Planowanie audytu
Ubezpieczyciel odszkodowawczy twojego pracownika prawdopodobnie zainicjuje proces kontroli wkrótce po wygaśnięciu twoich zasad wynagradzania pracownika.
Możesz otrzymać list od ubezpieczyciela lub telefon od osoby wyznaczonej do przeprowadzenia audytu. Twój wyznaczony audytor powinien zaplanować audyt w dogodnym dla Ciebie czasie. Data powinna być wystarczająco daleko w przyszłość, abyś miał odpowiedni czas na zebranie informacji, których audytor będzie potrzebował. Poproś audytora, aby przedstawił ci podsumowanie danych, których będzie potrzebował do przeprowadzenia audytu.
Pamiętaj, że twój wyznaczony audytor może, ale nie musi być pracownikiem ubezpieczyciela. Niektórzy ubezpieczyciele prowadzą własny dział audytu, zatrudniający własnych pracowników. Inne zlecają funkcję audytu niezależnej firmie audytorskiej. Proces powinien być taki sam, niezależnie od tego, czy audyt przeprowadzany jest przez pracownika ubezpieczyciela, czy kontrahenta.
Zapisy będą potrzebne
Audytor będzie potrzebował różnych informacji finansowych za okres objęty badaną polisą . Oto typ informacji, które możesz podać:
- Księga rachunkowa
- Formularze podatkowe, w szczególności formularze 941 i 944, Zwrot podatku dochodowego dla pracodawców (odpowiednio kwartalne i roczne)
- Zapisy wypłat gotówkowych
- Płatności za usługi świadczone przez niezależnych kontrahentów. Audytor będzie musiał sprawdzić, czy ci pracownicy nie są Twoimi pracownikami.
- Płatności za usługi świadczone przez podwykonawców
- Certyfikat ubezpieczenia dla każdego zatrudnionego podwykonawcy
- Formularze W-2 i 1099
- Opis stanowiska dla każdego pracownika. Upewnij się, że dokładnie opisuje obowiązki pracownika.
- Opis twoich operacji biznesowych
- Listy płac za okres obowiązywania polisy. Audytor będzie musiał zweryfikować wszystkie źródła wynagrodzenia każdego pracownika (wynagrodzenie, premie itp.).
- Ograniczenia płacowe mające zastosowanie do dyrektorów wykonawczych, partnerów, wyłącznych właścicieli itp. Objętych polisą
- Arkusz oceny Twojego doświadczenia
Po zebraniu niezbędnych danych musisz je uporządkować. Umieść wszystkie swoje rekordy płacowe (takie jak formularze W-2, odcinki wypłat i rekordy za nadgodziny), aby informacje były łatwo dostępne. Podobnie, umieść wszystkie informacje związane z podwykonawcami, w tym kwoty płatności i certyfikaty ubezpieczenia, w jednym miejscu. Twoje wysiłki się opłacą, dzięki czemu kontrola będzie łatwiejsza i szybsza.
Co obejmuje lista płac?
Składka na rekompensatę dla twojego pracownika jest obliczana przez pomnożenie stawki pomnożonej przez twoją listę płac, a następnie podzielenie wyniku przez 100. Władze NCCI i większość organów odszkodowawczych pracowników państwowych odnoszą się do listy płac jako wynagrodzenia . Terminy te są często używane zamiennie. Oba oznaczają wartość pieniężną usług, które Twoi pracownicy zapewniają Twojej organizacji.
Koszty zawarte w wynagrodzeniu różnią się nieco w zależności od stanu. Jednak zazwyczaj obejmują one:
- Płaca brutto i płace, w tym z wynagrodzeniem wstecznym i wynagrodzeniami
- Prowizje. Obejmuje to całkowite prowizje otrzymane przez pracownika i wszelkie remisy w stosunku do prowizji.
- Bonusy, w tym plany akcji premiowych
- Urlop, wakacje i zasiłek chorobowy
- Płaca za nadgodziny. We wszystkich poza kilkoma stanami wynagrodzenie obejmuje nadgodziny obliczane według stawki prostej. Załóżmy na przykład, że normalna stawka godzinowa pracownika wynosi 20 USD za godzinę. Jeśli pracownik otrzyma 600 $ za 20 godzin nadgodzin, uwzględnisz tylko 400 $ wynagrodzenia za nadgodziny.
- Płatności dokonane przez Ciebie, które w przeciwnym razie zostałyby potrącone z wynagrodzenia pracowników, zgodnie z wymogami prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych, Medicare lub planu emerytalnego
- Płatności dla pracowników na podstawie innej niż przepracowany czas. Przykładami są praca na akord, podział zysków lub plany motywacyjne.
- Zapłaty lub dodatki na narzędzia ręczne lub ręczne narzędzia elektryczne, z których pracownicy korzystają w celu wykonywania swojej pracy
- Wartość wynajmu mieszkania lub domu dla pracownika. Także wartość innych noclegów i posiłków otrzymywanych przez pracownika w ramach jego wynagrodzenia
- Płatności potrącane z wynagrodzenia brutto pracowników za emeryturę, kafeterię lub plany oszczędnościowe
- Płace dla pracowników nieubezpieczonych podwykonawców (patrz komentarze poniżej)
Co jest wyłączone z listy płac?
Istnieje szereg kosztów, które zazwyczaj są wykluczane, gdy obliczana jest lista płac w celu oceny ubezpieczenia od odszkodowań pracowniczych. Chociaż różnią się one w zależności od stanu, często zawierają następujące elementy:
- Napiwki i inne nagrody otrzymywane przez pracowników
- Odprawa (inna niż za przepracowany czas)
- Rabaty na towary zakupione od pracodawcy
- Zwrócone koszty biznesowe
- Zapłać za aktywny obowiązek wojskowy
- Jednolite uprawnienia
Klasyfikacje
Jednym z podstawowych zadań audytora jest zapewnienie właściwej klasyfikacji ubezpieczonego przedsiębiorstwa. Systemy klasyfikacji rekompensat pracowników mają na celu kategoryzowanie firm , a nie poszczególnych pracowników. Audytor sprawdzi operacje Twojej firmy, aby ustalić, czy podstawowa klasyfikacja podana w polityce jest poprawna.
Podstawowa klasyfikacja to klasyfikacja najlepiej opisująca ogólną działalność firmy. Często jest to taka sama klasyfikacja (klasyfikacja ma największą liczbę płac). Załóżmy na przykład, że prowadzisz warsztat mechaniczny. Niektórzy z Twoich pracowników pracują z tokarkami, podczas gdy inni obsługują wiertarki lub maszyny do tłoczenia. Konkretne czynności wykonywane przez pracowników mogą się różnić w zależności od pracownika. Jednak wszystkie one pasują do twojej podstawowej klasyfikacji, Machine Shop.
Niektórzy pracownicy mogą wykonywać zadania wymagające odrębnych klasyfikacji. Na przykład twój warsztat mechaniczny zatrudnia pracownika biurowego, który wykonuje swoją pracę w zamkniętym biurze z dala od innych pracowników. Ten pracownik zostanie prawdopodobnie przypisany do klasy urzędnika biurowego, a nie do sklepu komputerowego.
Systemy klasyfikacji rekompensat pracowniczych są niezwykle złożone. Twój audytor może przeklasyfikować twoją firmę w sposób, którego nie rozumiesz lub która nie ma dla ciebie sensu. W takim przypadku poproś audytora o wyjaśnienie. Jeśli nadal nie masz pewności co do zmian, poproś swojego agenta lub brokera o pomoc.
Spotkanie z audytorem
Aby przeprowadzić audyt, audytor będzie musiał spotkać się z Tobą lub zaufanym przedstawicielem Twojej firmy. Jeśli przekazujesz to zadanie komuś innemu, upewnij się, że on lub ona:
- dobrze zna twój biznes
- Rozumie wszystkie fazy działania Twojej firmy
- wie, jakie zadania wykonuje każdy pracownik
- rozumie zasady wynagradzania pracowników firmy , w tym zawarte w niej klasyfikacje
- Rozumie dokumentację finansową Twojej firmy, w tym dane dotyczące płac, dzięki czemu może odpowiadać na pytania audytora
Podczas spotkania z audytorem, ty lub osoba przez niego wyznaczona powinnaś współpracować i odpowiadać na pytania audytora tak dobrze, jak możesz. Nie oferuj informacji, które nie były wymagane.
Podobnie jak wiele firm, Twoja firma może wynająć firmę księgową poza siedzibą firmy do obsługi funkcji księgowych i płac. Czy twoja księgowa powinna spotkać się z audytem w Twoim imieniu? Odpowiedź brzmi nie. Twoja księgowa może dostarczyć audytorowi dokumentacji finansowej, której potrzebuje do przeprowadzenia audytu. Jednak audytor będzie musiał odwiedzić lokal, aby przeprowadzić audyt fizyczny.
Podwykonawcy
Wiele stanów ma przepisy, które nakładają odpowiedzialność na wykonawców, którzy zatrudniają nieubezpieczonych podwykonawców. Przepisy te będą miały zastosowanie w przypadku, gdy Twoja firma będzie działać jako kontrahent, a podwykonawcy będą współpracować z innymi.
Załóżmy na przykład, że twoja firma, ABC Construction, wynajmuje podwykonawcy o nazwie P & J Plumbing, aby wykonywać prace rurociągowe przy odnawianiu budynku. Pracownik P & J zostaje ranny w pracy i próbuje złożyć wniosek o odszkodowanie pracownicze. Jednak P & J nie zakupił pokrycia rekompensat pracowniczych. W większości stanów poszkodowany pracownik może ubiegać się o świadczenia zgodnie z polisą odszkodowawczą pracownika.
Ubezpieczyciele są prawnie zobowiązani do zapewnienia świadczeń pracownikom nieubezpieczonych podwykonawców. W ten sposób Twój audytor przejrzy twoje dokumenty podatkowe i poszuka 1099 formularzy wystawionych podwykonawcom. On lub ona sprawdzi, czy otrzymałeś zaświadczenie o ubezpieczeniu od każdego podwykonawcy, którego wynająłeś. Jeśli wynajęty przez ciebie podwykonawca nie przedstawił dowodu ubezpieczenia od odszkodowań pracowniczych, audytor obciąży cię dodatkową składką z tytułu ubezpieczenia tego kontrahenta.
Stawka obowiązkowa dla nieubezpieczonego podwykonawcy zależy od rodzaju pracy wykonywanej przez podwykonawcę. Na przykład, jeśli podwykonawca wykonał prace dekarskie, zostanie zastosowana stawka obowiązującej klasyfikacji pokrycia dachowego. Stawka zostanie zastosowana do całości lub części kosztów podwykonawstwa. Jeśli pieniądze, które zapłaciłeś podwykonawcy, dotyczyły wyłącznie siły roboczej, wówczas podstawą składki będzie całkowity koszt (podzielony przez 100).
Wykonawca kontra Podwykonawca
Jeśli Twoja firma nie jest kontrahentem, czy odpowiadasz za obrażenia poniesione przez pracowników niezależnych kontrahentów, których zatrudniłeś? Odpowiedź jest generalnie nie. Wykonawca prowadzi działalność niezależną od Twojej. W związku z tym wykonawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikom odszkodowań dla pracowników.
Załóżmy na przykład, że jesteś właścicielem sklepu detalicznego. Zatrudniasz Fabulous Flooring, wykonawcę podłóg, by wydzierżył starą podłogę z linoleum w swoim sklepie i zastąpił ją nowym. Określasz wynik, który chcesz (nowe piętro), a Fabulous wykonuje zadanie. Fantastyczny nadzorca nadzoruje pracowników posadzek. Opiekun wyznacza harmonogramy pracy i dyktuje, w jaki sposób pracownicy wykonują swoją pracę. Jeśli wspaniały pracownik zostanie ranny podczas instalacji nowej podłogi, Fabulous (nie Twoja firma) powinien być odpowiedzialny wobec pracownika.
Istnieją sytuacje, w których firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za obrażenia pracowników niezależnego wykonawcy. Dlatego powinieneś nalegać, aby wszyscy wynajęci przez ciebie niezależni wykonawcy przedstawili dowód, że wykupili ubezpieczenie od odszkodowań pracowniczych.