Dlaczego warto wziąć udział w protokołach z posiedzeń zarządu firmy?
Jest kilka powodów, aby brać i rejestrować minuty spotkań firmowych.
Pierwszym i najważniejszym powodem do podjęcia minut spotkań jest zapisanie, co zdecydowałeś. Siedziałem na spotkaniach zarządu, gdzie nikt nie pamiętał decyzji podjętej przez zarząd kilka miesięcy temu. Masz coś na piśmie dla swojej firmy,
Drugi powód, dla którego sporządzane są protokoły zarządu korporacyjnego, dotyczy celów powierniczych i odpowiedzialności. Członkowie zarządu są w pozycji zaufania. Podejmują decyzje o pieniądzach zainwestowanych przez akcjonariuszy korporacyjnych i muszą być w stanie udowodnić, że działali mądrze, w najlepszym interesie korporacji i bez konfliktu interesów . Posiadanie protokołów posiedzeń zarządu pomaga zarządowi udowodnić, że działali w dobrej wierze i unikali osobistej odpowiedzialności za swoje działania.
Trzeci powód to podatki. Korporacja jest odrębnym podmiotem od poszczególnych akcjonariuszy. Aby mieć pewność, że zachowujesz tę separację, minuty spotkania zarządu zapewniają zapis.
Bez nich IRS lub agencje państwowe mogą zanegować status podatkowy firmy. Korporacja, która tego nie pokazuje, działa jako podmiot odrębny od właścicieli, może stworzyć trudną sytuację podatkową.
Dla firm jest równowaga między dążeniem do tego, by członkowie zarządu wypełniali swoje obowiązki i byli chronieni, przed długimi, bezcelowymi spotkaniami zarządu, które marnują czas członków.
W tym artykule omówimy tę równowagę.
Teraz, gdy omówiliśmy powody przyjęcia protokołów posiedzeń zarządu, oto kilka błędów, które popełniają firmy, oraz kilka uwag na temat ich poprawiania.
Nie tworzenie i dystrybucja agendy przed spotkaniem
Kolejnym dużym błędem popełnianym przez korporacje na posiedzeniach zarządu nie jest ustalanie porządku obrad przed posiedzeniem, a nie dystrybucja porządku obrad oraz odpowiednich dokumentów przed posiedzeniem. Porządek obrad powinien zawierać określoną ilość czasu dla każdego punktu porządku obrad. Posiadanie określonego porządku dziennego nie tylko sprawia, że spotkanie przebiega sprawniej, ale pozwala również zarządowi (i każdemu, kto czyta minuty później) poznać względną wagę każdego przedmiotu w porządku obrad.
Nie oznacza to, że coś nie może wejść do porządku obrad, jeśli jest ważne i pilne, ale punkty można dodać do porządku obrad w drodze głosowania. I to, co pilne, powinno być załatwiane przez kierownictwo, a nie przez zarząd.
Brakujące ważne części protokołu posiedzenia Rady
Szablon do protokołów posiedzeń zarządu powinien zawierać:
- The data, godzina i miejsce spotkania
- Czas rozpoczęcia i zakończenia oraz czasy przydzielone poszczególnym punktom porządku obrad
- Jakiego rodzaju posiedzenia zarządu - regularne, specjalne lub roczne (wszystkie stany wymagają corocznego spotkania korporacji)
- Kto był obecny, zwracając uwagę na dyrektorów, gości i członków personelu, a którzy członkowie zarządu nie byli obecni. Nazwy osób, które się spóźnią lub zostaną wcześniej opuszczone, muszą zostać odnotowane.
- Określanie, czy kworum jest obecne. Kworum jest zwykle wymagane przez regulamin korporacyjny do głosowania, które należy podjąć. Wymóg kworum wynosi zwykle więcej niż połowa członków. (W przypadku rady składającej się z dziewięciu członków, na kworum musi być obecnych pięciu członków).
- Jeżeli prezentacje są przedstawiane przez komitety lub inne, należy podać imiona i tytuły prezenterów.
Protokół spotkania jest zbyt szczegółowy
Prawdopodobnie największą tablicą błędów jest wymaganie szczegółowych informacji na temat dyskusji (czasem argumentów) i procesów. Spotkania powinny odzwierciedlać wyniki decyzji, a nie kto powiedział co w dyskusji. Załóżmy, że Twoja rada głosuje nad wnioskiem o sprzedaż nowej linii produktów.
Protokół z zebrania powinien brzmieć: "Ruch, aby dodać nową linię przypraw." Ruch oddelegowany i zatwierdzony, z takim, a nie takim sprzeciwem. " Jeśli grupa miała dyskusję, należy odnotować długość dyskusji i podsumować ją, ale nie trzeba szczegółowo omawiać dyskusji.
Minuty, które nie są wystarczająco szczegółowe
Na drugim końcu spektrum niektóre minuty nie są wystarczająco szczegółowe, by dostarczyć informacji i zapobiec kłopotom członków. Jeżeli decyzja nie była jednogłośna, zapis, których członków rady odrzucił, co wstrzymało się od głosu (i odnotuj, czy wstrzymanie się było spowodowane potencjalnym konfliktem interesów).
Podczas gdy nie musisz zapisywać ciosu każdej dyskusji lub kto co powiedział. Ale w protokole powinno być wystarczająco dużo informacji, aby odzwierciedlić ducha dyskusji.
Posiedzenia Zarządu Zbyt długo
Nikt nie lubi długich spotkań, ale jest kilka sposobów na skrócenie spotkania i minut. Możesz zaoszczędzić czas na spotkanie zarządu, tworząc program zgody. Zasadniczo ten program jest listą zagadnień, które można szybko rozwiązać bez dyskusji. Lista może zawierać protokół z poprzedniego spotkania, dane finansowe i sprawozdania komitetów lub dyrektora generalnego.
Harmonogram przyzwolenia oraz sprawozdania i inne informacje muszą być rozpowszechniane przed spotkaniem, aby umożliwić członkom zapoznanie się z nimi. Następnie na spotkaniu, porządek zgody jest częścią procesu spotkania. Każdy członek zarządu może zgłosić pytanie lub obawiać się o porządek zgody, ale jeśli nie ma żadnych problemów, cały porządek zgody może zostać poddany pod głosowanie w tym samym czasie.
Zły typ decyzji
Rada korporacyjna podejmuje decyzje w sprawie ogólnej polityki. Codzienne decyzje podejmowane są przez kierownictwo korporacji w oparciu o tę politykę. Czasami deski przekraczają granice i starają się podejmować decyzje, które najlepiej pozostawić kierownictwu.
Nie zatwierdzanie protokołu
To kuszące, w zgiełku spotkań zarządu, aby zapomnieć o zatwierdzeniu protokołu. Ważne jest jednak, aby protokół prawidłowo odzwierciedlał zarówno literę, jak i ducha spotkania. Protokół uważa się za "projekt" do czasu zatwierdzenia.
Nie przechowywanie zapisów z protokołów posiedzeń
Po tych wszystkich kłopotach, aby zachować dobrą minutę dla swojej korporacji, nie zapomnij o przechowywaniu protokołów ze spotkań korporacyjnych w bezpiecznym miejscu. Skonfiguruj proces przechowywania minut w książce firmowej lub "w chmurze" w pliku chronionym hasłem.
Zapominając o uznaniu roli sekretarza firmy
Większość obowiązków związanych z protokołami korporacyjnymi wchodzi w zakres kompetencji sekretarza korporacji. Bycie dobrym sekretarzem korporacyjnym jest sztuką, a te osoby często nie są wystarczająco uznane. Powiedz "dziękuję" tej osobie regularnie.
Nie wliczając prokuratora jako doradcy zarządu
Informacje zawarte w tym artykule nie stanowią porady podatkowej ani prawnej, a autor nie jest prawnikiem. Niezależnie od tego, czy twoja korporacja jest prywatna, czy publiczna (z publicznymi akcjami), powinieneś mieć adwokata doradzającego ci, jak przyjmować protokoły korporacyjne i być obecnym na ważnych posiedzeniach zarządu, aby upewnić się, że ty i twoja rada są chronieni.