Prawo federalne wymaga, abyś przechowywał zapisy wypłat i inną dokumentację
Jakie zapisy dotyczące wypłaty są wymagane przez pracodawców?
Zwykle większość aktów prawnych jest przechowywanych zgodnie z prawem tylko w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, więc przestrzeganie przepisów nie powinno zająć dużo dodatkowych kroków lub pracy.
Przejrzyj rekordy, które już posiadasz, aby upewnić się, że jesteś zgodny z wymogami IRS i FLSA.
Zapisy mogą być przechowywane w dowolnej formie, również w formie elektronicznej. Poniższe muszą być przechowywane dla wszystkich pracowników niezwiązanych z zwolnieniem oraz tych objętych minimalnymi wymaganiami dotyczącymi wynagrodzeń:
- Dane osobowe, w tym imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania, zawód, płeć i data urodzenia, jeśli ma mniej niż 19 lat
- Godzina i dzień, kiedy zaczyna się jego tydzień pracy
- Suma godzin przepracowanych w każdym dniu roboczym i każdym tygodniu pracy
- Łączne zarobki dzienne lub tygodniowe w czasie rzeczywistym
- Regularna stawka godzinowa za każdy tydzień, w którym przepracowane nadgodziny
- Łączna nadgodziny za tydzień pracy
- Łączne wynagrodzenie wypłacane w każdym okresie rozliczeniowym
- Data pokrycia płatności i okresu.
Pracownicy, którzy nie podlegają zwolnieniu, muszą otrzymywać co najmniej wynagrodzenie minimalne i otrzymywać nadgodziny za przepracowane godziny powyżej 40 tygodniowo. Pracownik może być zwolniony, jeśli otrzymuje wynagrodzenie w wysokości co najmniej 455 USD tygodniowo na podstawie wynagrodzenia i jeśli wykonuje określone obowiązki zawodowe, zazwyczaj administracyjne, kierownicze lub kierownicze.
Zarobki w czasie rzeczywistym to te, które są przyznawane w ciągu pierwszych 40 godzin w tygodniu pracy.
Zapisy wymagane dla zwolnionych pracowników różnią się od zapisów dla pracowników niezwiązanych z zwolnieniem, a specjalne informacje są wymagane dla pracowników gospodarstw domowych, dla pracowników pracujących w ramach nietypowych zasad wynagradzania, dla pracowników, dla których zapewniono zakwaterowanie lub inne udogodnienia, oraz dla pracowników otrzymujących wykształcenie wyrównawcze.
Jeśli którykolwiek z twoich pracowników należy do tych kategorii, skonsultuj się z prawnikiem.
Formularze, które musisz zachować
Oprócz zapisów wypłaty należy przechowywać kilka innych dokumentów dla każdego pracownika.
- Podpisana kopia jego formularza W-4 przedstawiająca federalne potrącenia podatku. Ten formularz można zmienić wiele razy, więc upewnij się, że trzymasz najnowszy formularz na górze.
- Kopia formularza, w którym pracownik autoryzował odliczenia wynagrodzenia, w tym świadczenia i darowizny specjalne, takie jak United Way lub inne organizacje charytatywne
- Kopia oryginalnego formularza wniosku pracownika i wszelkich dokumentów uzupełniających, takich jak wznowienie lub transkrypty.
- Zapisy dotyczące zmian poziomów wynagrodzeń, w tym awansów i obniżek oraz przyczyn tych działań.
Jaki jest najlepszy sposób na przechowywanie danych z wypłat?
Zapisy wypłat, w tym te dokumentujące wszystkie godziny przepracowane, zmiany statusu wynagrodzenia i stawki wynagrodzenia, powinny być przechowywane w osobnym pliku.
Należy również prowadzić ewidencję wszystkich zmian w wynagrodzeniach i świadczeniach pracowniczych, w tym w zakresie zgody pracownika. Musisz mieć pisemną zgodę na dokumentację dla każdego potrącenia z wynagrodzenia pracownika, z wyjątkiem podatków i garniturów FICA .
Susan Heathfield, ekspert ds. Zasobów ludzkich, ma bardziej szczegółowe informacje na temat tego, co należy przechowywać w aktach osobowych pracowników.
Kto jest uprawniony do oglądania dokumentacji pracowniczej?
Większość firm prowadzi rejestry pracownicze w ograniczonym obszarze i zezwala na dostęp tylko osobom, które mogą potrzebować zobaczyć rekordy ze względu na pozycję lub pozycję w zatrudnieniu. Rekordy pracowników nigdy nie powinny być usuwane z pokoju nagrań. Jeśli masz więcej niż kilku pracowników, możesz skonfigurować zasady dostępu do plików personelu, aby pracownicy działu zasobów ludzkich wiedzieli, jak reagować na żądania.
- Pracownicy powinni mieć prawo do wglądu w swoje własne zapisy. Możesz chcieć, aby ktoś zatrzymał się w pokoju z pracownikiem, podczas gdy on sam przegląda swój rekord.
- Wskaż, którzy pracownicy firmy mogą zobaczyć rekordy pracowników. Dostęp jest zwykle ograniczony do pracowników działu zasobów ludzkich oraz kierowników i kierowników powyżej określonego poziomu.
- Różni audytorzy federalni i stanowi mogą uzyskać dostęp do zapisów pracowniczych na potrzeby audytu. Możesz poprosić o nakaz przed zezwoleniem auditorowi na dostęp do zapisów pracowniczych.
- Adwokaci reprezentujący pracowników w procesach sądowych mogą uzyskać dostęp w określonych przypadkach. Urzędnik najwyższego szczebla lub pełnomocnik firmy powinien zweryfikować prośbę prawnika przed zezwoleniem na przeglądanie zapisów.