Księga główna to podsumowanie finansowe Twojej firmy
Księga główna jest kompletnym zapisem wszystkich transakcji finansowych, które zostały dokonane przez cały okres istnienia firmy, a nie tylko ostatniego roku lub poprzedniego miesiąca.
Dlaczego Twoja firma potrzebuje Księgi Głównej?
Księga główna pełni kilka funkcji w działalności finansowej Twojej firmy. Pomyśl o tym jak o łyżce do wszystkiego. Zawiera wszystkie informacje finansowe, których będziesz używać do tworzenia zestawień dochodów i raportów bilansowych. Służy do sporządzania sprawozdań finansowych , badania niewyważonych warunków oraz audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Obejmuje rozliczenia aktywów, zobowiązań , kapitału własnego , dochodów i wydatków.
Kredytodawcy niezmiennie proszą o różne zapisy finansowe, jeśli Twoja firma złoży wniosek o pożyczkę. Twoja księga główna może pomóc Ci od razu zlokalizować i wskazać dowolne informacje, których potrzebujesz.
Księga Główna vs. Dziennik ogólny
Nie należy mylić księgi głównej z ogólnym dziennikiem. Ta ostatnia jest tylko chronologicznym zapisem transakcji, podczas gdy księga główna jest zorganizowana według kont i może wyświetlać saldo konta po każdym wysłaniu.
Przedsiębiorstwa zazwyczaj wpisują większość swoich danych transakcji finansowych do różnych dzienników księgowych na co dzień. W przypadku wystąpienia transakcji finansowej i wygenerowania dokumentu źródłowego transakcja jest następnie wprowadzana do dziennika ogólnego.
Transakcje są wymienione w porządku chronologicznym. Podaje się datę, kwotę, konta, których dotyczy, oraz kierunek, w którym wpłynęły rachunki.
Musisz upewnić się, że obciążenia i kredyty pozostają w równowadze, gdy odnotujesz każdą transakcję.
Specjalne czasopisma
Twoja firma może również dysponować szeroką ofertą specjalistycznych czasopism. Niektóre z bardziej powszechnych z nich to czasopisma sprzedaży, czasopisma kasowe i dzienniki wypłat gotówki . Liczba i rodzaje czasopism specjalnych, które firma prowadzi, jest osobistą decyzją. Dzienniki te są zwykle generowane podczas wprowadzania transakcji finansowych do komputera, jeśli firma używa skomputeryzowanego systemu księgowego.
Księga główna pokazuje wszystkie informacje podsumowujące dla transakcji finansowych dla Twojej firmy z ogólnego dziennika i tych specjalnych czasopism.
Jak działają zapisy w dzienniku
Księgę główną buduje się, przenosząc zapisy księgowe transakcji finansowych przedsiębiorstwa z ksiąg rachunkowych firmy do księgi głównej. Każda transakcja finansowa zawiera dokument źródłowy, taki jak faktura lub anulowana kontrola, a także wpis do dziennika , zwykle znajdujący się w dzienniku ogólnym, dziennikach specjalnych lub obu.
Rola twojego planu kont
Konta księgi głównej są oparte na planie kont dla małej firmy. Ten wykres pokazuje główne konta, które są pokazane w twoim sprawozdaniu finansowym .
W zależności od wielkości i złożoności Twojej firmy, wykres może składać się z setek kont, w tym z aktywów obrotowych, środków trwałych , zobowiązań bieżących, zobowiązań długoterminowych, kont kapitałowych właścicieli , przychodów ze sprzedaży, rachunków wydatków, zysków, i straty.
Prosty przykład wpisu do księgi głównej
Załóżmy, że właśnie otworzyłeś drzwi do projektowania biznesowego stron internetowych dla innych firm. Twoja operacja wymaga posiadania bardzo rozbudowanego systemu komputerowego, który przywraca 10 000 $.
Wprowadź datę transakcji w pierwszej kolumnie po lewej stronie księgi głównej i zanotuj wpis księgowy dla systemu komputerowego w następnej kolumnie. Trzecia i czwarta kolumna poświęcona jest kwotom debetowym i kwotom kredytu.
Należy pamiętać, że kwoty debetowe i kredytowe wydają się sprzeczne z intuicją.
Aktywa, które mają wartość dodatnią, mają saldo debetowe, więc jako kwotę debetową należy wpisać wartość 10 000 USD. Jeśli wyczerpałeś inne aktywa, takie jak gotówka, wymyślisz 10 000 $ lub jeśli dodałeś zobowiązanie w formie pożyczki na zakup systemu, te transakcje są kredytami. Dlatego należy wprowadzić odpowiednie liczby w czwartej kolumnie.
Microsoft Business Systems oferuje znacznie bardziej wszechstronny podział na wiele kolumn, aby ułatwić śledzenie transakcji. W żadnym wypadku nie jesteś ograniczony do czterech.
Końcowe słowo na temat wpisów w księdze głównej
Transakcje należy wprowadzać do odpowiednich dzienników, a następnie podsumowywać i wprowadzać do księgi głównej raz w miesiącu. Dla każdego konta powinna istnieć osobna strona.