz, dlaczego przetwarzanie w chmurze jest idealne dla małych firm i 5 wad związanych z przetwarzaniem w chmurze ).
Kolejnym problemem związanym z przechowywaniem jest potrzeba dzielenia się dokumentami między pracownikami przez wiele firm.
W biurze jest to zwykle realizowane przy użyciu serwera plików lub podłączonego do sieci urządzenia pamięci masowej (NAS). Jeśli wymagany jest wspólny dostęp mobilny, dokumenty można przechowywać w chmurze i udostępniać, przypisując uprawnienia dostępu. Rezultatem tego wszystkiego może być koszmar zarządzania plikami z niektórymi dokumentami osoby przechowywanymi w chmurze i niektórymi lokalnymi, a nawet indywidualnymi dokumentami przechowywanymi tylko w jednym miejscu lub drugim.
Organizacja jest kluczem do elektronicznego zarządzania plikami
Wszędzie tam, gdzie przechowywane są dokumenty, ważne jest, aby były uporządkowane i aktualne. Celem elektronicznego zarządzania plikami jest zapewnienie, że możesz znaleźć to, czego szukasz, nawet jeśli szukasz go wiele lat po jego utworzeniu.
Większość ludzi biznesu w pewnym momencie znalazła się w zawstydzającym położeniu, mając telefon do klienta i nie będąc w stanie szybko zlokalizować odpowiedniej faktury lub innych ważnych dokumentów dla klientów.
Równie denerwujące jest szukanie dokumentów na kontach firmowych dla księgowego lub, co gorsza, dla podatnika .
Właściwa organizacja dokumentów cyfrowych jest szczególnie ważna w środowisku współdzielonym - jeśli jeden z Twoich pracowników jest nieobecny (tymczasowo lub na stałe!), Powinieneś być w stanie łatwo zlokalizować wszystkie dokumenty stworzone lub zarządzane przez tę osobę.
(Należy pamiętać, że potencjalna utrata danych z niezadowolonymi odchodzącymi pracownikami jest kolejnym powodem do ochrony danych biznesowych (patrz 6 zasad ochrony danych biznesowych ).
Te wskazówki dotyczące zarządzania plikami pomogą ci zachować dostęp do twoich plików:
1. Użyj domyślnych folderów instalacyjnych dla plików programu.
Użyj domyślnych lokalizacji plików podczas instalowania programów. W systemie Windows pliki aplikacji aplikacji zgodnie z konwencją znajdują się w katalogu (Drive Letter:) -> Program Files. Instalowanie aplikacji w innym miejscu jest mylące i niepotrzebne.
2. Jedno miejsce dla wszystkich dokumentów.
Umieść wszystkie dokumenty w jednym folderze "root". W przypadku pojedynczego użytkownika w środowisku Windows domyślną lokalizacją jest folder Moje dokumenty.
W środowisku udostępniania plików staraj się robić to samo. Utwórz pojedynczy folder główny (na przykład "Dokumenty wspólne") i zapisz wszystkie dokumenty w podfolderach w folderze głównym. Posiadanie pojedynczej lokalizacji dla wszystkich dokumentów elektronicznych ułatwia znajdowanie rzeczy i uruchamianie kopii zapasowych i archiwów.
3. Utwórz foldery w logicznej hierarchii.
To szuflady szafki na komputer, że tak powiem. Używaj prostego języka do nadawania nazw folderom; nie chcesz przeglądać tej listy folderów w przyszłości i zastanawiasz się, co oznacza "TFK" lub jakikolwiek inny interesujący skrót, jaki wymyśliłeś.
4. Nest folderów w folderach.
W razie potrzeby utwórz inne foldery w tych folderach głównych. Na przykład folder o nazwie " Faktury " może zawierać foldery o nazwach "2018", "2017" i "2016". Folder nazwany dla klienta może zawierać foldery "dane klienta" i "korespondencja". Celem jest posiadanie każdego pliku w folderze, zamiast umieszczania na nim listy osieroconych plików.
Nie twórz jednak złożonych, głęboko warstwowych struktur folderów. W miarę możliwości należy zamiast tego używać opisowych nazw plików.
5. Postępuj zgodnie z konwencjami nazewnictwa plików.
Niektóre systemy operacyjne (takie jak Unix) nie dopuszczają spacji w nazwach plików lub folderów, więc należy tego unikać, jeśli środowisko komputerowe jest pomieszane. Zamiast tego użyj podkreślników jako ogranicznika (np. Doe_John_Proposal.doc.) Inne znaki, takie jak /? <> \: * | "^ są również zabronione w nazwach plików lub folderów w systemie Windows.
Używaj opisowych nazw plików do łatwej identyfikacji i pobierania, ale nie przesadzaj - nazwy plików / ścieżek mają ograniczenia długości, które różnią się w zależności od systemu operacyjnego. W systemie Windows maksymalna pełna długość ścieżki pliku (np. Litera dysku + nazwa folderu + nazwa pliku) wynosi 260 znaków. W miarę możliwości używaj pospolitych skrótów, np. Jan na styczeń lub Corp na korporację.
6. Bądź konkretny.
Podaj logiczne, konkretne nazwy plików elektronicznych i, jeśli to możliwe, umieść daty w nazwach plików. Celem nazywania plików jest umożliwienie określenia, o co chodzi, bez konieczności otwierania i przeglądania. Jeśli więc dokument jest listem do klienta, przypominającym mu, że płatność jest spóźniona, nazwij to jako "overdue_20180115"; raczej niż coś w stylu "list". Skąd wiesz, kim jest ten list, bez otwierania go?
Jeśli udostępniasz pliki za pośrednictwem poczty e-mail lub urządzeń przenośnych, możesz chcieć, aby nazwa pliku zawierała bardziej szczegółowe informacje, ponieważ informacje o folderze nie zostaną dołączone do udostępnionego pliku. Jeśli na przykład dokument znajduje się w folderze Moje dokumenty \ Faktury \ 2017 \ Klienci \ Doe_John_20180416.doc, a plik jest udostępniony lub wysłany pocztą e-mail, odbiorca zobaczy Doe_John_20170416.doc i może nie być w stanie stwierdzić, że plik jest klientem faktura bez otwierania go.
7. Plikuj w trakcie podróży.
Najlepszym momentem na zeskanowanie dokumentu jest jego pierwsze utworzenie. Przyzwyczaj się więc do używania okna dialogowego "Zapisz jako", aby złożyć dokument, a także nadać mu nazwę, umieszczając go we właściwym miejscu na pierwszym miejscu.
8. Zamów swoje pliki dla Twojej wygody.
Jeśli istnieją foldery lub pliki, których często używasz, zmuś ich na początku listy plików, zmieniając ich nazwę na! lub AA na początku nazwy pliku.
9. Regularnie usuwaj pliki.
Czasami to, co stare, jest oczywiste, jak na przykładzie folderu o nazwie "Faktury" powyżej. Jeśli nie, pozostaw foldery uporządkowane, usuwając stare pliki.
Nie usuwaj plików związanych z biznesem, chyba że masz absolutną pewność, że nigdy więcej nie będziesz potrzebować pliku. Zamiast tego w głównej kolekcji folderów w folderze głównym utwórz folder o nazwie "Stary" lub "Nieaktywny" i przenieś do niego stare pliki, gdy je znajdziesz.
( Jak długo należy przechowywać dokumentację gospodarczą dla agencji ratingowej lub urzędu skarbowego?) Wyjaśnia, jak długo należy prowadzić ewidencję handlową, aby spełnić zobowiązania podatkowe.)
10. Regularnie twórz kopie zapasowe plików.
Niezależnie od tego, czy kopiujesz pliki na inny napęd, czy na taśmę, ważne jest skonfigurowanie i przestrzeganie standardowego schematu kopii zapasowej. Zobacz 3 kroki do pomyślnego systemu tworzenia kopii zapasowych .
Dobre zarządzanie plikami sprawia, że znalezienie tego, co chcesz, jest łatwe
Zarządzanie dokumentami elektronicznymi powinno być częścią ogólnej strategii zarządzania dokumentami dla Twojej firmy. Odpowiedni plan zarządzania dokumentami powinien obejmować wszystkie aspekty obsługi dokumentów, w tym przechowywania, pobierania, tworzenia kopii zapasowych i zabezpieczeń.
Funkcja wyszukiwania jest wspaniałą rzeczą, ale nigdy nie będzie równała się łatwości przejścia bezpośrednio do folderu lub pliku. Jeśli będziesz konsekwentnie stosować się do tych wskazówek dotyczących zarządzania plikami, nawet jeśli nie wiesz, gdzie jest coś, wiesz, gdzie powinno być - ogromną zaletą, jeśli chodzi o znalezienie tego, czego szukasz. Dobre praktyki zarządzania plikami pozwolą zaoszczędzić czas i pieniądze .