Jeśli Twoja firma ma plan odpowiedzialny, zwrot niektórych wydatków służbowych nie podlega opodatkowaniu. Jeśli Twój plan zwrotu kosztów nie jest zgodny z wymogami IRS dotyczącymi planu rozliczeniowego, zwroty te podlegają opodatkowaniu dla pracownika, a potrącenie federalnych podatków dochodowych i podatków od wynagrodzeń musi być dokonane na tych płatnościach.
Ponadto, jako pracodawca, musisz zgłosić te płatności na formularzu W -2 pracownika.
Plany podatkowe mogą obejmować zwrot wielu różnych wydatków związanych z pracownikami, w tym:
- Koszty podróży pracowników, w tym posiłki i rozrywka,
- Zakup narzędzi i wyposażenia oraz
- Koszty biura domowego pracownika.
Plan odpowiedzialny musi również obejmować procedurę wymagającą od pracowników zwrócenia pracodawcy zwrotu nadwyżki (kwoty przekraczającej dopuszczalne kwoty). Jeśli pracodawca tworzy i utrzymuje rozliczalny plan, koszty podróży pracowników nie muszą być traktowane jako dochód podlegający opodatkowaniu.
Dopuszczalne wymagania dotyczące planu
Aby urząd skarbowy mógł zostać uznany za "rozliczalny plan", musi zawierać WSZYSTKIE z poniższych:
- Wydatki muszą mieć połączenie biznesowe ; oznacza to, że muszą być opłacone lub poniesione podczas świadczenia usług jako pracownik.
- Pracownik musi odpowiednio rozliczać się z pracodawcą za te wydatki w rozsądnym czasie. Musisz wymagać od pracowników przedstawienia szczegółowych informacji na temat tych wydatków, w tym daty, czasu, miejsca, kwoty i celu biznesowego związanego z wydatkiem.
- Musisz wymagać od pracownika zwrotu nadmiernych zwrotów w rozsądnym i określonym czasie, w zależności od okoliczności
Jeśli wszystkie trzy wymagania nie są spełnione, plan jest ustalany przez IRS, aby nie być odpowiedzialnym, a wszelkie koszty zwracane pracownikowi przez firmę podlegają opodatkowaniu na rzecz pracownika.
Nadwyżki zwrotów
Nadwyżka zwrotu jest zwrotem wyższym niż dopuszczalne kwoty. Jeśli pracownik nie zwróci nadmiernych zwrotów w rozsądnym terminie, te nadwyżki podlegają opodatkowaniu na rzecz pracownika. Najczęstszą okolicznością jest przypadek, w którym pracownik otrzyma zaliczkę przed wyjazdem na wycieczkę, a jej wydatki w trakcie podróży są mniejsze niż kwota wypłacona.
Rozsądny okres zwrotu nadpłaconych kwot ustala IRS, na przykład:
- Zaliczka otrzymana w ciągu 30 dni od czasu wydatku
- Pracownik dostarczy odpowiednią kwotę wydatków w ciągu 60 dni po ich opłaceniu lub poniesieniu.
- Pracownik zwraca nadwyżkę zwrotu w ciągu 120 dni po jej opłaceniu lub poniesieniu.
- Pracownik otrzymuje oświadczenie (co najmniej raz na kwartał), które żąda zwrotu lub odpowiedniego rozliczenia zaległych zaliczek, a pracownik spełnia warunki w ciągu 120 dni od otrzymania wyciągu.
Przekazywanie rozliczalnego planu do urzędu skarbowego
Nie, nie ma wymogu, aby przesłać pisemny plan do urzędu skarbowego. Ale powinieneś być w stanie udowodnić, że określiłeś swoje wymagania dotyczące zwrotu kosztów pracownikom. Będziesz potrzebować czegoś na piśmie, aby pokazać IRS, że rozumiesz, czym jest plan odpowiedzialny i czy prowadzisz firmę zgodnie z wymaganiami.
Najpierw należy umieścić te wymagania na piśmie, w ramach polityki i procedur dotyczących pracowników .
Po drugie, powinieneś udokumentować wszystkie transakcje z pracownikami w celu uzyskania zwrotu wydatków, prowadząc ewidencję, aby wykazać, że przestrzegano wszystkich wymagań planu odpowiedzialności.
Odpowiedzialny plan podatkowy i podatki biznesowe
To, czy wydatki te zostaną poniesione w ramach planu rozliczeniowego, nie ma bezpośredniego wpływu na możliwość potrącenia tych wydatków z podatku dochodowego. Ale nadal musisz dostarczyć odpowiednią dokumentację, aby udowodnić, że wydatki są związane z biznesem.
W przypadku zwrotu kosztów podróży, na przykład, możesz odliczyć wydatek w odpowiedniej linii na swoim zeznaniu podatkowym. Na przykład, na posiłki i wydatki związane z rozrywką, skorzystaj z linii 24b harmonogramu C (dla osób prowadzących jednoosobową działalność lub spółek z ograniczoną odpowiedzialnością).