Utrzymywanie przychodów biznesowych może pomóc właścicielom firm w monitorowaniu postępów w ich działalności oraz przygotowywaniu ich do sprawozdań finansowych.
Pomaga także w identyfikacji źródeł dochodów, śledzeniu wydatków i przygotowywaniu pozycji do deklaracji podatkowych.
Lepszy system
Z biegiem lat, ważne jest, aby opracować dobry system przechowywania dla pokwitowań. Na przykład może to obejmować system archiwizacji, który ułatwia wprowadzanie danych i umożliwia pobranie określonego pokwitowania, jeśli konieczne jest wyszukanie konkretnego po dacie lub kategorii.
Jednym z przykładów zorganizowania paragonów biznesowych jest przechowywanie serii folderów z etykietami oznaczonych miesiącem i rokiem, takich jak "Kwity w listopadzie 2017". Dwa najbardziej aktualne foldery plików mogą siedzieć na Twoim biurku, dzięki czemu, gdy zbierzesz pokwitowania na różnych rundach, możesz je łatwo umieścić w odpowiednim folderze miesięcznym.
Następnie, kiedy wykonujesz swoje miesięczne dane, możesz wziąć odpowiedni miesięczny folder plików i posortować wpływy handlowe w stosy na podstawie ich klasyfikacji podatku dochodowego . Na przykład możesz pobrać razem wszystkie potwierdzenia oprogramowania, wszystkie pokwitowania wydatków na żywność i rozrywkę oraz wszystkie pokwitowania wydatków związane z motoryzacją.
Po zakończeniu wprowadzania danych możesz umieścić folder kwitów miesiąca w odpowiednim miejscu w szufladzie jednej ze swoich szafek na dokumenty.
Jeśli jesteś osobą biznesową z wieloma pokwitowaniami wydatków, łatwo jest dostosować ten sam system opisany powyżej, a także częstsze wpisy.
Wykonuj kopie lub obrazy cyfrowe
Jeśli próbujesz przejść na "Biuro bez papieru", tak jak większość współczesnego świata, możesz skanować pokwitowania wydatków i przechowywać je wraz z innymi cyfrowymi informacjami księgowymi.
W rzeczywistości, niektóre z nowszych aplikacji księgowych opartych na chmurze mają aplikacje mobilne, które pozwalają na pobieranie telefonów komórkowych z pokwitowaniem wydatków i nagrywanie ich w locie.
Dla osób prowadzących działalność gospodarczą w Kanadzie, kopie papierowe lub cyfrowe wizerunki pokwitowań wydatków są ogólnie do zaakceptowania przez Canada Revenue Agency (CRA) pod warunkiem, że są czytelne. Jeśli nie, agencja ratingowa może zażądać przedstawienia oryginalnych dokumentów papierowych podczas audytu lub rutynowego żądania dokumentacji. W związku z tym oryginały należy zawsze przechowywać przez określony czas, który wynosi średnio przez sugerowane sześć lat.
Łatwość obciążenia podatkowego
Wynagrodzenie za poświęcenie czasu na zorganizowanie rachunków wydatków przed złożeniem ich jest w wykonywaniu zeznania podatkowego. Po pierwsze, będziesz mieć wszystkie rachunki, które będą służyć jako dowód na odliczenie podatku dochodowego związanego z Twoją działalnością. Po drugie, już posortowane przez ciebie wpływy według kategorii wydatków służbowych oznacza, że wszystkie twoje wpływy dla każdej kategorii są gotowe do rozliczenia, dzięki czemu wypełnienie Twojego zeznania podatkowego jest szybkie i łatwe.
Uwaga: w Kanadzie, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub partnerstwo , twoje wydatki biznesowe są wpisywane na formularzu T2125, który jest częścią twojego zwrotu podatku od osób fizycznych T1.
Jeśli prowadzisz swoją działalność jako korporacja w Kanadzie, będziesz dochodzić swoich wydatków biznesowych na zwrot podatku dochodowego od osób prawnych T2.
Po wniesieniu podatku dochodowego
Ponieważ tak wiele deklaracji podatku dochodowego jest składanych online, nie jest już konieczne wysyłanie rachunków wydatków w momencie składania zeznania podatkowego. Zamiast tego wszystkie swoje rachunki za rok podatkowy umieść w jednym folderze oznaczonym rokiem, na przykład "Potwierdzenia podatkowe 2017" i dodaj folder do swojej szafki na dokumenty, zarówno cyfrowe, jak i fizyczne.
Jeśli kiedykolwiek spotkasz się z jakimkolwiek sporem z Kanadyjską Agencją Skarbową, IRS lub po prostu przejdziesz kontrolę , twoje wpływy będą kluczowym dowodem.