Jakie koszty pracownicze należy zapłacić
Najlepiej trzymać się z refundacją tylko tych kosztów przeprowadzki zatwierdzonych przez IRS jako odliczeń od zwrotu podatku od pracowników.
Według IRS koszty polis do odliczenia dla pracowników obejmują tylko
"uzasadnione wydatki:
Przenoszenie artykułów gospodarstwa domowego i rzeczy osobistych z dawnego domu do nowego domu, oraz
Podróżowanie (w tym zakwaterowanie) z dawnego domu do nowego domu.
Zwroty kosztów niepodlegających odliczeniu są zawsze opodatkowane pracownikowi, nawet jeśli zwrot ten może zostać zakwalifikowany jako plan odpowiedzialny (jak opisano poniżej).
Skutki podatkowe zwrotu kosztów pracowniczych
Zasadniczo wszelkie płatności dokonywane na rzecz pracowników podlegają opodatkowaniu, a płacenie pracownikom kosztów przeprowadzki uznaje się za świadczenie podlegające opodatkowaniu. Istnieje jednak sposób, aby zasiłek nie podlegał opodatkowaniu dla pracownika.
Jeśli chcesz, aby koszty przeniesienia pracownika były niepodlegające opodatkowaniu dla pracownika (IRS używa terminu "wykluczony" z opodatkowania), musisz zapłacić im za pośrednictwem tego, co IRS nazywa planem odpowiedzialnym .
W takim przypadku pracownik płaci za wydatki i zwraca je.
Aby spełnić kryteria planu rozliczeniowego, wydatki muszą być wyszczególnione i mogą zostać opłacone tylko określone wydatki. Wydatki muszą być również przeznaczone na cele biznesowe.
Pracownik musi zapłacić lub poniósł koszty uzyskania przychodów podczas świadczenia usług jako pracownik Twojej firmy. Być może będziesz musiał udokumentować, że ruch jest wymagany przez Twoją firmę.
Istnieją również pewne procedury księgowe, których należy przestrzegać, aby plan zwrotu kosztów był
- Pracownik musi " odpowiednio uwzględnić te wydatki w rozsądnym czasie". Oznacza to, że pracownik musi dać ci pokwitowanie wszystkich wydatków.
- Jeśli dajesz pracownikowi zaliczkę na te wydatki, pracownik musi zwrócić nadwyżkę pieniędzy w rozsądnym terminie.
Na przykład, powiedzmy, że przekazujesz 5000 $ na przeniesienie wydatków, a pracownik daje ci pokwitowania za 3660 $. Pracownik musi dać ci czek na saldo (1350 $). Jeśli wszystkie kryteria dotyczące planu rozliczeniowego nie są spełnione, plan nie jest planem odpowiedzialnym. Natomiast " zwrot kosztów niepodlegających zwrotowi " (do pracownika) i ulgi na różne lub nieokreślone wydatki podlegają opodatkowaniu na rzecz pracownika.
Żeby było absolutnie jasne: Wszelkie zwroty dokonywane pracownikom na podstawie nieakceptowalnego planu muszą być traktowane jako podlegające opodatkowaniu (w tym potrącanie podatku u źródła), nawet jeśli zwrot dotyczy wydatków podlegających odliczeniu od pracownika. Wszelkie płatności, które nie są poparte dowodami, nawet jeśli są częścią rozliczalnego planu, podlegają opodatkowaniu i podlegają potrąceniu u źródła.
Wstrzymywanie podatków płacowych od przenoszenia ruchomych płatności na rzecz pracowników
Jeżeli płatności zostały dokonane zgodnie z kryteriami planu rozliczeniowego, a wszystkie niezbędne warunki zostały spełnione, płatności na rzecz pracowników związane z przeniesieniem nie podlegają wstrzymaniu.
Przeniesienie płatności związanych z wydatkami, które nie są dokonywane zgodnie z kryteriami planu rozliczeniowego (opisanego powyżej), podlega potrąceniu z federalnych podatków dochodowych, podatków FICA (Social Security i Medicare) oraz federalnych podatków od bezrobocia.
Raportowanie przenoszenia ruchomych wydatków na formularzu W-2 pracownika
Jeśli zwrot do pracownika spełnia wszystkie warunki planu rozliczeniowego, jak opisano powyżej, nie musisz uwzględniać tych zwrotów na W-2 pracownika. Jeśli pracownik zapewnia odpowiednie rozliczenie wydatków, ale nadwyżka nie jest zwracana, musisz sprawdzić za pomocą usługi płacowej lub doradcy podatkowego, w jaki sposób zgłosić kwoty podlegające opodatkowaniu i niepodlegające opodatkowaniu. Musisz zgłosić kwotę tego świadczenia po wypełnieniu rocznego raportu podatkowego W-2 dla pracownika za ubiegły rok.
Patriot Software zapewnia więcej wyjaśnień na temat sposobu, w jaki wydatki te są wprowadzane na formularzu pracownika W-2. Użyjemy powyższego przykładu, gdzie pracownik otrzymuje 5000 $ na przeniesienie wydatków, ma wpływy za 3660 USD i utrzymuje pozostałe 1.350 USD. Kwota, którą pracownik utrzymuje, podlega opodatkowaniu dla pracownika. Zakładamy, że ta płatność jest realizowana zgodnie z wymaganiami dotyczącymi planu rozliczeniowego, jak opisano powyżej:
- Podlegająca opodatkowaniu kwota 1 350 USD została uwzględniona w polu 1 W-2 (oraz w polach 3, 5 i 16, jeżeli opodatkowane jest państwo lub miasto).
- Podatek federalny i stanowy potrącany z podatku dochodowego oraz podatek FICA muszą być obliczone dla kwoty 1350 USD podlegającej opodatkowaniu i zawarte w odpowiednich polach na W-2.
- Należy uwzględnić kwotę 3 660 USD (kwotę równą uzasadnionej kwocie (na przykład część nieakceptowalna) w polu 12 formularza W-2, stosując kod "L."
Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak to działa, zobacz Publikację IRS 15 (Circular E).
Dając pracownikowi dodatkowe pieniądze na koszty przeprowadzki
Niektóre firmy zapewniają pracownikom określoną kwotę na koszty przeprowadzki, w zależności od rodzaju ruchu i odległości. Płatność może zostać odliczona od Twojej firmy jako wydatek biznesowy.
Jeśli chcesz przekazać pracownikowi pieniądze na przeniesienie wydatków i pozwolić pracownikowi zdecydować, w jaki sposób wydane zostaną te pieniądze, masz plan, którego nie można rozliczyć, zgodnie z przepisami IRS. W tym przypadku, jak wspomniano powyżej, jeśli nie chcesz, aby pracownik musiał pokazywać pokwitowania, cała płatność podlega opodatkowaniu dla pracownika jako świadczenie. Ponadto należy odliczyć federalny podatek dochodowy i podatek FICA od płatności.
W takim przypadku możesz chcieć dodać dodatkową kwotę do płatności, aby pomóc pracownikowi z dodatkowymi podatkami, które należy zapłacić. Nazywa się to "skasowaniem" czeku i ma na celu przekazanie pracownikowi dokładnej kwoty płatności po opodatkowaniu.
Na przykład, jeśli płacisz pracownikowi 2000 $ w kosztach przeprowadzki, możesz wykonać kalkulację brutto, aby uzyskać ponad 2000 $ na pokrycie dodatkowych podatków. Patriot Software ma kalkulator typu gross-up, który może ci w tym pomóc.
Koszty pracownicze to koszty uzyskania przychodu
Opłacanie kosztów związanych z przeniesieniem pracownika to koszt firmy, który można odliczyć. Zwolnienia pracownika dotyczące przeniesienia wydatków dla pracowników powinny być ograniczone do tych, które pracownik może odliczyć na podstawie swojego zeznania podatkowego. Oznacza to tylko koszty przeniesienia artykułów gospodarstwa domowego i kosztów podróży do nowej lokalizacji dla pracownika i jego rodziny.
Mówienie pracownikom o planie zwrotu kosztów ruchomych
Podobnie jak w przypadku innych świadczeń pracowniczych, wszyscy pracownicy muszą być traktowani tak samo. Możesz określić kryteria kwalifikacji do planu według typu pracownika (na przykład wynagrodzenie w przeliczeniu na godzinę), ale nie możesz dać jednemu pracownikowi w tej samej klasyfikacji więcej korzyści niż inny.
Dobrym pomysłem jest zapisanie tego rodzaju korzyści na piśmie i uwzględnienie go w komunikacji z pracownikami. Podręcznik pracownika lub podręcznik zasad i procedur jest dobrym miejscem do opisania planu. Nie zapomnij podać informacji na temat skutków podatkowych tego świadczenia.
Pomagamy pracownikom w przeprowadzce ich Odliczeń kosztowych
O ile nie jesteś wykwalifikowanym specjalistą podatkowym , udzielanie pracownikom porad podatkowych na temat odliczeń od podatku dochodowego nie jest dobrą rzeczą. Zachęć swoich pracowników do uzyskania profesjonalnej porady podatkowej lub skorzystania z profesjonalnego oprogramowania podatkowego . Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby pomóc pracownikom zrozumieć korzyści wynikające z przeniesienia wydatków i ich wpływ na podatki:
- Daj pracownikowi pakiet przeniesienia pracy, który wyjaśnia, w jaki sposób i kiedy koszty przeniesienia zostaną zwrócone przez twoją firmę.
- Daj pracownikom możliwość zmiany ich potrącenia (na formularzu W-4 ) w celu uwzględnienia początkowej płatności za zwłokę.