Nawet jeśli masz tylko kilku pracowników, możesz zdecydować się na outsourcing swojej listy płac; oznacza to, że przetwarzanie listy płac i inne obowiązki związane z płacą są przenoszone na inną osobę. Oto kilka uwag, które pomogą Ci zdecydować, czy zlecić na zewnątrz.
Najpierw przyjrzymy się sytuacjom, w których warto rozważyć outsourcing swojej listy płac, a następnie niektóre opcje outsourcingu.
Outsourcing listy płac obniża koszty pracy
Jeśli po prostu płacisz pracownikom biurowym, możesz obliczyć wynagrodzenie, mnożąc godziny według stawki i określając, czy należy się nadgodziny.
Ale jeśli produkujesz produkt, musisz znać koszt pracy na każdym produkcie, abyś mógł określić koszt sprzedanych towarów. Jest to skomplikowany proces, bardziej niż osoba urzędnicza może sobie poradzić. Tak więc, jeśli chcesz mieć możliwość określenia kosztów produkcji, outsourcing płac może być jedynym sposobem, aby to zrobić.
Niech usługa zajmuje się wieloma państwami, miejscowościami
Jeśli masz pracowników w więcej niż jednym państwie, musisz przestrzegać wymogów dotyczących płacenia i zgłaszania państwowych podatków dochodowych. Jeśli Twoja firma prowadzi działalność w różnych miastach, możesz także mieć lokalny podatek dochodowy, który potrącać, płacić i raportować.
Obliczenia u źródła są trudne
Obliczanie kwot potrąceń u źródła dla pracowników jest skomplikowane. Krótko mówiąc, musisz:
- Określić federalne potrącenie podatku dochodowego na podstawie W-4 pracownika (które można zmieniać tak często, jak chce tego pracownik)
- Określić potrącenie państwu dla stanów z podatkiem dochodowym, na podstawie stanu W-4
- Określić podatki od FICA na wynagrodzenia na 7,65 proc. (A trzeba uważać na wysoko płatnych pracowników, aby upewnić się, że potrącane przez nich składki na ubezpieczenie społeczne są ograniczone maksymalnie do roku)
I to tylko na początek. Nawet dla jednego pracownika proces ustalania kwot u źródła może być czasochłonny.
Unikaj sprawdzania terminów
Płatności i raportowanie podatków od wynagrodzeń (federalne i stanowe, potrącane u źródła, podatki FICA, bezrobocie i odszkodowania dla pracowników oraz indywidualne opcje płacowe) mogą być zastraszające.
A nieodebrany termin zapłaty lub zgłoszenia może kosztować cię grzywny i kary.
Outsourcing listy płac, nawet z kilkoma pracownikami, to opcja, którą wielu pracodawców rozważa na wczesnym etapie swojej działalności. Może to być właściwa opcja dla Twojej firmy, w zależności od okoliczności.
Jak naliczane są opłaty za usługi Payroll?
Wiele usług przetwarzania wynagrodzeń pobiera opłatę podstawową, tak więc nawet jeśli masz tylko jednego pracownika, płacisz więcej, ponieważ usługa składa się z tych samych dokumentów dla jednego pracownika, tak jak w przypadku 10. Na przykład, nadal musiałby złożyć wniosek Formularz 941 co kwartał, nawet jeśli masz tylko jednego pracownika. Dodatkowy koszt każdego dodatkowego pracownika jest niewielki. Mając to na uwadze, oto kilka informacji na temat usług przetwarzania płac , wraz z ich kosztami i tym, co zapewniają:
Assisted Payroll Services
Niektóre usługi wykonują dla Ciebie wszystkie swoje zgłoszenia.
Na przykład firmy takie jak Paychex i ADP pobierają opłatę za czek za okres rozliczeniowy, w tym zgłoszenia, przelewy bezpośrednie i kontrole. Możesz wprowadzić informacje online i przydzieli Ci specjalistę ds. Płac, który Ci pomoże. Na przykład możesz zobaczyć pełen zakres usług ADP na swojej stronie internetowej.
Samoobsługowe listy płac online
Inne usługi pomagają Ci zrobić własne zgłoszenie. Na przykład usługa płac online Intuit umożliwia wypełnianie formularzy listy płac przez Internet. Przed wybraniem tych usług sprawdź, czy są one zgodne z systemem operacyjnym i sprzętem (niektóre z nich nie działają w systemach Macintosh.
Firmy takie jak Paycycle pozwalają Ci robić własne listy płac online. Obciążają się liczbą pracowników i liczbą stanów.
Zrobiłem bardzo krótki przegląd tych usług. Niektóre z nich mogą mieć dodatkowe funkcje, które mogą być potrzebne w konkretnej sytuacji (na przykład wejście karty czasu).
Przeczytaj informacje na stronach internetowych i skontaktuj się z przedstawicielami firm. To jest zawsze dobry sposób, aby powiedzieć, jak przyjazne będą. Przedstawiłem tylko niektóre z wielu usług, które można znaleźć w Internecie. IRS ma informacje na temat usług płacowych i dostawców, na które warto zwrócić uwagę.
Czy wynagrodzenie za outsourcing jest warte poniesienia kosztów?
Nawet jeśli masz tylko jednego pracownika, możesz poważnie rozważyć usługę płac, aby pomóc Ci w przygotowaniu wypłat i płaceniu oraz zgłaszaniu podatków od wynagrodzeń. Pamiętaj, że jedna grzywna lub kara za nieodebraną płatność lub raport może być ponad roczną wartością usługi. Utworzenie systemu płac dla Twojej firmy nie jest Twoim priorytetem. A jeśli masz jakieś usługi, to o jedno mniej, o czym musisz pomyśleć.