Odbierz telefon z właściwym telefonem biznesowym.
Na przykład, gdy odpowiadasz na telefon, powiedz coś takiego: "Cypress Technologies, Susan, jak mogę pomóc?" Dzięki temu dzwoniący nie tylko wie, że dotarł do firmy, ale nakłada na niego obowiązek udzielenia odpowiedzi na to pytanie, oszczędzając czas na pytania wyjaśniające, takie jak: "Czy to jest Cypress Technologies?", I bezczynny pogawędka.
Myśl i ustalaj priorytety, kiedy mówisz.
Czy połączenie jest teraz obsługiwane najlepiej, czy później? Wiele z połączeń telefonicznych otrzymywanych przez firmy to szybkie zapytania, na które można łatwo odpowiedzieć, na przykład "Jak długo jesteś otwarty?". Inne wymagają bardziej złożonych i czasochłonnych odpowiedzi. Jeśli tak jest, powiedz rozmówcy i zapytaj, kiedy wygodnie jest do niej zadzwonić, aby to omówić.
Użyj Parafrazując i podsumowując, aby utrzymywać połączenia telefoniczne na ścieżce.
Jeśli rozmawiasz z kimś przez telefon, który zdaje się chcieć rozmawiać lub zboczyć z tematu, powiedz coś takiego: "Więc to, co słyszę, mówisz, to ..." lub "Więc najważniejsze są ..." lub "Czy (wstaw podsumowanie) rzetelne streszczenie tego, co mówisz?" Trudno rozmawiać z kimś, kto nie chce rozmawiać.
Zamknij każde połączenie Podsumowaniem działania, które Ty i rozmówca uzgodniliście
Chociaż w większości przypadków zajmie to tylko kilka sekund, może zaoszczędzić wiele czasu, unikając błędów i konieczności podwójnego sprawdzenia. Na przykład po rozmowie, podczas której umówiłeś się na spotkanie z klientem , możesz powiedzieć: "Dobrze.
Spotkam się z tobą w twoim biurze w (wstawić miejsce) o 10 rano jutro, a my przejdziemy razem próbki. "
Zachowaj podkładkę wiadomości przez telefony, aby można było zanotować szczegóły podczas połączenia.
To nie tylko dobre zarządzanie czasem w danym momencie, pomagające skupić się na rozmowie, ale także pomoc w zarządzaniu czasem w późniejszym czasie, jeśli musisz znaleźć i / lub przejrzeć szczegóły konkretnej rozmowy.
Daj swoim klientom i klientom opcję e-mail
Wielu z nich użyje e-maila do skontaktowania się z tobą, zamiast dzwonić, jeśli wie, jaki jest twój adres e-mail. Upewnij się, że adres e-mail Twojej firmy jest widoczny na Twoich wizytówkach i w witrynie internetowej, jeśli masz taką wizytówkę. Jeśli masz ich adresy e-mail, wyślij e-mail do aktualnych klientów i klientów, wspominając o opcji e-mail i przedstawiając ją jako sposób na poprawę komunikacji.
Użyj technologii, aby zarządzać czasem, który spędzasz, odpowiadając na telefon
Co najmniej Twoja firma powinna mieć automatyczną sekretarkę i pocztę głosową. Ustaw je za pomocą odpowiednich skryptów biznesowych i wykorzystaj je, aby odebrać telefon, gdy jesteś poza biurem lub musisz pracować nad czymś nieprzerwanie. Następnie zaplanuj czas, aby każdego dnia odbierać wiadomości telefoniczne. Jeśli chodzi o zarządzanie czasem, zyskujesz cenny czas, grupując połączenia telefoniczne.
Jeśli prowadzisz działalność domową, skorzystaj z oddzielnego telefonu lub linii biznesowej
Musisz mieć drugi telefon "tylko służbowy" z własną "służbową" automatyczną sekretarką i / lub pocztą głosową. Jest to nie tylko bardziej profesjonalne, ale pozwoli Ci zaoszczędzić czas potrzebny na przebrnięcie przez wiadomości i określenie, które z nich są związane z biznesem.
Zawsze najlepiej mieć osobę odbierającą telefon
Po automatycznym podniesieniu lub pogorszeniu, automatyczny system interaktywnej odpowiedzi głosowej (IVR) to prawdziwy wyłącznik, który będzie kosztować biznes, gdy ludzie nie będą musieli zostawiać wiadomości ani oddzwaniać. Jeśli odbieranie połączeń przychodzących zajmuje zbyt wiele czasu w ciągu dnia, rozważ zatrudnienie recepcjonistki lub profesjonalnego serwisu odpowiadającego, aby odebrać telefon. Koszt posiadania kogoś innego może być z nawiązką kompensowany wzrostem wydajności i lepszą sprzedażą .
Zachowaj pisemny skrypt z najczęściej zadawanych pytań wysłanych przez Twój telefon.
Oszczędza on i Twoich pracowników czas, jeśli nie muszą szukać odpowiedzi lub zastanawiać się, jak odpowiedzieć na konkretne żądanie podczas odbierania telefonu.
Podsumowanie wskazówek dla telefonu
Pamiętaj, że telefon ma być narzędziem biznesowym, a nie inwazyjnym wymiarem czasu, który rządzi twoim dniem pracy. Obsługa przychodzących połączeń telefonicznych zgodnie z tymi wskazówkami dotyczącymi zarządzania czasem pomoże Ci lepiej zarządzać czasem, zwiększyć wydajność i przywrócić telefon w odpowiednie miejsce - pomagając w prowadzeniu firmy, a nie w prowadzeniu użytkownika.