Małe firmy są szczególnie narażone na straty spowodowane kradzieżą przez pracowników. Jednym z powodów jest to, że pracownicy często wykonują wiele funkcji przy niewielkim nadzorze.
Przykładem jest księgowy, który obsługuje należności , zobowiązania i miesięczne uzgadnianie bilansu. Drugim powodem jest to, że wiele małych firm nie dysponuje podstawowymi mechanizmami kontrolnymi, aby zapobiegać oszustwom, takim jak kontrole finansowe na miejscu lub coroczny audyt zewnętrzny. Po trzecie, wielu właścicieli małych firm przywiązuje zbyt dużą wagę do kluczowych pracowników i niechętnie przyznają się do oznak nieuczciwości.
Rodzaje kradzieży gotówki
Stowarzyszenie Certyfikowanych Urzędników ds. Nadużyć Finansowych (ACFE) przytacza trzy rodzaje kradzieży gotówki : szantażowanie, kradzież gotówki i nieuczciwe wypłaty. Kradzież pieniędzy i gotówka to kradzież gotówki, czyli gotówka napływająca do firmy. Nieuczciwe wypłaty obejmują kradzież środków pieniężnych wypływających z działalności w formie płatności.
Szumiące
Przebieranie odnosi się do kradzieży gotówki, która nie została jeszcze wprowadzona do systemu księgowego pracodawcy. Kradzież może wystąpić w kasie lub w zwykłym punkcie sprzedaży.
Na przykład klient dokonuje zakupu za gotówkę. Pracownik wkłada pieniądze i nigdy nie dzwoni do kupna w kasie. Właściciel firmy nie jest świadomy kradzieży, ponieważ nie istnieje zapis sprzedaży. Pracownik może również zadzwonić do części sprzedaży i odebrać pozostałą część. Na przykład pracownik pobiera 10 USD od klienta i dokonuje sprzedaży o wartości 5 USD.
Zatrzymuje pozostałe 5 USD.
Pracownicy, którzy pracują poza godzinami szczytu, np. Nocna zmiana, są nadzorowani mniej dokładnie niż ci, którzy pracują w normalnych godzinach pracy. To samo dotyczy zewnętrznych sprzedawców, zdalnych pracowników i innych pracowników, którzy pracują z dala od głównej siedziby pracodawcy. Dla tych pracowników szusowanie jest często zbrodnią okazji.
Szumowanie może również obejmować kradzież czeków. Na przykład pacjenci wysyłają czeki do gabinetu dentystycznego w celu uzyskania usług, które otrzymali. Pracownik gabinetu stomatologicznego deponuje część czeków na koncie osobistym zamiast na koncie pracodawcy. Brakujące kontrole nigdy nie zostały wprowadzone do systemu księgowego pracodawcy, więc pracodawca nie wie, że zostały one odebrane.
Cash Larceny
Kradzież gotówki odnosi się do kradzieży gotówki po jej odnotowaniu w księgach pracodawcy. Larceny jest trudniejsze do ukrycia niż skimming, ponieważ skradzione fundusze zostały zarejestrowane w systemie księgowym pracodawcy. Przykładem kradzieży jest kradzież gotówki z szuflady gotówkowej po tym, jak pracownik dokonał sprzedaży. Pracownik może później spróbować zakryć swoje ślady za pomocą schematu kasowego (omówionego poniżej). Może on stworzyć fałszywy zwrot pieniędzy, unieważnić sprzedaż lub zmienić lub zniszczyć taśmę kasy fiskalnej.
Nielegalna wypłata
Podobnie jak w przypadku kradzieży gotówkowej, nieuczciwa wypłata obejmuje kradzież gotówki, która została zarejestrowana w księgach pracodawcy. Pracownik wykorzystuje swoje stanowisko do zwolnienia środków w celu nieautoryzowanym przez pracodawcę.
ACFE identyfikuje pięć rodzajów nieuczciwej wypłaty.
- Sprawdź manipulowanie. Pracownik tworzy fałszywy czek lub zmienia istniejący na swoją korzyść. Na przykład pracownik zmienia czek od klienta, zastępując nazwisko pracodawcy swoim nazwiskiem jako odbiorcą. Pracownik następnie wpłaca czek na konto osobiste.
- Schematy kasowe. Pracownik kradnie gotówkę z rejestru, anulując poprzednią sprzedaż lub tworząc fałszywy zwrot pieniędzy.
- Schematy fakturowania . Ten rodzaj oszustwa obejmuje fałszywy dokument, taki jak zamówienie zakupu lub faktura. Pracownik tworzy fałszywy dokument, a następnie wystawia czek. Kasuje czek lub wpłaca go na konto osobiste.
- Schematy zwrotu wydatków. Wielu pracowników popełnia oszustwo fałszując wydatki biznesowe. Mogą przekazywać osobiste wydatki jako wydatki biznesowe lub zwiększać rzeczywiste wydatki. Niektórzy nawet wielokrotnie wystawią ten sam wydatek.
- Programy płacowe. Pracownicy płac mogą fałszować listy płac, karty czasu pracy lub inne dokumenty dla osobistych korzyści. Pracownicy mogą tworzyć fałszywych pracowników, fałszować prowizje lub zmieniać wynagrodzenia lub liczbę przepracowanych godzin.
Zakres ubezpieczenia
Kradzież gotówki przez pracownika nie jest objęta typową polisą dotyczącą nieruchomości komercyjnych . Są dwa powody tego. Po pierwsze, gotówka nie kwalifikuje się jako objęta nieruchomością. Większość polis wyklucza rachunki, rachunki, waluty, banknoty i pieniądze lub papiery wartościowe zgodnie z definicją własności objętej ubezpieczeniem . Po drugie, większość polis wyklucza straty lub szkody spowodowane nieuczciwym lub przestępczym działaniem popełnionym przez pracownika (w tym pracownika czasowego lub dzierżawionego ).
Aby chronić firmę przed kradzieżą gotówki przez pracowników, można zakupić kradzież pracowników (zwaną również nieuczciwością pracowników). Ten zakres może zostać dodany do polityki nieruchomości lub pakietu poprzez formularz poparcia lub pokrycia przestępstwa.