Jeśli chodzi o zarządzanie czasem , zastanawianie się, jak wykorzystać czas bardziej produktywnie, często stanowi wyzwanie. Dobrym miejscem na rozpoczęcie jest zarządzanie pocztą e-mail; jest to jeden obszar, który znajduje się na szczycie listy zabójców czasu dla wielu właścicieli małych firm.
Ponieważ poczta elektroniczna jest ciągłą formą komunikacji i nie mamy pełnej kontroli nad napływającym przepływem, musimy pracować nad poprawą wydajności w zakresie otrzymywania, organizowania, odpowiadania, a nawet myślenia o wiadomościach e-mail. Poniższe wskazówki pomogą Ci stworzyć system zarządzania pocztą e-mail w taki sposób, który wspiera produktywność zamiast go niszczyć.
1. Wyłącz powiadomienia.
E-mail ma tendencję do wchodzenia o każdej porze dnia i nocy, więc ważne jest, aby kontrolować, w jaki sposób napływ wiadomości przychodzących pasuje do Twojego dnia. Wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach na komputerze i smartfonie, aby zapobiegać ciągłym zakłóceniom i zakłóceniom w harmonogramie oraz sprawdzać pocztę, gdy będzie Ci wygodnie.
2. Wybierz sposób korzystania ze skrzynki odbiorczej.
Istnieje wiele różnych filozofii, jeśli chodzi o zarządzanie skrzynką pocztową. Możesz korzystać ze skrzynki odbiorczej jako catchall, ogranicz ją tylko do wiadomości o wysokim priorytecie lub spraw, by była to lista zadań roboczych.
Kluczem jest wybrać jeden cel swojej skrzynki odbiorczej i trzymać się jej.
3. Utwórz białe listy i czarne listy wiadomości e-mail.
Większość klientów poczty e-mail i dostawców poczty e-mail umożliwia użytkownikom tworzenie list bezpiecznych adresów w celu zapewnienia dostępu do tych wiadomości, podczas gdy na czarnej liście lub blokowaniu adresów spamowych. Poświęć czas, aby często aktualizować te listy, aby zachować czystość poczty przychodzącej.
4. Ustaw licznik czasu i proces wsadowy.
Niektórzy właściciele małych firm odnoszą korzyści z posiadania kieszonkowego czasu tylko na e-mail. Jeśli to działa, odłóż na bok określoną ilość czasu w ciągu dnia, aby odpowiedzieć na wiadomości, przenieś elementy akcji do listy zadań, usuń śmieci i uzyskaj szybki wgląd w to, co wymaga Twojej uwagi.
5. Użyj reguł, aby zautomatyzować proces.
Aby jeszcze bardziej usprawnić proces zarządzania pocztą e-mail, użyj reguł w kliencie poczty e-mail, które sortują, flagują, przenoszą i organizują wiadomości. Utworzenie reguł obsługujących sposób korzystania z poczty e-mail wymaga trochę czasu, jednak po utworzeniu można ograniczyć znaczną część czasu przetwarzania wiadomości e-mail.
6. Zdobądź przewagę dzięki smartfonom.
Wielu właścicieli małych firm posiada smartfony, dzięki którym mogą pozostać w kontakcie i na bieżąco, nawet gdy są poza biurem. Jeśli często sprawdzasz pocztę e-mail na urządzeniu mobilnym, możesz zaoszczędzić znaczną ilość czasu, czytając i rozpoczynając przetwarzanie wiadomości, gdy jesteś mobilny. Nawet jeśli masz zwyczaj usuwania śmieci i wiadomości, których nie potrzebujesz, możesz skorzystać z usprawnionej skrzynki odbiorczej po powrocie do biura.
7. Jeśli go nie przeczytasz, wypisz się!
Biuletyny e-mailowe i inne wiadomości e-mail marketingowe mogą być świetnym sposobem na pozostawanie w kontakcie z klientami, współpracownikami, partnerami i innymi interesującymi Cię firmami, ale wiadomości te mogą szybko się gromadzić.
Jeśli nie przeczytałeś konkretnej, powtarzającej się korespondencji w kilku kwestiach, zatrzymaj subskrypcję. Ograniczanie biuletynów e-mail i innych automatycznych wiadomości tylko do osób, które regularnie czytasz, może być prostym sposobem na zmniejszenie ilości wiadomości w skrzynce odbiorczej.
Aby uzyskać jeszcze więcej narzędzi, które pomogą Ci zwiększyć produktywność w małym biznesie, przejrzyj listę 101 aplikacji zwiększających produktywność.