W-4, I-9, podanie o pracę, rejestracja stanu i inne
Twoja pierwsza odpowiedzialność za papierkową robotę i przepisy dla nowych pracowników przychodzi natychmiast po zatrudnieniu. Zanim pracownik rozpocznie pracę i otrzyma swoją pierwszą wypłatę , istnieją pewne formularze, które są wymagane, aby pracownik był kompletny. Formularze te muszą być wypełnione przez każdego pracownika zgodnie z prawem federalnym i stanowym.
w większości przypadków nie musisz zwracać formularzy innym, ale musisz je zachować. Po wypełnieniu tych formularzy należy przechowywać je w określonej lokalizacji, dostępnej dla pracowników i innych osób, które muszą je zobaczyć. Departament Pracy USA (w ramach Wydziału Płac i Godzin) ma określone wymagania dotyczące ewidencji płac i personelu, które muszą być przechowywane dla wszystkich pracowników.
Federalne, stanowe i lokalne agencje mogą również sprawdzać dane pracowników z różnych powodów, dlatego ważne jest prowadzenie rejestrów.
01 - Formularz W-4 dla odprowadzania podatku federalnego
Wszyscy nowi pracownicy muszą wypełnić formularz W-4 przed otrzymaniem pierwszej wypłaty. Formularz ten zawiera informacje na temat stanu cywilnego, liczby osób pozostających na utrzymaniu oraz wyznaczone dodatkowe kwoty potrącenia. Jest on używany do obliczania podatku u źródła dla federalnych podatków dochodowych. Nie musisz przechowywać kopii wszystkich formularzy W-4, tylko najnowszej.
Pracodawcy nie powinni udzielać pracownikom porad, jak wypełnić ten formularz, ale możesz skierować ich do artykułu IRS, który pomoże im wypełnić ten formularz.
Pamiętaj, aby użyć najnowszej wersji formularza W-4. Ustawa o obniżkach podatków i obowiązkach w zakresie zatrudnienia w 2017 r. Wprowadziła znaczące zmiany w tabelach pobierania podatku u źródła, a pracownicy mogą chcieć zmienić swoje potrącenia, aby uniknąć pobierania nadmiernego podatku z ich wypłat. Powinieneś używać formularza 2018 W-4 dla nowych pracowników i dla pracowników, którzy chcą wprowadzić zmiany do ich formy.
Pracownicy mogą zmieniać swój formularz W-4 tak często, jak im się podoba. Na przykład pracownik może otrzymać premię i chcieć zmienić zasiłek . Twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest śledzenie ostatniej zmiany i upewnienie się, że pensje pracowników odzwierciedlają życzenia pracownika za potrącanie podatku u źródła.
02 - Formularz I-9 i E-weryfikacja systemu pod kątem uprawnień do zatrudnienia
Jako pracodawca musisz udokumentować uprawnienia nowych pracowników do pracy w USA. Dokument, którego musisz użyć to Fm I-9 , Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia, który musi być wypełniony przy każdym nowym zatrudnieniu. Nowy pracownik musi przedstawić dokumentację (a) tożsamości i (b) kwalifikowalności do pracy.
Proces I-9 ma dwa etapy. Najpierw pracownik wypełnia formularz i określa, które dokumenty tożsamości i pracy będą wykorzystywane. Następnie, jako pracodawca, musisz przyjrzeć się tym dokumentom i upewnić się, że są one odpowiednie i właściwe.
Musisz zachować ten formularz w rejestrze pracownika, ale nie musisz go nikomu wysyłać. Jeśli urzędnik imigracyjny przyjedzie do Twojej firmy lub będzie chciał sprawdzić dokumenty pracownika, formularz jest dowodem, że zweryfikowałeś kwalifikowalność pracy pracownika.
Więksi pracodawcy (z wieloma pracownikami) mogą zapisać się do systemu E-Verify i użyć go do sprawdzenia, czy nowi pracownicy kwalifikują się do pracy w USA. System wykorzystuje informacje z formularza I-9 do porównania z federalnymi bazami danych.
03 - Formularz wniosku o pracę
Każdy nowy pracownik musi wypełnić formularz wniosku o zatrudnienie, nawet jeśli ta osoba już przesłała CV do pracy. Formularz wniosku o pracę zawiera informacje o nowym pracowniku, który można zweryfikować, podobnie jak poprzednie pracodawcy i wykształcenie. Zawiera również kilka oświadczeń, które wnioskodawca musi podpisać.
Jedno oświadczenie na formularzu wniosku potwierdza, że informacje na temat wniosku są prawdziwe i poprawne, podczas gdy inne oświadczenia umożliwiają pracodawcy przeprowadzanie kontroli referencyjnych i sprawdzanie przeszłości.
Posiadanie formularza wniosku dla każdego pracownika chroni Cię jako pracodawcę od wnioskującego o nieuczciwe roszczenia i umożliwia podjęcie działania, jeśli formularz wniosku nie jest dokładny.
04 - Podatek i rejestracja
Pracodawcy muszą zarejestrować nowych pracowników w swoim nowym systemie powiadomień o wynajmie; rejestracja ta pozwala państwu na pobieranie opłat za opiekę nad dzieckiem od tych pracowników. Lista systemów powiadomień publicznych znajduje się w tym artykule.
Każde państwo, które pobiera podatki dochodowe, ma wymagania, aby pracodawcy zgłaszali i płacili te podatki. Skontaktuj się z departamentem stanu dochodów (lub odpowiednikiem), aby dowiedzieć się, jak zarejestrować się jako pracodawca w tym stanie. Ta agencja stanowa udzieli ci również informacji na temat potrąceń formularzy i wymogów dotyczących zgłaszania i płacenia wstrzymanych kwot.
W przypadku państw, które mają podatek dochodowy, będziesz musiał odliczyć te podatki od pensji pracowników i przesłać uiszczone podatki do odpowiedniej agencji państwowej.
05 - Lista kontrolna do zatrudniania nowych pracowników
Oto 12-etapowa lista kontrolna nowych procesów wynajmu, dzięki czemu niczego nie zapomnisz. Obejmuje to uzyskanie numeru identyfikacyjnego pracodawcy (federalnego numeru identyfikacyjnego pracodawcy), który rejestruje się w systemie IRS w celu składania raportów podatkowych i płatności oraz rejestracji w urzędzie podatkowym państwa (jeśli wymagany jest podatek dochodowy od państwa). Inne rejestracje i wymagania są również wymienione.
06 - One More Thing - Twój podręcznik dla pracowników
Jeśli Twoja firma zatrudnia kilku pracowników, powinieneś mieć podręcznik pracownika lub podręcznik zasad i procedur. Podręcznik może zawierać opisy procesów pracy i świadczenia oprócz zasad i procedur.) Wszyscy nowi pracownicy powinni otrzymać kopię tego podręcznika i podpisać, że ją przeczytali i zrozumieli.
Podręcznik pracownika staje się prawnie wiążącym dokumentem dla ciebie i twoich pracowników. Posiadanie przez pracowników podręcznika dla pracowników może pomóc w zapobieganiu niezadowolonym pracownikom, niezaspokojonym oczekiwaniom i możliwym procesom sądowym.