Jak ubiegać się o przedłużenie czasu na plik W-2s
Najważniejsze: jeśli musisz spóźnić się, zgłoś jak najszybciej, aby uniknąć dodatkowych grzywien i kar.
AKTUALIZACJA: Nowa data wcześniejszego złożenia formularzy W-2 i 1099-MISC
IRS ogłosił, że termin składania formularzy W-2 i 1099 , w tym formularzy W-2, formularzy 1099-MISC i formularzy przekazywania W-3 i 1096, jest 31 stycznia następnego roku.
Jest to miesiąc wcześniej niż poprzednia data zgłoszenia i dotyczy zarówno formularzy przesłanych pocztą elektroniczną, jak i formularzy elektronicznych. Nowy, wcześniejszy termin obowiązuje dla lat podatkowych rozpoczynających się w roku podatkowym 2016, aby zapobiec oszustwom podatkowym.
Termin nadania W-2 pracownikom nie zmienił się; to nadal 31 stycznia następnego roku.
Nowe wymagania dotyczące składania wniosku o rozszerzenie dla W-2
Oprócz zmian w terminach zgłaszania, IRS zmienił przepisy dotyczące ubiegania się o przedłużenie do wypełniania formularzy W-2. Aplikacja rozszerzenia nie jest gwarantowana i musisz podać szczegółowe wyjaśnienie żądania rozszerzenia. Wnioski należy składać na formularzu IRS 8809 przed 31 stycznia. Przedłużenie trwa 30 dni.
Terminy dla formularzy W-2 i formularzy 1099-MISC
Formularze i osoby, które muszą je otrzymać, do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym
- W-2 muszą zostać przekazane pracownikom i złożone w ZUS.
- Formularze 1099-MISC należy przekazywać osobom niebędącym pracownikami i składać w IRS.
Formularz 1099-MISC musi zostać przekazany osobom nie będącym pracownikami i przekazany do urzędu skarbowego dla wszystkich, którym zapłacono co najmniej 600 USD w ciągu roku podatkowego. Oto lista osób, które muszą otrzymać formularz 1099-MISC.
Kary za późniejsze wypełnianie formularzy W-2 i 1099-MISC
IRS nakłada kary za brak przedstawienia instrukcji W-2 pracownikom.
Jeśli składasz W-2 w trybie online, nie musisz podawać formularzy W-3, ale jeśli zarchiwizujesz W-2 pocztą, możesz zapłacić karę za nieprzedstawienie wyciągów W-3 wraz z kopiami pracowników 2's.
Kary mogą być również nakładane za oświadczenia, które są niekompletne lub niedokładne. Jeśli możesz pokazać "uzasadnioną przyczynę" swojego niepowodzenia, możesz uniknąć nałożenia kar, ale nie licz na SSA lub IRS akceptujących wymówkę "uzasadnionej przyczyny". Jeśli twoja porażka jest umyślna lub możesz udowodnić, że celowo lekceważysz prawo, kary są wyższe. Oto szczegóły:
Kara za niepowodzenie w dostarczeniu W-2 wynosi 50 USD za jedno oświadczenie, bez względu na to, kiedy dostarczone zostanie poprawne oświadczenie .
Złożenie wniosku do Social Security Administration (SSA)
Możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej, jeśli nie złożysz formularza W-3 wraz z SSA (wraz z W-2 dla wszystkich pracowników) do końca lutego w poprzednim roku. Ponadto możesz zostać ukarany, jeśli formularze są nieprawidłowe, z błędami lub pominięciami. Możesz uniknąć kar, jeśli:
- Plikuj w odpowiednim czasie, według terminu
- Uwzględnij wszystkie wymagane informacje w formularzu
- Upewnij się, że informacje są poprawne
- Upewnij się, że wypełniłeś poprawny formularz (a nie kserokopię formularza dla W-3)
- Plik elektronicznie, jeśli jest to wymagane (to znaczy, jeśli masz 250 lub więcej formularzy W-2 do przesłania
Dokładnie sprawdź formularze pod względem kompletności i dokładności. W szczególności upewnij się, że masz prawidłowe NIP dla pracowników, poprawnie napisane imiona i że wszystkie kwoty pieniędzy są prawidłowe.
Kary dla małych firm
Kary są mniejsze w przypadku " małych przedsiębiorstw " (te, które mają 5 mln USD lub mniej w średnim rocznym dochodzie brutto za trzy ostatnie lata podatkowe).
Wysokość kary zależy od tego, kiedy składasz wniosek. Najniższa kwota to 15 USD za prawidłowo złożony zwrot w ciągu 30 dni od terminu płatności.
Korzystanie z usług dostawcy wynagrodzeń nie zwalnia Cię z obowiązku upewnienia się, że formularze W-2 są prawidłowo i terminowo wypełniane. Jeśli nieudane zgłoszenie jest zamierzone, kara wynosi co najmniej 100 USD za każdy formularz, bez maksymalnej kwoty.
Kary za późniejsze złożenie formularzy 1099-MISC
Jeśli nie zdołasz złożyć formularza 1099-MISC przed terminem, możesz zostać ukarany na podstawie spóźnienia: jeśli prawidłowo złożysz wniosek w ciągu 30 dni, kara wynosi 30 USD; 60 USD na zwrot, jeśli złożysz więcej niż 30 dni z opóźnieniem, ale 1 sierpnia i 100 USD na zwrot, jeśli złożysz wniosek po 1 sierpnia lub w ogóle nie zarchiwizujesz. Zwroty muszą być kompletne i prawidłowe, aby uniknąć kar.
Jeśli nie zdołasz przekazać odbiorcom deklaracji 1099-MISC w terminie, możesz również ponieść osobną karę. Kwota jest oparta na dostarczeniu prawidłowego wyciągu.