W jaki sposób Inicjatywa APEX zmieniła planowanie imprez firmowych

Original Push to Standaryzacja komunikacji w branży eventowej

Jedną z najczęstszych próśb wśród korporacyjnych organizatorów imprez i spotkań jest zestandaryzowane oprogramowanie do planowania wydarzeń, które pomaga w komunikacji między specjalistami z branży i ogólnej wydajności. Podczas gdy jeden całkowicie ustandaryzowany i zalecany system lub oprogramowanie nie zostało jeszcze przyjęte w tej branży, Convention Industry Council (CIC) uruchomiła inicjatywę, która zapewniła bezprecedensowy kierunek dla planistów wydarzeń, profesjonalistów z branży i ostatecznie twórców oprogramowania do planowania zdarzeń w całym kraju z tak zwany APEX.

The CIC's Accepted Practices Exchange

APEX oznacza "Accepted Practices Exchange", inicjatywę Convention Industry Council (CIC), której celem jest zjednoczenie całej branży spotkań, konwencji i wystaw w celu opracowania i wdrożenia dobrowolnych standardów oprogramowania do planowania wydarzeń i innych narzędzi. Pomimo swojego dobrowolnego charakteru, był to przełom w branży.

Ponad 2500 przedstawicieli przemysłu w 60 miastach w USA i Kanadzie wzięło udział w praktycznych dyskusjach, a ponad 350 profesjonalistów z branży zaangażowało się jako ochotniczy wolontariusze od 2001 roku. Dzięki współpracy osoby zaangażowane w APEX miały nadzieję na zdefiniowanie w całej branży akceptacji. praktyki, które określałyby standardy oprogramowania do planowania wydarzeń i innych narzędzi. Inicjatywa ta ostatecznie przekształciła się w stworzenie narzędzi do planowania zdarzeń APEX, które obejmują szereg zasobów dla planistów wydarzeń i dalszy rozwój nowego oprogramowania do planowania wydarzeń.

Narzędzia i zasoby APEX

W 2001 roku inicjatywa APEX była jedynym w branży i spójnym impulsem do opracowania standardów dla narzędzia do planowania zdarzeń. Ostatecznie doprowadziło to do opracowania narzędzi, szablonów i wskazówek dotyczących najlepszych praktyk, które wielu planistów wydarzeń nadal używa w dzisiejszej formie. Wszystkie zasoby są nadal dostępne do użytku online lub dostępne do pobrania w formacie Microsoft Word w formacie PDF.

Narzędzia są dostępne bezpłatnie.

1. Internetowy Glosariusz branży APEX
   To interaktywne narzędzie online stanowi kompleksowe odniesienie do terminologii, żargonu i akronimów używanych w branży spotkań i wydarzeń. Stanowi świetny zasób, aby zapewnić spójność terminów i nadal okazuje się użytecznym narzędziem szkoleniowym dla nowych pracowników.
2. Szablon ESG (przewodnik specyfikacji zdarzeń)
   Planiści zdarzeń użyli terminu "wznowienie" do odniesienia się do specyfikacji spotkania. Akronim ESG (oznaczający przewodnik specyfikacji zdarzeń) zastąpił ten termin po uruchomieniu APEX ze standardowym narzędziem do przygotowania i udostępniania kompletnych instrukcji i szczegółów dotyczących wydarzeń o dowolnej wielkości.
3. Obudowa i rejestracja APEX
   Te zaakceptowane praktyki zostały opracowane w celu gromadzenia, zgłaszania i odzyskiwania kompletnych danych mieszkaniowych i rejestracyjnych dotyczących spotkań, konwencji i innych wydarzeń. Okazało się również, że jest źródłem informacji na temat kwestii mieszkaniowych, takich jak dostawcy mieszkań, sprawy internetowe, międzynarodowe mieszkania i ujawnianie.
4. Szablon PER (po zdarzeniu)
   Zastępując stare raporty "historii", raport po zdarzeniu lub PER nadal jest wydarzeniem i akceptowanym formatem w branży spotkań do gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokładnych i dokładnych danych z raportów po zdarzeniach dotyczących wydarzeń wszystkich typów (chociaż istnieją nowe wersje różne programy).

1. Zaproszenia do składania wniosków (RFP)
   Wraz z biuletynem opublikowanym przez CIC w połączeniu z delegatami APEX i Global Business Travel Association (GBTA), CIC nadal zapewnia standardowe formaty RFP, które odnoszą się do podstawowych informacji i unikalnych potrzeb dla różnych potrzeb RFP, w tym: audiowizualnych, przeznaczenia spółka zarządzająca, wykonawca usług, jeden obiekt, transport, harmonogram funkcji i konfiguracja funkcji. Szablony te ułatwiają pozyskiwanie właściwych informacji, porównywanie odpowiedzi i podejmowanie świadomych decyzji.

Zasoby i oprogramowanie do planowania zdarzeń

Celem inicjatywy APEX Rady Przemysłu w Konwencie była zasadnicza zmiana sposobu, w jaki profesjonaliści komunikowali się w branży spotkań i wydarzeń od planistów wydarzeń po sprzedawców, dostawców, kontrahentów i innych specjalistów zajmujących się usługami eventowymi.

Przed APEX, jego standardowe wytyczne, najlepsze praktyki, a ostatecznie jego narzędzia i zasoby online, komunikacja była głównym wyzwaniem dla specjalistów w branży.

Wiele się zmieniło od początku lat 2000. Chociaż pomysł na APEX i te cele rozpoczął się już w 1997 r., A CIC skupił się głównie na etapie koncepcyjnym z lat 2000-2004, który czekał na uruchomienie do 2004 r. I 2005 r. Od czasu wprowadzenia standardów i narzędzi APEX wiele innych zasobów i wydarzeń oprogramowanie planistyczne zostało opracowane, ale żaden organ nie uchylił CIC w przepisywaniu standardów branżowych.