Zastępowanie zaliczek to potrącanie podatku dochodowego dla osób niebędących pracownikami (w tym niezależnych wykonawców ) i innych transakcji. Pracodawcy nie są zobowiązani do potrącania podatków dochodowych od osób niebędących pracownikami, chyba że nie można zweryfikować indywidualnego numeru identyfikacyjnego podatnika . Innymi słowy, pracodawcy muszą potrącać podatki dochodowe od osób niebędących pracownikami, jeśli nie można zweryfikować numeru identyfikacyjnego podatnika niebędącego pracownikiem.
W takim przypadku otrzymasz powiadomienie z urzędu skarbowego. W tym artykule omówiono te uwagi i wyjaśniono, co należy zrobić, gdy je otrzymasz.
Co to jest "B"? Co muszę zrobić, jeśli otrzymam to zawiadomienie?
Oświadczenie "B" stanowi zapasowe powiadomienie o wstrzymaniu z IRS, stwierdzające, że numer identyfikacyjny podatnika niebędącego pracownikiem jest nieobecny lub jest niepoprawny. Po otrzymaniu pierwszego powiadomienia IRS, musisz:
- Natychmiast zacznij pobierać podatki u źródła według stawki 28% od wynagrodzenia osoby niebędącej pracownikiem, nie później niż 30 dni po otrzymaniu powiadomienia
- Wyślij kopię zawiadomienia "B" do osoby.
- Wyślij osobie formularz IRS W-9 i poproś, aby został wypełniony i odesłany do Ciebie, aby wysłać go do urzędu skarbowego.
Jeśli nie możesz znaleźć podatnika, podatnik odmawia wypełnienia formularza W-9, lub powiadomienie "B" jest zwracane jako niemożliwe do dostarczenia, musisz natychmiast rozpocząć pobieranie zaliczek (28% stawki podatkowej) z płatności dokonanych na tę osobę.
Co to jest drugie "B"? Co muszę zrobić z tym zawiadomieniem?
Druga uwaga B każe pojedynczemu podatnikowi skontaktować się z IRS lub ZUS, aby uzyskać prawidłowy numer ID podatnika. Ty jako pracodawca nie jesteś zobowiązany do niczego, z wyjątkiem dalszego wstrzymywania podatku dochodowego od płatności podatnika.
Co to jest "C"? Co muszę zrobić po otrzymaniu tego powiadomienia?
Zawiadomienie "C" to zapasowe powiadomienie o wstrzymaniu z IRS, stwierdzające, że osoba niebędąca pracownikiem ma zaniżone dochody i podlega potrąceniom z zaliczki. Po otrzymaniu pierwszego powiadomienia "C" musisz:
- Natychmiast zacznij pobierać podatki u źródła według stawki 28% od wynagrodzenia osoby niebędącej pracownikiem, nie później niż 30 dni po otrzymaniu powiadomienia
- Wyślij lub przekaż kopię zawiadomienia "C" osobie.
Jeśli otrzymasz powiadomienie "B" lub "C", musisz kontynuować wstrzymanie, dopóki nie otrzymasz od IRS informacji o zaprzestaniu wstrzymywania płatności.
W przypadku wątpliwości co do tego, co należy zrobić, zawsze należy zacząć wypłacanie składek na rzecz osoby fizycznej (w wysokości 28%). Pozwól podatnikowi rozwiązać problem identyfikacji podatnika z IRS.
Zgłaszanie i płatność kopii zapasowej Wstrzymywanie płatności do IRS
Kiedy wstrzymujesz zapłatę z tytułu potrącenia z dochodów osoby, nie skończysz z IRS. Musisz uiścić te wstrzymane podatki do urzędu skarbowego, złożyć raport o dokonanych płatnościach i podać informacje o potrącaniu z zaliczki na 1099-MISC tej osoby.
Wykonywanie rezerwowych płatności wstrzymanych
Rezerwowe płatności potrącane nie są dokonywane w tym samym procesie, co w przypadku dochodu pracowników. Dokonuj płatności osobno, korzystając z elektronicznego transferu środków (EFT).
- Jeśli łączna kwota wszystkich wstrzymanych płatności wstrzymanych jest mniejsza niż 2500 USD za rok, możesz dokonywać płatności wraz z rocznym formularzem raportu (formularz IRS 945) (patrz poniżej).
- Jeśli łączna kwota przekracza 2500 USD, użyj harmonogramu tygodniowego lub miesięcznego. Pamiętaj jednak, aby nie uwzględniać tych płatności z tymi dla pracownika, aby określić, który harmonogram ma zostać użyty.
Więcej informacji znajduje się w rozdziale 11, Publikacja IRS 15.
Zgłaszanie zapasowych wstrzymanych płatności
Musisz zgłosić pobrane przez Ciebie kwoty do pobrania zaliczek, na formularzu 945, Roczny zwrot wstrzymanego federalnego podatku dochodowego. Formularz 945 jest należny do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. W związku z tym za potrącenie z archiwum w 2016 r. Należy złożyć formularz 945 w IRS do 31 stycznia 2017 r.
Więcej informacji można znaleźć w Instrukcji dla formularza 945 .
Zgłaszanie rocznych płatności wstrzymujących płatności dla niezależnych kontrahentów
Upewnij się, że uwzględniłeś całkowity pobór u źródła dla każdego pracownika kontraktowego na formularzu 1099-MISC za rok. Przekaż go osobie i przekaż do IRS do 31 stycznia następnego roku.
Powrót do pytań i odpowiedzi dotyczących zatrzymywania kopii zapasowych