Dowiedz się o najważniejszych informacjach, które znajdują się w dokumencie źródłowym
Dlaczego dokumenty źródłowe są ważne
Dokument źródłowy ma zasadnicze znaczenie dla procesu księgowości i księgowości , ponieważ jest dowodem na wystąpienie transakcji finansowej.
Jeśli firma jest kontrolowana, dokumenty źródłowe wspierają dzienniki księgowe i księgę główną jako niezaprzeczalną ścieżkę audytu.
Przechowywanie dokumentu źródłowego dla firmy jest jak przechowywanie paragonu na odliczenia od podatku od podatków osobistych. Jeśli Twoje podatki są kontrolowane, stanowią dowód, że dokonałeś tych zakupów. To samo dotyczy Twojej firmy, ale w biznesie nie przechowujesz pokwitowań tylko w przypadku kosztów uzyskania przychodów. Zachowujesz oryginalne dokumenty dla każdej transakcji finansowej.
Jakie dokumenty źródłowe dostarczają
Dokument źródłowy opisuje wszystkie podstawowe fakty transakcji, takie jak kwota transakcji, której dokonano transakcji, cel transakcji i data transakcji.
Oto kilka przykładów typowych dokumentów źródłowych:
- anulowane czek
- faktura
- dowód kasowy
- wygenerowane przez komputer pokwitowanie
- nota kredytowa do refundacji klienta
- karta czasu pracownika
- odcinek wpłaty
- zamówienie
Jak traktować dokumenty źródłowe
Dokument źródłowy powinien zostać zapisany w odpowiednim dzienniku rachunkowym najszybciej jak to możliwe po transakcji. Po nagraniu wszystkie dokumenty źródłowe należy złożyć w jakimś systemie, gdzie można je odzyskać, jeśli i kiedy będą potrzebne.
W niektórych przypadkach może być nawet ważne zapewnienie łańcucha dostaw, aby móc stwierdzić, że dany dokument źródłowy pozostanie pod Twoją kontrolą.
Dokumenty źródłowe a fotokopie
W większości przypadków kserokopie dokumentów źródłowych są prawnie dopuszczalne. Na przykład Internal Revenue Service akceptuje kserokopie pokwitowań od 1997 r., O ile są czytelne, zawierają wszystkie informacje zawarte w oryginale i, w granicach procesu skanowania, przedstawiają te informacje w formacie identycznym z oryginalny.
Pokwitowanie materiałów, które określa zakupione przedmioty i zapłaconą cenę, ale które zostały zeskanowane bez nazwy dostawcy, nie kwalifikuje się. Dokument, który przedstawiłby wszystkie informacje w oryginalnym pokwitowaniu, ale który został ponownie wpisany w formacie Word lub Excel również nie kwalifikuje się.
Standard IRS - kompletne, czytelne i dokładne odwzorowanie oryginału - to ten sam standard stosowany w wielu firmach i agencjach rządowych. Inne instytucje dodają jednak te ogólne wymagania.
Na przykład University of Washington akceptuje jedynie oryginalne kserokopie dokumentów skanowane z minimalną gęstością 300 punktów na cal (dpi) i prezentowane w formatach PDF lub TIFF; nie akceptuje fotokopii w formacie JPEG.
Jeśli zamierzasz skanować dokumenty księgowe lub prawne w celu ułatwienia przechowywania, skontaktuj się z odpowiednią instytucją, aby upewnić się, że zaakceptują dokumenty w formacie, który planujesz użyć.