Rejestr płac jest zazwyczaj częścią pakietu oprogramowania księgowego online lub aplikacji płacącej online.
Informacje w rejestrze płac są wykorzystywane do pomocy w kilku ważnych zadaniach podatkowych związanych z płacami:
- Dokonywanie depozytów podatkowych ,
- Przesyłanie kwartalnych raportów podatkowych do urzędu skarbowego na formularzu 941 , oraz
- Dostarczanie rocznych raportów płacowych i podatkowych pracownikom i administracji Social Security
Co zawiera rejestr płac?
Musisz prowadzić rejestr sumy dla wszystkich pracowników dla następujących elementów:
- Łączne wynagrodzenie brutto, łączne wynagrodzenie z tytułu zabezpieczenia społecznego (do maksymalnej kwoty dla każdego pracownika w każdym roku) oraz całkowite wynagrodzenie Medicare
- Sumy wstrzymane od wynagrodzenia pracownika za federalne, stanowe i lokalne podatki dochodowe
- Sumy wstrzymane na udział pracowników w ubezpieczeniach społecznych i Medicare
- Łącznie wstrzymano wszystkie opcjonalne darowizny, takie jak darowizny na cele dobroczynne, należności związkowe i inne.
Ponadto należy odłożyć kwotę równą całkowitemu ubezpieczeniu społecznemu i odliczeniu Medicare.
Tworzenie należności z rejestru płac
Zobowiązania są kwotami, które są należne od twojej firmy innym, ale które nie zostały jeszcze zapłacone. Suma dla każdej kategorii dla każdej wypłaty tworzy kilka zobowiązań, które są należne federalnym i stanowym (a czasem lokalnym) agencjom.
Podczas tworzenia listy płac (wszystkie kontrole płac), należy odłożyć pieniądze na te płatności, które zostaną wypłacone, kiedy
- Podatek FICA (Social Security i Medicare) potrącany z pensji pracownika i płatny przez Ciebie jako pracodawcę
- Federalne podatki dochodowe są odprowadzane z pensji pracowników
- Państwowe i lokalne podatki dochodowe potrącane z pensji pracowników
- Podatek federalny dla bezrobotnych - kwota federalnego podatku od bezrobocia, którą Twoja firma musi płacić, co roku lub co kwartał, w oparciu o całkowite wynagrodzenie brutto pracownika za wszystkie zatrudnienie w danym okresie.
- Państwowy podatek od bezrobocia - kwota państwowego podatku od bezrobocia, którą Twoja firma musi zapłacić w oparciu o całkowite wynagrodzenie brutto pracownika za wszystkie zatrudnienie w tym okresie
- Podatek od wynagrodzeń pracownika przymusowego
- I zobowiązania z tytułu innych dobrowolnych potrąceń, takich jak United Way, 401 (k) potrącenia i część kosztów opieki zdrowotnej dla pracowników.
Jeśli odliczyłeś pieniądze z pensji pracowników z tytułu takich przedmiotów, jak składki na ubezpieczenie zdrowotne, darowizny na cele charytatywne lub kwalifikowane plany emerytalne, musisz uwzględnić te sumy i utworzyć płatności dla każdego, więc wiesz, ile zapłacić w odpowiednim czasie.