Nie śledź tylko swojego czasu; Zarządzaj tym!
A potem przestają to robić, ponieważ nie zauważyli żadnych pozytywnych zmian. Oczywiście, wyeliminowali kilka zdarzeń i nadali priorytet niektórym innym. Ale tak naprawdę nic nie poradzili; właśnie je przestawili. Pod koniec dnia wciąż są zdezorientowani i sfrustrowani.
Ale śledzenie tego, jak spędzasz czas, nie jest zarządzaniem czasem. Zarządzanie czasem polega na wprowadzaniu zmian w sposobie spędzania czasu.
Aby efektywnie zarządzać czasem , musisz zastosować system zarządzania czasem, który pomoże ci zobaczyć, gdzie można i należy wprowadzić zmiany ... co oznacza, że pierwszym krokiem zarządzania czasem jest przeanalizowanie, jak faktycznie spędzasz swój czas, abyś mógł określić jakie zmiany chcesz wprowadzić.
Skategoryzuj efektywne zarządzanie czasem
Jak właściwie zarządzasz czasem? Tajemnica tkwi w kategoriach. Spójrz na swój kalendarz na jutro. Prawdopodobnie jest już pełno wydarzeń i działań, które masz nadzieję osiągnąć. Podczas pracy lub później wypełnisz puste miejsca informacjami o tym, co faktycznie zrobiłeś.
Pod koniec dnia spójrz na listę i oznacz każde zadanie i / lub wydarzenie jedną z poniższych kategorii. Ile czasu w ciągu dnia pracy faktycznie spędziłeś:
1) Ugaszenie pożarów. Nieoczekiwany telefon. Raport, który jest niezbędny do spotkania, które powinno zostać wydrukowane wczoraj. Brakujący plik, który powinien znajdować się na biurku . Ile dnia spędziłeś w trybie kryzysowym? Dla większości ludzi jest to kategoria negatywna, która drenuje ich energię i zakłóca ich produktywność.
Pomoc w organizowaniu plików
Jak skonfigurować system zarządzania dokumentami
Opanowanie swojego systemu archiwizacji
10 wskazówek dotyczących organizowania plików elektronicznych
2) Radzenie sobie z przerwami. Rozmowy telefoniczne i osoby upuszczane przez Twój urząd prawdopodobnie staną na szczycie listy podczas przypisywania wydarzeń do tej kategorii. Ponownie dla większości ludzi jest to kategoria negatywna, ponieważ przeszkadza (a czasem zabija) wydajności.
Pomoc w radzeniu sobie z przerwami
Radzenie sobie z przychodzącymi połączeniami telefonicznymi
Przebywanie w harmonogramie podczas pracy
Prowadzenie udanego biznesu domowego z dziećmi
3) Wykonanie zaplanowanych zadań. Jest to najbardziej pozytywne wykorzystanie czasu w ciągu dnia pracy. Masz kontrolę i osiągasz zamierzone cele. Planowane zadania mogą obejmować rozmowy telefoniczne , spotkania z pracownikami, a nawet odpowiadanie na e-maile - jeśli są to zadania, które umieściłeś w agendzie.
4) Praca nieprzerwana. Być może nie pracujesz nad zadaniem, które zaplanowałeś, ale coś osiągasz, a dla większości ludzi jest to bardzo produktywny, pozytywny tryb pracy .
5) Nieprzerwany przestój. Te czasy w ciągu dnia pracy, które służą do przywracania energii i przegrupowania. Przerwa obiadowa lub przerwa na poranną przerwę mogą się liczyć, jeśli są nieprzerwane.
Jeśli masz szczęście pracować z firmą, która oferuje na miejscu urządzenia do ćwiczeń lub pokoje do spania (Fortune), to też by się liczyło. Każdy potrzebuje pewnej ilości nieprzerwanych przestojów wbudowanych w swój dzień, aby być wydajnym w czasie pracy.
Tydzień waszej przeszłości jest kluczem do przyszłości
Teraz, gdy rozumiesz kategorie tego systemu zarządzania czasem, nadszedł czas, aby wykorzystać je do analizy "typowego" tygodnia pracy. Korzystając z dowolnego systemu kalendarza, którego używasz do wystawiania wizyt i zajęć w życiu codziennym, wróć i wybierz ostatni typowy tydzień. Przejrzyj wpisy każdego dnia roboczego i podziel je na kategorie według powyższych kategorii zarządzania czasem, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś. Utrzymanie całkowitej liczby wyświetleń u dołu każdego dnia ułatwi Ci zrozumienie, jak spędzasz swój czas pracy każdego dnia.
Teraz masz dane potrzebne do wprowadzenia zmian w sposobie spędzania czasu w pracy. Czy spędzasz zbyt wiele czasu na rozpalaniu ognia? Następnie trzeba dokonać zmian organizacyjnych lub fizycznych, aby zapobiec lub odroczyć te ciągłe kryzysy. Na przykład uporządkuj i uporządkuj swoje biurko , aby łatwo znaleźć potrzebne pliki i ustal rutynę umieszczania plików potrzebnych na następny dzień na biurku, zanim wyjdziesz na cały dzień.
Brak wystarczających nieprzerwanych przestojów w ciągu dnia pracy? Następnie musisz Zaplanować Czas dla Ciebie . Na przykład, przestań jeść lunch przy swoim biurku i fizycznie opuść budynek na umówiony czas na lunch.
Stosując moje kategorie pracy zarządzania czasem i wprowadzając zmiany, które musisz wprowadzić, aby spędzić więcej czasu w ciągu dnia pracy w pozytywnych kategoriach, a mniej w kategoriach negatywnych, będziesz naprawdę w stanie efektywnie zarządzać swoim czasem - i osiągnąć prawdziwy cel zarządzania czasem, aby poczuć się lepiej.