Dowiedz się, co robią systemy informacji księgowych
Systemy elektronicznego przetwarzania danych (EDP)
Większość firm, z wyjątkiem najmniejszych, korzysta z systemów komputerowych, zwanych również systemami elektronicznego przetwarzania danych (EDP).
Systemy te obsługują każdy krok w procesie księgowym od rejestrowania transakcji finansowej do sporządzania sprawozdań finansowych. Firmy stale ulepszają swoją technologię systemową, aby zachować konkurencyjność i zachować zgodność z ustawą Sarbanes-Oxley z 2002 roku . Nawet najmniejsze firmy mogą wybrać systemy takie jak Quickbooks .
Podstawy transakcji biznesowych i procesów biznesowych
Aby zrozumieć, jak działają te systemy informacji księgowych, musisz zrozumieć podstawowe warunki księgowe "transakcje biznesowe" i "procesy biznesowe". Co najważniejsze, musisz zrozumieć, w jaki sposób transakcje i procesy biznesowe łączą się w celu generowania raportów finansowych. W odniesieniu do systemów informacji księgowych transakcje biznesowe można podzielić na kilka rodzajów procesów biznesowych:
1. Procesy, systemy i mechanizmy dochodu i zwrotów
Transakcje biznesowe, które podlegają tym procesom biznesowym, to duże ilości dziennych transakcji sprzedaży, zwrotów i transakcji pieniężnych .
2. Procesy, systemy i kontrole wydatków i zwrotów
Transakcje biznesowe objęte tymi procesami biznesowymi to duże kwoty wydatków, zwrotów i transakcji wypływów pieniężnych. W tej kategorii znajduje się również płatna sprzedaż i zakup środków trwałych.
3. Procesy konwersji, systemy i kontrole
Transakcje biznesowe w tej kategorii to surowce i transakcje w toku.
4. Procesy administracyjne, systemy i kontrole
Transakcje biznesowe, które są administracyjne, to inwestycje, pożyczki i transakcje kapitałowe.
Wszystkie te transakcje biznesowe powodują, że konta T są konfigurowane w procesach, systemach i kontrolach księgi głównej . Z księgi głównej opracowywane są zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne sprawozdania finansowe. Wewnętrzne raporty finansowe mogą być harmonogramem wiekowym należności lub raportem stanu zapasów. Zewnętrzne sprawozdania finansowe to rachunek zysków i strat , bilans oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych .
Rodzaje systemów informacji rachunkowych
Istnieje wiele rodzajów lub kategorii systemów informacji rachunkowych. To, czego firma biznesowa używa zależy od rodzaju biznesu , wielkości firmy, potrzeb firmy i zaawansowania działalności:
Systemy ręczne
Ręczne systemy informacji księgowych są wykorzystywane głównie przez bardzo małe firmy i firmy prowadzące działalność gospodarczą. Jeśli system jest całkowicie ręczny, wymagałoby to: dokumentów źródłowych , księgi głównej, dziennika ogólnego i dzienników specjalnych lub czasopism pomocniczych, które mogą być potrzebne.
Stare systemy
Starsze systemy często znajdują się w istniejących firmach biznesowych i zostały wykorzystane, zanim technologia informacyjna stała się tak wyrafinowana, jak jest dzisiaj. Mimo że starsze systemy mogą wydawać się staromodne, mają pewne konkretne korzyści dla firmy. Zawierają cenne dane historyczne o firmie. Pracownicy firmy często wiedzą, jak korzystać z systemu i zrozumieć go. Tradycyjny system został zwykle dostosowany do konkretnych potrzeb pojedynczej firmy. Nie znajdziesz tego rodzaju dostosowania w ogólnych pakietach oprogramowania księgowego.
Niestety, dotychczasowe systemy mają również poważne wady. Często nie mają dokumentacji. Zazwyczaj trudno jest znaleźć części zamienne, ponieważ sprzęt i oprogramowanie mogą stać się przestarzałe. Nawet język komputerowy, którego używają starsze systemy, jest zwykle starszym językiem.
Większość starszych systemów została zbudowana od zera.
Wymiana starszych systemów
Możesz całkowicie zastąpić dotychczasowy system nowym, zaktualizowanym systemem. To dość drogie rozwiązanie. Możesz również zaktualizować swój dotychczasowy system. Możesz użyć procedury o nazwie skrobanie ekranu, która jest techniką, która pobiera dane wyświetlane na ekranie komputera i tłumaczy je, aby nowsza aplikacja mogła je odczytać. Możesz także skonfigurować system integracji aplikacji dla przedsiębiorstw. Ten typ systemu łączy w sieć różne aplikacje w dotychczasowym systemie, takie jak zapasy, listy płac i inne.
Jeśli jesteś małym i średnim przedsiębiorstwem, chyba że jesteś najmniejszą odmianą opartą na bazie miodu, będziesz chciał, aby twój system informacji księgowych był aktualny, aby utrzymać konkurencyjność w swojej branży. Istnieje wiele opcji do wyboru.