Szacowana premia
Twoja składka na rekompensatę dla pracowników jest obliczana przez pomnożenie stawki razy w twojej liście płac i podzielenie wyniku przez 100. Załóżmy na przykład, że twoja lista płac wynosi 500 000 $, a stawka to 0,10 $. Twoja premia wynosi 500 000 X .1 / 100 lub 500 $.
Premia, którą płacisz na początku okresu polisy, jest prowizoryczną kwotą. Jest to szacunek oparty na przewidywanych płacach za nadchodzący rok. Po wygaśnięciu polisy ubezpieczyciel przeprowadza audyt w celu ustalenia rzeczywistych zarobków za ten rok. Twój ubezpieczyciel dostosuje Twoją składkę. Jeśli faktyczna lista płac przewyższa szacunkową listę płac, może zostać naliczona dodatkowa składka. Jeśli Twoja faktyczna lista płac jest mniejsza niż przewidywana płaca, możesz otrzymać premię za zwłokę.
Cel audytu
Audyty są przeprowadzane w celu zapewnienia, że pracodawcy składki płacą za ubezpieczenie pracowników odszkodowania dokładnie odzwierciedlają ryzyko. Ubezpieczyciele sprawdzają, czy pracodawcy są odpowiednio sklasyfikowani oraz czy dane dotyczące zatrudnienia używane do celów oceny są dokładne. Jeśli polityka pracodawcy zawiera niewłaściwe klasyfikacje lub listy płac, pracodawca może płacić za dużo lub za mało w stosunku do innych pracodawców, za ubezpieczenie od odszkodowań pracowniczych.
Wiele stanów zobowiązuje ubezpieczycieli do kontroli wszystkich zasad wynagradzania pracowników, których szacowana roczna składka przekracza określony próg, na przykład 10.000 USD. Państwowe wydziały ubezpieczeń przeprowadzają okresowe kontrole, aby upewnić się, że ubezpieczyciele przeprowadzają wymagane kontrole.
Zobowiązanie umowne
Większość zasad wynagradzania pracowników, w tym standardowy formularz NCCI , zawiera klauzulę dotyczącą audytów.
W formularzu NCCI klauzula ta znajduje się w części piątej, Premium. Stwierdza, że pracodawca musi umożliwić ubezpieczycielowi kontrolę polityki w dowolnym czasie w ciągu trzech lat od wygaśnięcia polisy. Ubezpieczyciel ma prawo do sprawdzenia wszelkich zapisów związanych z polisą. Mogą to być księgi rachunkowe, deklaracje podatkowe i zapisy płac.
Zasady wynagradzania pracowników zawierają również przepisy dotyczące kontroli. W formularzu NCCI przepis ten znajduje się w części szóstej, warunki. Daje to ubezpieczycielowi prawo do wglądu w miejsca pracy pracodawcy w dowolnym czasie. Celem takich kontroli jest ocena ubezpieczalności twojej firmy i zbieranie informacji o płacach. Inspekcje dotyczące wynagrodzeń pracowników nie stanowią kontroli bezpieczeństwa.
Polisa ubezpieczeniowa jest umową prawną . Przy zakupie pokrycia rekompensat dla pracowników, jesteś zobowiązany na podstawie umowy do przestrzegania przepisów dotyczących kontroli i inspekcji zawartych w polityce. Jeśli twój ubezpieczyciel prosi o wizytę w twoim zakładzie lub żąda zaktualizowanych informacji o płacach, musisz złożyć na jego żądanie. Nieprzestrzeganie tego może stanowić naruszenie umowy. Twój ubezpieczyciel może odpowiedzieć na twoją odmowę, anulując polisę lub odmawiając jej odnowienia .
Może to negatywnie wpłynąć na modyfikator doświadczenia .
Rodzaje audytów
Istnieje kilka rodzajów audytów wynagrodzeń dla pracowników. Dostępne rodzaje kontroli mogą różnić się w zależności od stanu i ubezpieczyciela.
- Mail Audit Najprostszy rodzaj audytu. Audyty pocztowe mogą być dozwolone dla małych pracodawców, którzy nie generują dużej premii. Jednak audyty poczty mogą być niedostępne dla pracodawców w niektórych zawodach (takich jak pokrycia dachowe), niezależnie od ich wielkości.
- Audyt wstępny Przeprowadzane, gdy polisa zostanie po raz pierwszy napisana przez nowego ubezpieczyciela. Wstępne audyty są zazwyczaj przeprowadzane na miejscu. Ich celem jest zapewnienie, że w polityce stosowane są odpowiednie klasyfikacje i listy płac.
- Audyt telefoniczny Wykorzystywany przez niektórych ubezpieczycieli. Ubezpieczyciel może wysłać ci formularz do wypełnienia i zwrotu do ubezpieczyciela. Kiedy ubezpieczyciel otrzymał informacje, planuje rozmowę telefoniczną z audytorem w celu omówienia dostarczonych informacji.
- Audyt w terenie Audyt fizyczny przeprowadzony w Twojej siedzibie. Celem jest zebranie listy płac i innych informacji, które ubezpieczyciel użyje do obliczenia ostatecznej składki.
- Audyt pośredni może zostać przeprowadzony, jeśli Twoja firma zmieniła się w jakiś sposób, być może rozpoczynając nową operację. Tymczasowe audyty są również wykorzystywane przez dużych pracodawców, którzy chcą raportować swoje wynagrodzenie miesięcznie lub kwartalnie, a nie raz w roku. Audyty te są zazwyczaj przeprowadzane pocztą. Audyt fizyczny przeprowadzany jest pod koniec okresu polisy.
- Audyt testowy Przeprowadzony przez organ odszkodowawczy pracowników państwowych w celu weryfikacji wyników kontroli uzyskanych przez ubezpieczyciela . Biura rządowe przeprowadzają kontrole testów, aby upewnić się, że audytorzy ubezpieczeniowi stosują system klasyfikacji i ratingu. Biura chcą również zagwarantować, że ubezpieczyciele stosują plany ratingowe zatwierdzone przez biuro (jeżeli wymagana jest wcześniejsza zgoda).
Oszustwo przez pracodawcę
Zgodność z prośbą ubezpieczyciela o udzielenie informacji nie jest Twoim jedynym obowiązkiem ubezpieczającego. Musisz również podać dokładne dane. Jeśli świadomie dostarczysz fałszywej informacji swojemu ubezpieczycielowi, możesz być ścigany przez departament ubezpieczeń twojego państwa za oszustwa ubezpieczeniowe . Oto przykłady działań, które można uznać za fałszywe:
- Niedokładne raportowanie listy płac z zamiarem obniżenia składki
- Przekazywanie fałszywych opisów stanowisk audytorowi ubezpieczeniowemu
- Udostępnianie fałszywych zeznań podatkowych lub innych raportów finansowych
- Ukrywanie faktu, że zatrudniłeś podwykonawców
- Udostępnianie sfałszowanych certyfikatów ubezpieczeniowych dla podwykonawców
Po zakończeniu audytu Twój ubezpieczyciel prześle Ci raport. Najlepiej byłoby, gdyby listy płac pokazane w raporcie nie różniły się znacząco od szacowanych płac wymienionych w polityce. Niestety nie zawsze tak jest. Jeśli Twoje prognozy płac były zbyt niskie, audyt mógł wygenerować dużą dodatkową składkę. Raport z audytu może również pokazywać zmiany w twoich klasyfikacjach. Jeśli audytor stwierdził, że Twoja firma została błędnie sklasyfikowana , może dodać nowe kody klas lub usunąć istniejące.
Spory audytowe
Posiadacze polis nie zawsze zgadzają się z raportami z audytu. Raport może zawierać błędy, takie jak niewłaściwy modyfikator doświadczenia lub nieprawidłowe dane płacowe. Ewentualnie może pokazać zmiany klasyfikacji, z którymi się nie zgadzasz.
Jeśli nie jesteś zadowolony z wyników audytu, natychmiast skontaktuj się z ubezpieczycielem. Większość ubezpieczycieli dostarcza instrukcje, jak zakwestionować audyt. Mogą one być zawarte w dokumentach dotyczących zasad. Pamiętaj, aby postępować zgodnie ze wskazówkami ubezpieczyciela. Złóż skargę na piśmie w terminie określonym przez ubezpieczyciela. Opisz szczegółowo problem. Na przykład, jeśli uważasz, że audytor zastosował niewłaściwą klasyfikację, wyjaśnij swoje uzasadnienie i zaproponuj alternatywę. Ubezpieczyciel rozpatrzy skargę i zdecyduje, czy zmiana jest uzasadniona.
Jeśli audyt wygenerował dodatkową składkę, ale zakwestionowałeś wyniki kontroli, twoje zobowiązanie do zapłaty dodatkowej składki powinno zostać zawieszone do czasu rozwiązania sporu. Jeśli ubezpieczyciel nie rozwiązuje problemu w sposób satysfakcjonujący, możesz odwołać się od decyzji ubezpieczyciela do zarządu odszkodowawczego pracowników państwowych.