Dwa podejścia do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Pierwszą rzeczą, którą należy wiedzieć, jest to, że zapisy księgowe występują w dwóch wersjach: jedno wejście i podwójne wejście. Każdy ma swoje zalety; księgowanie z jednym wejściem jest prostsze, jak można się spodziewać, i może być odpowiednim systemem dla właściciela małej firmy.
Podwójne księgowanie - ponownie, bez zaskoczenia - zapewnia dwa wpisy do dziennika dla każdej transakcji, wpisu debetowego i zapisu kredytowego. Jest to bardziej skomplikowane, ale ponieważ te dwa wpisy muszą w końcu się równoważyć (stąd: "równoważenie książek"), daje to sposób na złapanie błędów, a także ułatwia łapanie oszustw. Podwójne księgowanie jest standardem.
Podstawowe dokumenty księgowe i ich przepływ
- Transakcja inicjuje każdą procedurę księgową. Kupujesz coś, sprzedajesz coś - cokolwiek. Chodzi o to, aby zarejestrować każdą transakcję finansową. Gdzie będziesz nagrywać transakcja jest w
- Dzienniki. Jest to zerowe zero rachunkowości. Każda kolejna procedura księgowa powraca do dziennika, które jest zapisem każdej transakcji finansowej w momencie jej wystąpienia. Możesz mieć oddzielne czasopisma na sprzedaż i wpływy gotówkowe oraz inny dziennik do wypłat lub tylko jeden dziennik zawierający wszystkie typy transakcji. Każde podejście jest w porządku, ale ważne rzeczy do zapamiętania to zapis każdego wpisu i utrzymywanie aktualności dzienników. W końcu zgrupujesz wszystkie te wpisy, używając
- Księga główna. Tutaj możesz przenieść lub "opublikować" każdy zapis księgowy w odpowiednim miejscu w księdze głównej według rodzaju transakcji. Dzięki temu przyspiesza wyszukiwanie poszczególnych transakcji, a także stanowi podstawę w pewnym momencie - często na koniec miesiąca lub kwartału - do przygotowania ...
- Bilans próbny. Tutaj możesz podsumować wszystkie swoje pozycje debetowe (zakładamy, że przeszedłeś trasę podwójnego wejścia) i wszystkie twoje wpisy kredytowe. Powinny pasować. Jeśli tego nie zrobią, będziesz musiał wrócić do swoich rekordów transakcji w swoim dzienniku i pracować dalej, aby zobaczyć, gdzie wystąpił błąd. Gdy wszystko się zrównoważy, możesz przygotować ...
- Sprawozdanie finansowe. W tym momencie twoja ciężka praca się opłaca. Masz teraz dokument, że kredytodawcy, agencje rządowe - każda jednostka, która chce wiedzieć, kim jesteś finansowo przed rozpoczęciem współpracy z Tobą - zaakceptuje.
Jest to najkrótszy zarys procesu księgowego, od jego początków w transakcjach do sporządzenia sprawozdania finansowego. Zanim zaczniesz własny system rachunkowości, musisz wiedzieć więcej, ale teraz wiesz, dokąd zmierzasz.
Dowiedz się więcej o rejestrach księgowych i podstawach rachunkowości
Jeśli robisz to sam, a szczególnie, jeśli zdecydujesz się na bardziej ambitną metodę podwójnego zapisu, zainwestuj w podstawową książkę lub dwie na ten temat. "Gra rachunkowa: Podstawowa rachunkowość Fresh from the Lemonade Stand", na przykład sprawia, że proces uczenia się jest nieco mniej nudny, opierając się na instrukcji obsługi stoiska z lemoniadą.
Jest dostępny na Amazon.
Innym podejściem jest rozpoczęcie od systemu takiego jak Quickbooks, który zapewnia przejrzystą i popularną metodę księgowania z podwójnym wejściem oraz jasne instrukcje dotyczące korzystania z systemu księgowego Quickbooks.