Najważniejsze jest to, że: Jeśli nie możesz tego udowodnić, nie odliczaj tego.
To wspaniale móc odliczać podatki od wszystkich wydatków służbowych, ale jeszcze lepiej jest udowodnić te odliczenia w audycie IRS. Jeśli masz kompetentnego specjalistę ds. Podatków, ta osoba poprosi Cię o przejrzenie całej dokumentacji dotyczącej ulg podatkowych.
Zanim przejdziesz do swojego doradcy podatkowego z dokumentacją ( NIE w pudełku po butach , proszę!)
W tym artykule przyjrzymy się kilku prostym wydatkom biznesowym, zawsze zadając pytanie: "Jak mogę udowodnić, że to realny koszt biznesowy?" I zawsze będziemy przyglądać się tym transakcjom z punktu widzenia IRS i Twojego doradcy podatkowego.
Najważniejszym faktem do zapamiętania jest to, że MUSISZ być w stanie pokazać nie tylko, że transakcja miała miejsce, ale że była ona dla CELU BIZNESU.
Kupowanie nieruchomości lub kosztów płacenia
Kupujesz urządzenie wielofunkcyjne od Best Buy dla swojej firmy. Piszesz czek z konta biznesowego lub używasz firmowej karty kredytowej. To wystarczy, by pokazać, że to wydatek na działalność, prawda? Właściwie nie. Zapisanie anulowanego czeku lub pokwitowanie karty kredytowej to tylko jedna z części dowodu. Anulowane czek nie pokazuje, co kupiłeś. Korzystanie z karty kredytowej jest lepsze, ponieważ paragon pokazuje zakup.
Włączenie pokwitowania kasowego wraz z anulowanym czekiem jest również potrzebne, aby pokazać, co rzeczywiście kupiłeś.
Płacenie z konta osobistego
Wydatki związane z kontem bankowym firmy lub firmową kartą kredytową działają w ten sam sposób. Oczywiście powinieneś używać osobnego konta czekowego lub oszczędnościowego lub firmowej karty kredytowej.
Podczas gdy twoje konta osobiste niekoniecznie stanowią problem, trudniej jest udowodnić, że ta kontrola osobista była używana do celów biznesowych.
Przy pierwszym uruchomieniu firmy może być konieczne użycie konta osobistego dla kilku pozycji. Na przykład niedawno utworzyłem nową firmę LLC i musiałem użyć osobistego czeku do rejestracji w moim stanie. Gdy używasz konta osobistego do celów biznesowych, upewnij się, że masz dużo dokumentacji. W tym przypadku wydrukowałem paragon z sekretarza stanu, który pokazał, że zapłaciłem za rejestrację LLC. W tym przypadku trudno było uwierzyć, że było to do użytku osobistego.
Korzystanie z dzienników wydatków
Niektóre wydatki są trudniejsze do udowodnienia niż inne. Dwoma dużymi przykładami są koszty podróży, w tym przebieg i wymieniona nieruchomość. W obu przypadkach najlepszym sposobem na zaspokojenie popytu IRS na dowody wydatków jest prowadzenie dziennika.
IRS preferuje dowód "na czas" . Oznacza to, że notatka, którą sporządzasz na liście wydatków lub paragonie lub dzienniku przebiegu w czasie wydawania pieniędzy, jest lepsza niż lista, którą spisujesz pod koniec roku.
Prowadzenie dziennika przebiegu to, wiem, prowadzenie dziennika przebiegu to ogromny problem. Oznacza to, że za każdym razem, gdy wsiadasz do samochodu (nie ma znaczenia, czy firma opłacała samochód, nawiasem mówiąc), musisz zarejestrować:
- Data
- Przebieg
- Gdzie poszedłeś
- Cel - biznesowy lub osobisty - tak konkretnie, jak to możliwe.
Jeśli chcesz, aby było to łatwiejsze, zanotuj przebieg w samochodzie 1 stycznia roku, a następnie zanotuj przebieg tylko w celach biznesowych.
Aby odliczyć koszty podróży służbowych, korzystając ze standardowego odliczenia lub rzeczywistych wydatków, musisz wykazać, że korzystałeś z samochodu przez co najmniej 50% czasu w interesach.
Wskazówka: jeśli jesteś podłączony do smartfona, wypróbuj aplikację mil lub aplikację wydatków. Pozwoli Ci to zaoszczędzić mnóstwo papieru i prowadzić rejestr wydatków online.
Pamiętaj też, że dojazdy do pracy (podróżowanie tam iz powrotem do pracy) nie są uważane za odliczany koszt podróży. Możesz śledzić koszty dojazdów do pracy, ale nie umieszczaj ich w dzienniku podróży służbowych.
Korzystanie z kwitów podróży służbowych
Oprócz dziennika przebiegu, jeśli podróżujesz w interesach, będziesz musiał śledzić wpływy wydatków.
Koszty te, takie jak przebieg, są dokładnie badane przez audytora IRS, ponieważ łatwo jest uwzględnić osobiste koszty podróży w podróży służbowej.
Najlepszym sposobem udowodnienia kosztów podróży służbowych (w tym hoteli, lotów, wynajmu samochodów, posiłków i rozrywki) jest skorzystanie z karty kredytowej (oczywiście za pomocą wizytówki) z dodatkowymi informacjami na temat celu biznesowego. Zrób notatkę w momencie poniesienia kosztów. Możesz również skorzystać z terminarza, książki spotkań lub kalendarza, aby zapisać wydarzenia z podróży służbowych, a następnie powiązać je ze swoimi paragonami.
Kupowanie nieruchomości na liście
Przyjrzyjmy się bliżej zakupionej fabrycznie drukarce wielofunkcyjnej. Drukarka może być również używana do drukowania osobistego, a IRS klasyfikuje te typy nieruchomości jako wymienioną właściwość . Są na liście, ponieważ mogą być używane do celów osobistych lub biznesowych. IRS wymaga wyższego stopnia dowodu na korzystanie z działalności gospodarczej.
Musisz dokładnie udokumentować, w jaki sposób korzystasz z wymienionej właściwości. Najlepszym sposobem jest prowadzenie dziennika z nieruchomością (np. Opis wydatków opisany poniżej). Za każdym razem, gdy korzystasz z drukarki lub innej wymienionej nieruchomości, zanotuj datę, użycie (na przykład liczbę kopii), konkretne zlecenie (wydrukowanie kopii broszury dla firmy ") oraz informację, czy jest to wykorzystanie służbowe czy osobiste. związane z drukarką, takie jak naboje.
Pod koniec roku powinieneś być w stanie pokazać procent wykorzystania dla biznesu, a następnie przypisać ten odsetek do kosztów. Na przykład, jeśli zauważysz, że korzystasz z drukarki przez 60% czasu w firmie, możesz potrącać 60% kosztów jako odliczenie biznesowe.
Przypominamy, że jeśli masz nieruchomość w swojej lokalizacji biznesowej (a NIE w biurze macierzystym ), nie musisz prowadzić dziennika. Zakłada się, że wszystkie zastosowania w lokalizacji biznesowej są przeznaczone do celów biznesowych.
Używanie wyciągów z konta
Załóżmy, że zgubiłeś kartę kredytową lub nie masz anulowanego czeku na ten zakup drukarki. Możesz użyć wyciągu z konta bankowego lub wyciągu z karty kredytowej, aby udowodnić, że dokonałeś zakupu, ale potrzebujesz również dodatkowej weryfikacji z książki umówionej, kalendarza lub terminarza.
Nie ma takiej rzeczy jak zbyt wiele dowodów
Jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości dotyczące tego, czy niektóre wydatki są przeznaczone na cele biznesowe, najlepiej jest mieć kilka sposobów udowodnienia kosztów.
Twój system Business Records
Wreszcie, zapisy dotyczące tych wydatków biznesowych powinny być częścią ogólnego systemu przechowywania dokumentacji biznesowej.