Zwiększaj wydajność i zwiększaj produktywność dzięki tym wskazówkom dotyczącym zarządzania czasem
Czy czujesz potrzebę bardziej zorganizowanej i / lub bardziej produktywnej ? Czy spędzasz dzień w szaleńczej aktywności i zastanawiasz się, dlaczego nie osiągnąłeś zbyt wiele? Następnie te wskazówki dotyczące zarządzania czasem są dla Ciebie - pomogą Ci zwiększyć produktywność i pozostaną cool i zebrane.
Wskazówki dotyczące zarządzania czasem
1. Zdaj sobie sprawę, że zarządzanie czasem jest mitem.
To jest pierwsza rzecz, którą musisz zrozumieć o zarządzaniu czasem ; bez względu na to, jak zorganizowani jesteśmy, zawsze są tylko 24 godziny dziennie.
Czas się nie zmienia. Wszystko, czym możemy zarządzać, to sami i co robimy z czasem, który mamy. Doceniam to. Internalizuj to. I przejdź jak najszybciej do następnej wskazówki.
2. Dowiedz się, gdzie tracisz czas.
Wielu z nas jest ofiarą czasowych wastersów, którzy kradną czas, który możemy wykorzystać znacznie bardziej produktywnie. Jakie są twoje czasy, bandyci? Czy spędzasz zbyt wiele czasu na surfowaniu w sieci, czytaniu e-maili, publikowaniu na Facebooku, wysyłaniu SMS-ów lub nawiązywaniu osobistych połączeń?
W ankiecie przeprowadzonej przez salary.com 89% respondentów przyznało się do marnowania czasu każdego dnia w pracy:
- 31 procent odpadów mniej więcej 30 minut dziennie
- 31 procent odpadów mniej więcej godzinę dziennie
- 16 procent marnuje mniej więcej dwie godziny dziennie
- 6 procent marnuje mniej więcej trzy godziny dziennie
- 2 procent odpadów to mniej więcej cztery godziny dziennie
- 2 procent odpadów dziennie pięć lub więcej godzin
Czy jesteś niszczycielem czasu? Śledzenie codziennych czynności wyjaśnia, w jaki sposób śledzić swoje działania, aby można było uzyskać dokładny obraz tego, ile czasu poświęcasz na różne działania, co jest pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania czasem.
3. Stwórz cele zarządzania czasem.
Pamiętaj, że zarządzanie czasem w rzeczywistości zmienia twoje zachowania, a nie zmienia czas. Dobrym miejscem na rozpoczęcie jest wyeliminowanie osobistych wastersów. Na przykład przez jeden tydzień ustaw cel, w którym nie będziesz brać osobistych połączeń telefonicznych lub odpowiadać na wiadomości tekstowe niezwiązane z pracą podczas pracy.
(Zobacz Set Specific Goals, aby uzyskać pomoc w ustalaniu celów.) Aby uzyskać zabawne spojrzenie na zachowania, które mogą przeszkadzać w skutecznym zarządzaniu czasem, zobacz mój artykuł Osobisty typ zarządzania czasem . Dowiedz się, czy jesteś strażakiem, Wodnikiem czy Chatty Kathy!
4. Wdrożyć plan zarządzania czasem.
Pomyśl o tym jako o przedłużeniu trzeciej wskazówki zarządzania czasem. Celem jest zmiana twoich zachowań w czasie, aby osiągnąć cel, który sobie wyznaczyłeś, na przykład zwiększenie wydajności lub zmniejszenie stresu. Musisz więc nie tylko ustawić swoje konkretne cele , ale śledzić je z czasem, aby sprawdzić, czy je realizujesz. Zobacz także: Programy śledzące najwyższe czasy i 27 aplikacji oszczędzających czas dla właścicieli małych firm .
5. Użyj narzędzi do zarządzania czasem.
Niezależnie od tego, czy jest to programator dzienny, program lub aplikacja telefoniczna, pierwszym krokiem do fizycznego zarządzania czasem jest ustalenie , dokąd zmierza teraz i zaplanowanie, w jaki sposób zamierzasz spędzić swój czas w przyszłości. Przykładowo oprogramowanie takie jak Outlook pozwala łatwo zaplanować wydarzenia i ustawić je tak, aby wcześniej przypominały o wydarzeniach, ułatwiając zarządzanie czasem.
6. Bezlitośnie określaj priorytety.
Każdego dnia powinieneś rozpocząć sesję priorytetową dla zadań na ten dzień i ustawić swój benchmark wydajności.
Jeśli masz 20 zadań na dany dzień, ile z nich naprawdę potrzebujesz? Aby uzyskać więcej informacji na temat codziennego planowania i priorytetyzacji codziennych zadań, zobacz Rozpocznij dzień od codziennego planowania .
7. Naucz się delegować i / lub zlecać na zewnątrz.
Delegowanie jest jedną z najtrudniejszych rzeczy do nauczenia się, jak to zrobić dla wielu właścicieli firm, ale bez względu na to, jak mała jest Twoja firma, nie musisz być jednoosobowym show - musisz pozwolić, aby inne osoby nosiły część ładunku . Delegowanie w firmie zawiera przegląd zadań, które lepiej byłoby delegować lub zlecać na zewnątrz, podczas gdy decyzja o delegowaniu zawiera wskazówki, jak radzić sobie z delegowaniem zadań.
8. Ustal rutyny i trzymaj się ich jak najwięcej.
Kiedy pojawią się kryzysy, będziesz znacznie bardziej produktywny, jeśli będziesz mógł postępować zgodnie z rutyną przez większość czasu.
Dla większości ludzi tworzenie i wykonywanie rutynowych czynności pozwala im od razu wykonywać zadania dnia, a nie tracić czasu na rozpoczęcie pracy.
9. Przyzwyczaić się do ustalania limitów czasowych dla zadań.
Na przykład czytanie i odbieranie wiadomości e-mail może pochłonąć cały dzień, jeśli na to pozwolisz. Zamiast tego ustaw limit godziny na godzinę dla tego zadania i trzymaj się go. (Najprostszym sposobem na to jest przypisanie stałego bloku czasu do tego zadania, zamiast odpowiadania na wiadomość e-mail na żądanie).
10. Upewnij się, że twoje systemy są zorganizowane.
Czy marnujesz dużo czasu szukając plików na swoim komputerze ? Poświęć czas na zorganizowanie systemu zarządzania plikami . Czy Twój system plików cię spowalnia? Ponów to , więc jest zorganizowany do tego stopnia, że możesz szybko położyć ręce na tym, czego potrzebujesz.
11. Nie trać czasu na czekanie.
Od spotkań z klientami po wizyty u dentysty nie da się uniknąć czekania na kogoś lub coś. Ale nie musisz po prostu siedzieć i kręcić kciukami. Technologia ułatwia pracę gdziekolwiek jesteś; Twój tablet lub smartfon pomoże Ci pozostać w kontakcie. Możesz czytać raport, sprawdzać arkusz kalkulacyjny lub planować kolejną kampanię marketingową .
Twój czas należy do Ciebie
A oto najważniejsza wskazówka dotycząca zarządzania czasem. Możesz kontrolować i realizować to, co chcesz osiągnąć, gdy już opanujesz mit zarządzania czasem i przejąć kontrolę nad swoim czasem.
Aby uzyskać jeszcze więcej wskazówek dotyczących zarządzania czasem, przeczytaj: