Przed, w trakcie i po audycie lub inspekcji
- Władze lokalne , w przypadku kontroli przeciwpożarowych, przepisów budowlanych, kwestii związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem oraz ewentualnych naruszeń ustawy o Amerykanach z niepełnosprawnością (ADA)
- Agencje rządowe , w zakresie podatku od sprzedaży, rejestracji działalności gospodarczej i kwestii związanych z zatrudnieniem
- Agencje federalne, w tym OSHA, ADA, Departament Wynagrodzeń i Godzin oraz imigracja / służby celne (ICE).
Oto lista agencji państwowych i federalnych, które mogą kontrolować lub kontrolować Twoją firmę.
Rodzaje audytów i inspekcji
- Niektóre agencje muszą sprawdzać Twoją firmę po jej otwarciu. Są to zazwyczaj lokalne firmy, takie jak departament zdrowia lub dział budowlany.
- Niektóre agencje kontrolują regularnie . Miejscowi inspektorzy straży pożarnej i służby zdrowia zazwyczaj zmieniają harmonogram.
- Niektóre agencje mogą przychodzić do Twojej firmy niezapowiedzianie bez powodu . OSHA jest jedną z tych agencji.
- Niektóre agencje są odpowiedzią na skargę pracownika, klienta lub innej osoby. Inspektorzy imigracyjni, inspektorzy ADA i inspektorzy OSHA odpowiadają na skargi od pracownika lub klienta. Audytorzy IRS lub krajowi audytorzy płac mogą przyjść w odpowiedzi na skargę od niezależnego kontrahenta.
Przygotuj się przed audytem lub inspekcją
Przygotuj czas na ewentualne audyty lub inspekcje:
- Zrób listę możliwych agencji, które mogą kontrolować Twoją firmę. Uwzględnij agencje, które mogą się pojawić ze względu na specyfikę Twojej firmy. Na przykład firmy spożywcze mogą mieć inspektora ds. Zdrowia.
- Poznaj swoje prawa do każdego rodzaju inspekcji. Czy możesz poprosić inspektora, aby wrócił później, kiedy będzie ci wygodniej? Czy masz prawo towarzyszyć inspektorowi lub audytorowi?
- Usiądź ze swoim adwokatem i omawiaj swoje prawa i obowiązki podczas tych audytów i inspekcji.
- Określ procedury, które Ty i Twój personel będą przestrzegać, gdy pojawi się inspektor lub audytor, i przeszkolić swoich pracowników, co robić. Dobrym pomysłem może być umieszczenie tych procesów w notatniku gdzieś.
- Zdecyduj, kto powinien zostać powiadomiony, gdy nadejdzie inspektor. Co powinien zrobić twój personel, jeśli nie jesteś dostępny? Kto jest następny? Czy twój adwokat powinien zostać powiadomiony i kiedy?
- Sprawdź zapisy biznesowe, które odnoszą się do tej kontroli, aby upewnić się, że są dokładne, kompletne i zgodne z prawem. Na przykład federalny lub stanowy inspektor płac i godzin będzie chciał zobaczyć arkusze czasu lub inne zapisy dotyczące czasu.
Najważniejszą rzeczą do zrobienia podczas kontroli lub audytu:
Bądź uprzejmy i pomocny. Twoja postawa powinna brzmieć: "Chcemy być posłuszni świeckim i postępować właściwie, pomóż nam wiedzieć, co to jest." Jeśli są problemy, chcemy je poprawić. "
- Potwierdź tożsamość inspektora i upewnij się, że inspektor ma odpowiednią dokumentację, w tym nakaz, jeśli to konieczne. Fałszywi inspektorzy czasami okazują się próbować zastraszyć pracodawców do poddania się inspekcjom, a następnie zapłacić grzywny lub kary lub kupić zestawy zgodności.
- Następnie umieść swój plan na miejscu.
- Wykonuj zdjęcia lub przechowuj dziennik inspekcji lub audytu. Obserwuj inspektora lub zapytaj, czy możesz zasiąść do audytu.
- Nie zgłaszaj się na ochotnika . Jeśli otrzymasz pytanie, odpowiedz na nie. Nie dodawaj niczego do swojej odpowiedzi.
- Pod koniec audytu lub kontroli poproś o sprawdzenie. Większość inspektorów lub audytorów nie zobowiązuje się do niczego konkretnego, ale powinni dać ci ogólne pojęcie o tym, czy doszło do naruszeń i czego można się spodziewać dalej.
Po audycie lub inspekcji
Jeśli inspektor zgłosił naruszenia, możesz mieć prawo do odwołania się. Sposób obsługi tego kroku zależy od konkretnej agencji. W ramach działań następczych, każda agencja powinna dostarczyć Ci pisemny zapis naruszeń, niezależnie od tego, czy są one poprawne i jak oraz jakie kary i kary są narzucane.
W tym momencie prawdopodobnie będziesz chciał skontaktować się ze swoim prawnikiem, aby omówić odpowiedź.
Jeśli z inspekcji nie wynikną żadne naruszenia, porozmawiaj ze swoimi pracownikami, co poszło dobrze, co usłyszałeś lub zobaczyłeś i czego możesz się nauczyć, aby zrobić to lepiej następnym razem.
Dla prawie każdej firmy będzie następny raz.