Upewnij się, że wydarzenie fundraisingowe sprawia, że więcej pieniędzy niż kosztów
Jednak nie martw się - zebraliśmy razem osiem największych błędów popełnianych przez większość organizacji non-profit, rodzaje błędów, które prowadzą do strat, a nie zysków. Omówimy te błędy i udzielimy praktycznych wskazówek, jak walczyć z każdym błędem.
Teraz przejdźmy do rzeczy i wymyślmy rozwiązania dla każdej z tych awarii:
Oczekiwanie na zbyt długie rozpoczęcie planowania
Pierwszym błędem jest błędny krok. Jest łatwy do wykonania. I łatwe do uniknięcia. Bądźmy szczerzy. Wszyscy byliśmy tam; wszyscy przeszacowaliśmy nasze umiejętności i nie doceniliśmy trudności i ukrytych wyzwań. Tak więc czekaliśmy, aż upłynie zaledwie kilka miesięcy, zanim zechcemy zorganizować wydarzenie, aby coś zrzucić.
Czekanie aż do ostatniej minuty nie przyniesie korzyści nikomu, nawet całej twojej organizacji
Jak decydujesz, kiedy nadszedł właściwy czas na rozpoczęcie planowania wydarzenia? Zaczyna się od ustalenia twoich celów zbierania funduszy. Najpierw musisz zadać sobie pytanie: "Co mamy nadzieję osiągnąć dzięki temu wydarzeniu?"
Odpowiedź zapewni ci możliwość zorganizowania zbiórki pieniędzy. Jeśli chcesz zebrać tysiące dolarów na konkretny projekt, wiesz, że będziesz musiał poświęcić jeszcze wiele godzin na przygotowanie się do niego.
Jeśli jednak nie masz konkretnego celu, możesz go określić przed rozpoczęciem planowania swojego wydarzenia.
Ostatecznie Twoim celem jest zakotwiczenie pozostałych decyzji
Po określeniu celu i ustaleniu zakresu wydarzenia można rozpocząć badanie czasu, jaki może zająć każdy rodzaj zdarzenia (na przykład ciche planowanie aukcji może trwać od 9 do 12 miesięcy!).
Niestety, nie ma trudnych i szybkich reguł, jeśli chodzi o wybór czasu na rozpoczęcie planowania. Jednak im więcej czasu poświęcisz, tym więcej czasu będziesz musiał oddychać i naprawić wszelkie dziury, które napotkasz po drodze.
Prosta poprawka
Daj sobie co najmniej 6-12 miesięcy na zaplanowanie każdej imprezy charytatywnej. W razie wątpliwości lepiej pozwolić na więcej czasu, niż myślisz, że będziesz potrzebować.
Nie wybieranie motywu dla fundraisera
W końcu temat jest po prostu ideą jednoczącą. To właśnie łączy wszystkie twoje wysiłki w ramach tego samego parasola. Większość ludzi traktuje temat jako coś w stylu "Under the Sea" lub "Las Vegas Casino Night". W rzeczywistości są to świetne tematy. Jednak nie są to najlepsze pomysły możliwe do osiągnięcia.
Jeśli chcesz podnieść pieniądze od dawców, Twój motyw musi pochodzić z uczciwego miejsca. Musi mieć pewne znaczenie za tym
Biorąc to pod uwagę, tradycyjny temat można przerobić, aby spełnić te kryteria. Powiedzmy na przykład, że ten rok jest rokiem, w którym planujesz znaczny wzrost. Chcesz przekazać to swoim uczestnikom wydarzenia. Ale jak? Oczywiście z zabawnym motywem!
Wyobraź sobie to: miejsce zbiórki pieniędzy na kolację, które przypomina prawdziwą dżunglę, pełną drzew i dzikiej przyrody, a co najlepsze - możliwości.
Zgadłeś! Tematem jest "Rozwijaj się z nami".
Najlepsze tematy są podwójnie ekscytujące i prowokujące myśl
Pamiętaj, że wybrany temat wysyła podświadomą wiadomość do uczestników, więc wybieraj mądrze!
Prosta poprawka: Bez względu na to, jaki rodzaj zbiórki pieniędzy planujesz, nigdy nie zaszkodzi ci to urozmaicić zabawnym motywem. Wybierz kuszący, wymowny motyw i biegnij z nim!
Istnieją dziesiątki pomysłów na wydarzenia i tematów do rozważenia.
Przekazuj produkty markowe na swoje wydarzenie
Łatwo możesz odrzucić produkty w ramach zbierania funduszy. Wydają się być dodatkowym kosztem bez wielu dodatkowych korzyści. Zwrot z inwestycji (ROI) na produkty pozyskiwania funduszy jest astronomiczny.
Jeśli się nad tym zastanowisz, posiadanie markowego produktu, którego uczestnicy mogą nosić lub wypić przez kilka następnych lat, jest praktycznie bezcenne.
Jest to reklama Twoich dawców!
Co więcej, uczestnicy wydarzenia mogą nosić koszulę lub napój z butelki z nazwiskiem organizacji widocznym na nim (wraz z nazwiskami sponsorów) przez wiele lat. Jeśli używają tego produktu przez pięć lat, oznacza to niezliczone możliwości reklamy.
Setki przyjaciół, członków rodziny i znajomych mogą przeczytać wiadomość na tej koszuli lub butelce z wodą i zapytać: "O co chodzi w tej organizacji?" Przy odrobinie szczęścia zadziwi ona ich interesy, a ci przyjaciele i członkowie rodziny będą się zajmować zaangażowany w Twoją organizację non-profit.
Możesz pomyśleć: "A co z overstockem? Co mamy zrobić ze wszystkimi zamówionymi przez nas dodatkami? W końcu t-shirt musi być zamówiony w kilku rozmiarach.
Jednak crowdfunding produktów rozwiązuje problemy z nadwyżką (i wielkością). W przypadku koszulek każdy uczestnik może przed czasem określić swój rozmiar, styl i kolor. W ten sposób nigdy nie będziesz mieć żadnych dodatków, a każdy dostanie dokładnie to, czego chce.
Za pośrednictwem platformy crowdfundingowej każdy uczestnik może wybrać promocyjny przedmiot, który chce, złożyć zamówienie, a produkt zostanie do niego bezpośrednio wysłany.
Prosta poprawka: jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, upewnij się, że uwzględniasz markowe produkty w strategii wydarzenia. Zbieranie funduszy na produkty to coś więcej niż tylko świetne koszulki. Istnieją dziesiątki pomysłów na produkt do wyboru.
Fumbling z sponsoringiem Zapytaj
Nie jest tajemnicą: za najważniejszymi wydarzeniami charytatywnymi jest co najmniej jeden wielki sponsor. Problemem, na który napotyka wiele organizacji non-profit, jest ustawienie początkowego zapytania. Niełatwo jest poprosić firmę o sponsorowanie wydarzenia, tak jak krępujące jest proszenie kogokolwiek o pieniądze. To nie przychodzi naturalnie.
Stypendia nie są pieniędzmi za nic; są umową partnerską. Masz coś, czego chce każda firma świadoma rynku. Masz godną przyczynę.
Badania rynku wykazały, że ponad 70% ludzi zmieni markę na firmę, która wspiera dobrą sprawę. Co więcej, przytłaczająca większość osób bardzo poleciłaby każdy produkt lub firmę, która łączy się z renomowaną organizacją non-profit.
Dlaczego tak trudno jest zapytać? Sprowadza się do braku badań. Aby najlepiej zapytać, musisz wiedzieć, o czym mówisz, z kim rozmawiasz i co dokładnie masz do zaoferowania.
Pierwszym krokiem jest określenie zasięgu wszelkich połączeń, które możesz mieć w firmie. Posiadanie kogoś w środku powinno pomóc wyjaśnić, jakie są cele firmy.
Jeśli nie masz jeszcze żadnych wewnętrznych połączeń, nie martw się. Zawsze możesz skontaktować się z kimś i nawiązać nieformalną rozmowę. Wywiad informacyjny, jeśli zechcesz.
Kolejnym celem jest dowiedzieć się, jakie są cele marketingowe potencjalnych sponsorów. Czego chcą od organizacji non-profit, takiej jak Twoja? Czy to ekspozycja wobec odbiorców? Alternatywnie, czy chodzi bardziej o powiązanie z dobrą przyczyną?
Gdy już się o tym dowiesz, możesz określić, co musisz wymienić za sponsoring. Posiadanie całej tej informacji pod ręką zapobiega fałszowaniu pytania
Co więcej, na koniec dnia potencjalny sponsor może czerpać korzyści równie dobrze z partnerstwa, jak Twoja organizacja.
Prosta poprawka: Przeprowadź obszerne badania z wyprzedzeniem, aby upewnić się, że wiesz dokładnie, czego możesz wymagać od potencjalnych sponsorów - i co im zaoferować w zamian.
Wybór, aby nie segmentować bazy danych
Podczas tworzenia listy gości uczestników wydarzenia (i sprawdzania go dwa razy), możesz zastanawiać się, "Kto najprawdopodobniej da znaczący prezent po tym wydarzeniu?" To świetne pytanie!
Jeśli jednak po prostu przestaniesz się zastanawiać, być może brakuje ci wielkich możliwości, by odpowiedzieć na twoje pytanie. Właściwy sposób działania to dowiedzieć się więcej o swoich zwolennikach, a następnie odpowiednio posegmentować swoją bazę danych. Możesz osiągnąć pierwszy krok, przeprowadzając badania perspektywiczne.
Istnieje kilka podejść, które możesz podjąć, aby sprawdzić i ocenić swoich dawców. Możesz zrobić DIY i spróbować zebrać informacje z Internetu.
Możesz też wynająć potencjalnego badacza lub konsultanta. Możesz również wysłać swoją listę darczyńców do potencjalnej firmy badającej badania.
W każdym razie pozwól, aby informacje zebrane z twoich badań wpłynęły na decyzje dotyczące segmentacji. Załóżmy na przykład, że prowadzisz jakieś badania prospektywne i odkryjesz, że masz kilku darczyńców, którzy byliby doskonałymi kandydatami do wielkich prezentów.
Będziesz chciał posegmentować swoją bazę danych, aby podkreślić, że ci darczyńcy mogą być znaczącymi współpracownikami Twojej organizacji non-profit. Posiadanie tej wiedzy może również informować o sposobie rozmieszczania tablic miejsc siedzących dla zbierania funduszy.
Dodatkowo może mieć wpływ na sposób dotarcia do poszczególnych uczestników. Niektórzy uczestnicy mogą wymagać bardziej osobistego kontaktu (połączenia telefonicznego, a nie e-mail), aby zaprosić ich na swoje wydarzenie.
Bez tych badań i rozdzielenia twoich darczyńców na znaczące kategorie, możesz wydać zbyt dużo energii na uczestników, którzy raczej nie dali. Co gorsza, możesz zignorować ważnych zwolenników! Na szczęście, teraz już wiesz, jak ważne jest, aby trochę kopać przed czasem.
Prosta poprawka: Przeprowadź prospektywne badanie swoich uczestników wydarzeń i posegmentuj bazę danych przed wydarzeniem, aby nigdy nie przegapić okazji do powierzenia potencjalnemu głównemu dawcy.
Dokonywanie uczestników zbiórki funduszy Czekaj
To kolejny błąd debiutancki, który, niestety, powoduje wiele organizacji non-profit, gdy organizują one zbiórkę pieniędzy.
Jak mówią: "Tracisz tysiąc dolarów co minutę po 21.00." Oznacza to, że wcześniej wyślesz swoich gości do domu wcześniej.
Uczestnicy zbierania funduszy nie chcą być uwięzieni na zawsze. Mają życie, dzieci i pracę, i nie chcą spędzić sześciu godzin na swoim wydarzeniu, bez względu na to, jak cudownie jest.
W rzeczywistości twoi zwolennicy kochają twoją organizację. Nie pojawią się na twojej fundraiserze ani nie znajdą sposobów, aby przekazać darowiznę na twoją sprawę w inny sposób. Nie oznacza to jednak, że możesz zatrzymać ich uwagę na zawsze.
Oczywiście, istnieje mnóstwo sposobów na urozmaicenie następnej imprezy z pozyskiwania funduszy, ale nawet najbardziej fascynujące "wydarzenie główne" nie może usprawiedliwiać fundraisera trwającego wiele godzin dłużej niż oczekiwano.
W razie wątpliwości nigdy nie boli dobre wydarzenie. Możesz zachować dobre czasy, ale weź stronę ze śpiewnika The Beatles i przestań, gdy jesteś na czele.
Prosta poprawka: Zachowaj krótkie, słodkie i bezpośrednie wydarzenia w zbieraniu funduszy. Zawsze chcesz zostawić swoich gości, którzy chcą więcej!
Nie można poprosić o darowiznę od uczestników
To może być nie myślenia, i może zastanawiasz się, dlaczego jest to nawet na tej liście. Jednak prawdą jest, że większość organizacji non-profit nigdy nie wychodzi i mówi, czego chce. Nigdy tak naprawdę nie proszą o darowizny, nawet jeśli uważają, że tak.
Wiele organizacji non-profit wzruszy ramionami i powie: "Poprosiłem o wsparcie!" Szczerze mówiąc, to nie wystarczy. Jeśli nigdy nie poprosisz swoich kibiców o darowizny, jeśli nigdy nie sprecyzujesz swoich potrzeb, jak możesz się spodziewać, że do ciebie trafią?
Najlepszym sposobem na zaradzenie tej rozbieżności jest zagłębienie się w te szczegóły podczas zbierania funduszy. Powiedz swoim uczestnikom o swoich szczytnych celach i aspiracjach. Pozwól im na planowanie nadchodzących inicjatyw.
Prawdopodobnie są ciekawi projektów, które planujesz rozwiązać. Co więcej, chcą wiedzieć, w jaki sposób mogą pomóc - w jaki sposób mogą dostać się na parter dobrej pracy, do której dążysz.
Poproś dawców o pomoc. Powiedz im, że ich darowizny są ważne i że każdy dolar liczy się do spełnienia marzeń twojej organizacji non-profit.
Z początku może wydawać się nienaturalne, aby prosić o pieniądze, ale twoi dawcy wolą raczej znać prawdę, niż kontynuować, nie zdając sobie sprawy z tego, jak mogliby naprawdę pomóc sprawie.
Prosta poprawka: bezpośredni kontakt z uczestnikami wydarzenia. Możesz być zaskoczony tym, jak pozytywne są ich odpowiedzi.
Zapominając o wdzięczności dla swoich łaskawych darczyńców
Jednym z największych błędów popełnianych przez wiele fundraiserów jest brak podziękowania uczestnikom i donatorom. A jeśli tak, mogą nie dziękować swoim dawcom we właściwy sposób. Na przykład, jeśli dawca daje 10 dolarów po wydarzeniu charytatywnym, jest całkowicie dopuszczalne, aby wysłać im wiadomość z podziękowaniem .
Jeśli jednak główny darczyńca przyznaje Twojej organizacji non-profit 5000 USD, możesz założyć, że wiadomość e-mail nie jest wystarczająca. Dobrze przemyślany list z podziękowaniami . Ponadto formalny telefon, aby potwierdzić ich hojny wkład może być w porządku.
Chodzi o to, że aby zapewnić jak najlepsze doświadczenie w zarządzaniu, ważne jest, aby każdy z darczyńców traktował indywidualnie. Ważne jest również zrozumienie, że uznanie twoich dawców jest tym, co sprawia, że wracają do Twojej organizacji .
W rzeczywistości darczyńcy często powołują się na brak komunikacji i / lub wdzięczności jako powód opuszczenia organizacji non-profit. Nie tylko to, co mówisz, ma znaczenie, ale ma również znaczenie, gdy to mówisz.
Najlepszą praktyką podziękowania uczestnikom wydarzenia jest wysłanie potwierdzenia w ciągu pierwszych 48 godzin od momentu zgromadzenia pieniędzy. W praktyce oznacza to, że prawdopodobnie najpierw wyślesz ogólne podziękowania za pośrednictwem poczty e-mail, a następnie przejdziesz do bardziej spersonalizowanych sposobów, takich jak rozmowy telefoniczne i listy z podziękowaniami.
Prosta poprawka: Pamiętaj, aby podziękować swoim dawcom wcześnie, często i w sposób odpowiedni dla ich zaangażowania w organizację.
Choć może dojść do wielu błędów, które organizacja non-profit mogłaby z łatwością zrobić dzięki wydarzeniu charytatywnemu, jest także tyle samo szybkich rozwiązań. Skorzystaj z tych rozwiązań i możesz zorganizować zbiórkę pieniędzy, mając pewność, że zdobędziesz więcej pieniędzy niż wydajesz.